La digitalización certificada es el proceso que permite obtener copia de tiques y facturas con valor original, lo que hace posible destruir la documentación en papel. En España, para cumplir los requisitos legales la entidad que lleva a cabo la digitalización debe usar un software homologado por la Agencia Tributaria (AEAT), siendo uno de los requerimientos para conseguir dicha homologación la presentación de un informe de auditoría informática.
De acuerdo a lo establecido en la orden EHA/962/2007, de 10 abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, es necesario disponer de un software de digitalización homologado que integre, en un proceso continuo, la digitalización y la firma electrónica a cada documento, guardándose todo en una base de datos documental.
Con el objeto de asegurar que el software cumple todos los requisitos de la AEAT, que además de lo expuesto en el párrafo anterior incluye también requisitos mínimos en cuanto a resolución y la obligatoriedad de usar determinados formatos, es necesaria la presentación de un informe de auditoría informática emitido por una entidad independiente.
El principal requisito de la auditoría es que no la puede realizar cualquier empresa independiente, sino una que cuente con una solvencia técnica acreditada.
La digitalización de otros documentos
Desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de otros documentos en el marco de la administración pública, aplicando lo dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Dentro de estos documentos que se pueden digitalizar se incluyen todo tipo de expedientes de la administración pública y procesos administrativos.
Esta norma no cuenta con ningún sistema de homologación similar al definido por la AEAT. Así que para poder certificar el cumplimiento de lo dispuesto en las normas de las NTI es necesario acudir a una empresa acreditada, la cual, tras superar un proceso auditor, puede otorgar un certificado propio.
Agradecimientos
Licenciado en Derecho y Máster en Tecnologías de la Información y Derecho, Especialista en tecnologías de PKI y Auditor CISA.
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