Gastos de los empleados

Para todos aquellos gastos recibidos en formato digital, usualmente vía email y/o en formato pdf los usuarios pueden realizar la subida de estos gastos a su cuenta de Captio de dos formas, subiendo el pdf o por redirección vía email.

Las dietas funcionan como una categoría. Crea, asigna y gestiona las dietas en función de las necesidades de tu empresa.

Con esta funcionalidad, se puede pedir más información a los usuarios a la hora de reportar gastos, generar informes o solicitar viajes.

Te ofrecemos 9 tipos distintos de campos personalizados:

1. De texto. Este campo permite preguntar de forma abierta a la persona que reporta el gasto sobre algo en concreto. Por ejemplo: puedes preguntar detalles de un gasto concreto que haya sido imputado a la categoría “otros gastos”.
2. De fecha. Aunque no es habitual utilizarlo a nivel de gasto, es posible que te interese habilitar un campo personalizado de fecha a nivel informe. Por ejemplo: fecha de inicio del congreso.
3. De número entero. La respuesta a este campo personalizado es numérica; por ejemplo: puedes pedir a la persona que reporta el gasto o informe que te indique el número de proyecto interno que le corresponde.
4. De número decimal. Puede que te interese recibir una respuesta numérica exacta, como por ejemplo: añadir los kilómetros y los decimales que indica el cuentakilómetros del coche al reportar los gastos de carga de combustible; para ello puedes pedir que añadan números con decimales.
5. De listado de valores. Este campo te sirve para mostrar a la persona que reporta el gasto una lista predefinida de posibles respuestas. Por ejemplo, si se hace una visita comercial, puedes mostrar un listado de tus clientes para que seleccione el adecuado.
6. De listado de registros. Imagina que una persona reporta un gasto en el que invita a comer a 4 comensales y que te interesa conocer varios datos de cada comensal (de qué empresa es, cómo se llama y qué cargo desempeña, por ejemplo). Para poder introducir estos gastos, puedes utilizar un campo personalizado de listado de registros, en el que cada ítem se abrirá para poder responder con distintos campos de textos.
7. De tipo Sí/No. Este campo personalizado es muy útil cuando tu pregunta es cerrada y te sirve con un simple sí o un no. Por ejemplo: ¿este gasto es deducible?
8. De Eje analítico (funcionalidad avanzada). Se trata de un campo especial de valores que se recuperan de un sistema externo definido por tu empresa. Se despliegan unas opciones que no están en nuestra base de datos sino en la tuya; Esto es para clientes con integraciones vía API.
9. Campo personalizado combinado. El campo combinado permite agrupar varios campos personalizados de cualquier tipo para reflejar un único concepto. Además, los campos combinados pueden agruparse en listas dinámicas.

Diferencia entre gastos reembolsables (efectivo, tarjeta propia) o no reembolsables (tarjeta corporativa) para facilitar la liquidación.

Nuestro proceso de digitalización está certificado por la Agencia Tributaria. Una vez se sube la imagen del gasto, queda certificada y tiene plena validez legal, por lo que no es necesario guardar el papel.

Los gastos se capturan con la cámara del móvil; nuestra tecnología convertirá la imagen en texto para digitalizar la información.

También puedes enviar tus gastos de empresa desde tu escáner o impresora multifunción a tu cuenta de Captio, garantizando las condiciones de homologación por la AEAT.

Los usuarios pueden solicitar anticipos para sus gastos de viaje.

Crea gastos de kilometraje con Google Maps que se calculan automáticamente al introducir el recorrido. Se pueden configurar recorridos habituales o seleccionar viajes de ida y vuelta.

Para facilitar la contabilización y la clasificación de los gastos, podrás crear tantas categorías y subcategorías como sea necesario y limitar los gastos reembolsables a la cantidad máxima que consideres.

Nuestra tecnología ICR reconoce los campos de fecha, importe y proveedor, por lo que no es necesario computar a mano la información de los gastos.