Captio — Política de gastos

Comprueba automáticamente que cada gasto se adhiere a la normativa de tu empresa.

1. El 50 % de las empresas espera dedicar menos tiempo a crear y aprobar informes de gastos

Según el Informe de tendencias en la gestión de gastos, el 78 % de las empresas encuestadas dispone de políticas de gastos de viaje y representación por escrito. Sin embargo, el 65 % de esas empresas deja el cumplimiento en manos de los empleados o realiza revisiones manuales respecto a esas políticas. Puedes ver el Informe completo sobre las tendencias en la gestión de gastos de viaje y representación aquí.

El 50 % de las empresas espera dedicar menos tiempo a crear y aprobar los informes de gastos y a reembolsar a los viajeros de negocios gracias a la automatización.

2. Un 16 % de los gastos de empresa no cumplen con la política de gastos

El 91 % de las grandes empresas se preocupa por el fraude interno en los viajes de empresa.
De los más de 11,7 millones de gastos analizados para el Informe sobre el impacto del fraude interno en la gestión de gastos, el 16 % no cumplen con las políticas de gastos fijadas por la empresa. Un 17 % en las empresas grandes.

Por lo que respecta a los tipos de posibles fraudes detectados, la distribución de las irregularidades es la siguiente:

Alerta	Media General
Superar el importe máximo por gasto	12%
Pasar gastos antiguos	22%
Editar la información del justificante	30%
Efectuar gastos en fin de semana	6%
Falta el justificante del gasto	5%
Pasar el mismo tique varias veces	20%

3. Beneficios de una política de gastos automatizada

La digitalización de procesos en cualquier área siempre tiene efectos positivos. El proceso de digitalización de una compañía tiene como consecuencia su transformación digital, que supone un cambio de paradigma y una nueva cultura organizativa.

Una empresa con 300 empleados ahorra 102.000 € al año con una política automatizada

Beneficios financieros

Gana eficiencia en la gestión de procesos.
Optimización de los pagos visibilidad.
Datos reales tratados de forma inteligente con los que tomar acciones correctivas.
Control y prevención del fraude.
Recuperación del IVA.

Aumento de la productividad

Agilización y automatización de procesos.
Ahorro del tiempo de gestión.
Localización inmediata de facturas y datos.
Agilización de la toma de decisiones.

Empleados más felices

Tus empleados sabrán cuáles son las reglas, para que puedan cumplir y ser reembolsados más rápidamente.
La facilidad de uso de herramientas digitales permite mayor focalización en labores prioritarias.
Menos estrés para el empleado.

Validez legal

Homologación según país.
Ahorro del archivo de custodia de los tiques.

4. Toma decisiones asertivas, basadas en números

Visualiza, predice y cambia las dinámicas de gasto que pueden mejorar.
Negocia descuentos y conviértelos en bonos para los empleados conociendo los proveedores más frecuentes.
Decide sobre si incluir o no ciertos gastos como parte de las estructuras salariales de los empleados.
Obtén información detalladas por país, tipología de gasto, departamentos,
proyectos, picos de consumo, etc.
Descubre tendencias en base las alertas o gastos superfluos.

5. Pasos para crear tu política de gastos perfecta

1. Escucha a tus empleados

Cuando hablamos de implementar una herramienta a nivel interno y que afecta, en mayor o menor medida, a todos los empleados de la misma, es de suma importancia hablar con el equipo. La escucha es una parte fundamental que te dará insights del camino a seguir. Además, fortalecerá los lazos comunicativos dentro de la organización y dará peso en el proceso a los empleados con más movilidad.

2. Analiza los datos

¿Cuál es nuestro objetivo con la nueva política de gastos? ¿Y el alcance?
¿Cuánto invertimos en Gastos de viajes?
¿Existen distintos roles dentro de la organización con gastos distintos?
¿Cómo se pasan los gastos a día de hoy?
Cuál es la opinión de nuestros empleados en movilidad, sabemos que les frustra?

3. Define punto a punto los siguientes conceptos

Dietas y kilometraje
Los métodos de pago de tus empleados
Límites y tratamiento de tiques
La política en viajes internacionales
Establecer aprobaciones con roles de supervisión

4. Integra y automatiza

Con el fin de digitalizar el máximo de acciones y así liberar tiempo de todos los empleados de la organización, integra tu herramienta de control de gastos con el ERP de tu empresa y con todas las herramientas internas de gestión. Además, automatiza los flujos de aprobación y alertas para hacer cumplir la política de gastos en tiempo real.

Tique repetido

Gasto en día festivo

Importe máximo del tique

Tique atrasado

Tique editado

Tique atrasado

Falta un comprobante obligatorio

Importe máximo de la fecha

Importe máximo del informe

Revisión de gastos basados en roles (Workflows)

La fase de revisión de gastos de empresa de Emburse Captio se basa en workflows. El usuario supervisor recibe informes enviados por su equipo de usuarios reportadores de gastos para su validación. El supervisor decide si aprobar los gastos, rechazarlos o aprobarlos parcialmente.

Aprobar

El usuario supervisor aprueba el informe porque cumple con la política de gastos de la empresa.

Denegar

El usuario supervisor denega el informe porque no cumple con la política de gastos de la empresa.

Aprobación parcial

Si hay algún tique que no está bien justificado o no cumple la normativa de gastos de la empresa, se puede eliminar sin necesidad de crear un nuevo informe.

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El 12 % de las notas de gastos superan el importe asignado

Comprueba automáticamente que cada gasto se adhiere a la normativa de tu empresa.

Controla los gastos con una política digital y automatizada

Comprueba automáticamente que cada gasto de empresa se adhiere a la normativa de tu empresa, elimina el fraude interno y ahorra costes.

1. El 50 % de las empresas espera dedicar menos tiempo a crear y aprobar informes de gastos

Webinar grabado Cómo implantar una política de gastos eficiente en tu empresa

2. Un 16 % de los gastos de empresa no cumplen con la política de gastos

Descargar Informe sobre el fraude interno en la gestión de gastos de las empresas

3. Beneficios de una política de gastos automatizada

Una empresa con 300 empleados ahorra 102.000 € al año con una política automatizada

Beneficios financieros

Aumento de la productividad

Empleados más felices

Validez legal

4. Toma decisiones asertivas, basadas en números

5. Pasos para crear tu política de gastos perfecta

1. Escucha a tus empleados

2. Analiza los datos

3. Define punto a punto los siguientes conceptos

4. Integra y automatiza

6. Te ayudamos a hacer cumplir tu política de gastos

Aplica hasta 16 tipologías de controles en tu normativa

Tique repetido

Gasto en día festivo

Importe máximo del tique

Tique atrasado

Tique editado

Tique atrasado

Falta un comprobante obligatorio

Importe máximo de la fecha

Importe máximo del informe

Revisión de gastos basados en roles (Workflows)

Aprobar

Denegar

Aprobación parcial

“Conocer en tiempo real el gasto del equipo nos permite ceñirnos mejor al presupuesto”

Integra la gestión de gastos con el resto de sistemas de tu empresa

A la medida de tu empresa

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Cada empresa tiene sus casuísticas y desafíos. Deja que nuestros expertos modernicen la gestión de gastos y viajes con nuestras soluciones personalizadas.