Una vez seleccionados los justificantes válidos o aptos, la siguiente etapa del proceso de rectificación es su digitalización o captura en imágenes. Este proceso es fundamental, puesto que permite pasar a las siguientes fases del circuito: tratamiento de datos, elaboración de las facturas recapitulativas, etc.
De la fotocopia al escáner
Al contrario de la etapa de selección de justificantes, que apenas ha evolucionado y se sigue llevando a cabo como al principio, es decir a mano, la digitalización de estos documentos ha sufrido una evolución espectacular en los últimos años. El trayecto de dicha modernización y tendencia a la automatización ha discurrido en paralelo al rápido desarrollo de la informática.
Hace tan solo unos diez años, la única manera de poder trabajar con los justificantes previamente seleccionados era mediante fotocopias. Después apareció el escáner, lo que supuso un gran avance, ya que permitía capturar las imágenes de los justificantes o facturas en un formato compatible con los programas informáticos (normalmente JPG).
Pero la posibilidad de escanear los justificantes, aun suponiendo un importante avance, no deja de ser un sistema engorroso (se debe escanear los justificantes de forma individual) y bastante limitado, puesto que no es posible incorporar los datos de las imágenes escaneadas de forma directa a los programas de contabilidad de las empresas.
Y del escáner a la digitalización automatizada
En el mercado existen herramientas como Captio, que permiten una digitalización más cómoda de los justificantes. Esta tecnología ha supuesto toda una revolución en la captura de las imágenes por sus avanzadas funcionalidades, que a grandes rasgos son:
- Cada empleado puede instalarse la aplicación en su móvil y, simplemente, hacer una foto del justificante, sin necesidad de guardar el original.
- Estas imágenes digitalizadas tienen validez legal y tributaria, ya que el proceso de digitalización de Captio está homologado por la Agencia Tributaria.
- Gracias a la herramienta OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), el software escanea el justificante desglosando los distintos datos en su campo correspondiente: NIF del expendedor, concepto, importe, fecha, etc.
- Posteriormente, estos datos pueden volcarse en los sistemas centralizados de la empresa o en cualquier otra aplicación o programa para su tratamiento.
Una vez seleccionados y digitalizados, los datos de los justificantes ya están listos para ser utilizados en las siguientes etapas del proceso de rectificación y así poder deducir el IVA de los mismos.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
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