La política de viajes como freno al fraude interno

Aunque debe tratar de evitarse en la medida de lo posible, en ocasiones las políticas de gastos no llegan a determinar con la suficiente claridad algunas situaciones a resolver. Pueden ser ambiguas e, incluso, contradictorias, en ciertos aspectos con otras políticas y códigos de la misma empresa, lo que puede 'dar cancha' a situaciones de fraude interno. Cuando se dan estas circunstancias de falta de sintonía entre distintos protocolos, siempre debería aclararse cuál es que prevalece, lo que no siempre ocurre.

Cuando se realiza un análisis de gasto, se debe tomar como documento principal la política de viajes, siendo este el que, en principio, debería prevalecer en caso de contradicciones con otras políticas.

No obstante, a veces se producen excepciones que, una vez comprobadas y analizadas, determinan que lo que en principio se consideraría un fraude se convierte en un gasto admisible.

Un ejemplo de fraude que se convierte en excepción sería el siguiente:

Las dietas autorizadas para comidas en la política de gastos de una empresa únicamente están estipuladas para consumos dentro de España. Pero puede darse el caso de que un empleado viaje a un país distinto donde el nivel de vida y, por lo tanto, los precios sean mucho más elevados. Cuando este trabajador refleja estas facturas altas en las notas, el software lo interpreta automáticamente como fraude.

Cuando el auditor revise la nota, comprobará que es gasto se encuentra claramente fuera de los márgenes marcados por la política de viajes, por lo que lo considerará un fraude. Pero posteriormente, al comprobar los precios habituales del país donde el empleado ha tenido que viajar, el auditor se dará cuenta de que el exceso de gasto está plenamente justificado, puesto que con los límites fijados por la empresa, que hacía referencia sólo a España, le hubiese sido imposible poder alimentarse durante su estancia.

Aunque se trate de un exceso de gasto justificado, el empleado debe dejar

reseñado en la nota de gastos que es consciente de que

ha sobrepasado los límites, pero que se trata de una excepción

Este ejemplo es muy representativo de que, en ocasiones, es necesario una revisión de las notas para no hacer pasar por fraude lo que, en justicia, es una excepción.