La primera etapa del proceso de rectificación para la recuperación del IVA en gastos de viaje está relacionado con los justificantes y se divide en dos partes: la selección adecuada de los mismos y su digitalización o captura en imágenes.
Requisitos de los justificantes
No todos los justificantes (tickets y facturas) de gastos son aptos para su posterior rectificación y, por lo tanto, para poder desgravarse como IVA repercutido. Existen cuatro requisitos básicos:
1. Que se encuentren mecanografiados.
En principio y como norma general, no son válidos los tickets escritos a manos. De manera excepcional, se puede dar por válido algun ticket manuscrito siempre que lleve mecanografiado el NIF/CIF de la empresa expendedora.
2. Que contengan el NIF o CIF de la empresa expendedora.
Este dato es absolutamente imprescindible, debiendo estar en un lugar bien visible(normalmente se coloca en la parte superior) y ser perfectamente legible.
3. Que especifiquen el tipo de IVA.
Aunque en este aspecto la Ley es un poco más laxa, lo ideal es que se especifique el tipo y porcentaje de IVA aplicado. Tras las últimas modificaciones, en España se aplica el 21% de IVA con carácter general y el 10% para hosteleria.
4. Que hayan sido emitidos en los cuatro últimos años.
Los tickets y facturas siempre debe llevar la fecha y solo pueden recapitularse los emitidos con una antigüedad máxima de cuatro años.
Aparte de contener todos estos datos, otro requisito es que los tickets y facturas estén bien conservados, es decir, no se encuentren rotos y enmendados y presenten una buenas condiciones de legibilidad.
Este trabajo de selección de justificantes es una tarea muy difícil de automatizar, ya que los justificantes suelen encontrarse en formato papel y hay que seleccionarlos uno por uno, pero es necesario realizarla para poder deducir el IVA de los gastos de viaje.
Image(s): FreeDigitalPhotos.net
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