Al realizar la reserva para viajes de empresa, hay que tener en cuenta que las condiciones de precio no son homogéneas y que se ven afectadas por el canal de compra, con lo cual debemos seleccionar el más adecuado para efectuar nuestra reserva.
Podemos pensar que el uso de intermediarios puede encarecer el precio, pero también nos ofrecen una serie de ventajas que hay que considerar, como son:
Estadísticas: nos dan información detallada de los gastos del viaje y nos permite realizar comparativas y aplicar medidas correctivas
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Facturación consolidada: es una garantía para nuestra compañía
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Conciliación con los medios de pago: permite la simplificación de la gestión y el control de gastos
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Integración con el sistema de la compañía: facilita el trabajo de los departamentos Financieros y de Recursos Humanos de la empresa.
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Autoreserva: nos permite hacer la reserva online sin salir del entorno de una agencia tradicional.
Esto nos lleva a la conclusión que hay que escoger nuestra propia estrategia de compra. No tiene porqué ser igual la de una PYME que la de una multinacional, ni tampoco tiene que ser igual entre diferentes empresas de igual tamaño con objetivos totalmente distintos, con estrategias de compra diferentes.
Hay que analizar muy bien la conveniencia de facilitar a los usuarios de la empresa la posibilidad de realizar sus reservas de forma directa a través de empresas instaladas en Internet o si queremos mantener el control sobre una partida de gasto estratégica.
En la actualidad, hay un abanico muy amplio de posibilidades para efectuar las compras de viajes y es conveniente saber elegir el canal más adecuado en cada momento, estudiando los precios y los servicios que nos ofrecen. Si no se planifican las compras debidamente se pone en riesgo la optimización de estos gastos de viaje y se puede complicar el trámite de la redacción de las hojas de gastos.
Algunas compañías deciden establecer alianzas con agencias de viajes que disponen de servicios muy interesantes y de una experiencia contrastada en el sector. De lo que se trata es de buscar un equilibrio entre un buen servicio y un gasto ajustado al presupuesto de la empresa.
