Cuando un empleado, o un equipo de trabajadores, se ve en la obligación de trasladarse de su lugar de residencia habitual por motivos laborales, la primera necesidad que debe resolver es buscar un lugar donde vivir durante el tiempo que dure el proyecto: es lo que se conoce como alojamiento corporativo. La elección del mismo no es un proceso sencillo, puesto que hay que tener en cuenta factores tan diversos como el presupuesto, el tipo de trabajo a desarrollar o las necesidades personales.
Factores a tener en cuenta: necesidades de la empresa y personales
El alojamiento es una necesidad básica y absolutamente fundamental cuando un empleado, o varios de ellos formando un equipo de trabajo, tienen que pasar un tiempo, que puede ser de unos pocos días hasta años, lejos de su lugar de residencia habitual en un viaje de empresa.
Tanto si el motivo es un viaje es la asistencia a un congreso de unos pocos días, la ejecución de un proyecto durante unos meses o una expatriación de larga duración, la necesidad de alojamiento debe ser cubierta de la mejor manera posible .
La elección del alojamiento corporativo más idóneo es bastante compleja, puesto que entran en juego muchos factores. Entre los que hay que distinguir los personales y los que podríamos denominar propios de la empresa.
Factores de la empresa
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Presupuesto. El primer factor que hay que valorar a la hora de buscar alojamiento es, obviamente, el presupuesto con el que cuenta la empresa en concepto de alojamiento de sus empleados. Es obvio que se trata de una cuestión básica, que va a determinar la selección final, Un presupuesto ajustado obligará, ya desde el principio, a descartar, por ejemplo, hoteles de una cierta categoría o algunas zonas de la ciudad por excederse del mismo.
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Tipo de proyecto. Las necesidades que le empresa tiene de cada uno de sus empleados son muy variables y esto va a determinar ciertas características del alojamiento, como la distancia al lugar de trabajo. Por ejemplo, si la labor del empleado es de supervisión o puede realizar una parte de sus funciones desde el propio lugar donde vive no es tan necesario que esté cerca del lugar de trabajo que si tiene que pasar allí un jornada laboral completa.
Factores personales
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El origen del trabajador. Otro factor muy importante es el cultural, entendido como las costumbres o formas de vida del lugar de origen del trabajador desplazado. Si entre el lugar de origen y el del destino no hay una gran distancia, y nos estamos refiriendo a las cuestiones culturales más que a los kilómetros, es muy recomendable facilitar al máximo la adaptación, buscando alojamientos lo más próximos posibles al lugar de trabajo.
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Necesidades y gustos personales. Necesidades como tener que viajar con la familiar o usar vehículo propio y temas de índole más personal (necesidades de ocio, estar dispuestos a compartir habitación o apartamento con más personas, etc.) también tienen un peso muy importante en la selección de alojamiento corporativo. Es muy recomendable que cada empleado haga una lista con sus gustos y preferencias personales, ordenados y calificados por orden de importancia.
Análisis de la situación
En definitiva, la persona encargada de elegir un alojamiento corporativo (ya sea alguien de la propia empresa o una agencia externa) debe analizar cada caso concreto, teniendo en cuenta tanto los factores, necesidades e intereses de la empresa como de los distintos empleados que van a participar en el proyecto.
El objetivo debe ser encontrar el mejor equilibrio posible entre las necesidades empresariales, siendo el presupuesto el factor primordial, y los gustos personales de cada trabajador.
Para lograr compatibilizar de la mejor forma posible los intereses de la empresa y los de los empleados, es imprescindible estudiar todos los factores del proyecto y la lista de necesidades personales. El objetivo final debe ser encontrar un alojamiento que se ajuste al presupuesto y necesidades de trabajo, contentando además, en la medida de posible, a los empleados, ya que obviamente de su nivel de satisfacción dependerá también un rendimiento adecuado y productivo.
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