La realización de la contabilidad de costes supone grandes beneficios para cualquier organización. De manera resumida, se trata de llevar a cabo un análisis minucioso de los costes de la producción, la distribución, la financiación y de la administración para después procesar toda esa información.
Con los datos en la mano podrás planificar y establecer unos objetivos. En definitiva, la contabilidad de costes es una de las principales herramientas para mejorar la gestión, administración y eficiencia de tu empresa.
La contabilidad analítica o interna, como también se la denomina, te permitirá obtener información financiera y no financiera comprensible, comparable y útil para el proceso de toma de decisiones de la compañía, además de para evaluar la eficiencia empresarial y optimizar tu estrategia comercial.
Antes que nada, hay que tener claro en base a qué calculamos el margen de beneficio. Éste se suele calcular sobre costes o bien sobre venta. Es importante tenerlo en cuenta, puesto que el resultado y la interpretación de los datos serán muy distintos en función de cómo se calculen.
Margen de beneficios de la contabilidad de costes y sobre venta
El precio de venta normalmente no es un problema, puesto que es un valor que está claro, pero suele haber más conflictos con el coste de producción. La mayoría de las veces se tienen en cuenta los gastos directos, como la mano de obra y la material prima, o el coste de compra. Pero no hay que olvidar los gastos indirectos y ahí es donde entra la contabilidad de costes.
Para que el cálculo del margen de beneficios refleje la realidad y nos sirva en la toma de decisiones estratégicas de la empresa, tiene que ser calculado correctamente con toda la información necesaria.
Un correcto registro y control de los gastos indirectos nos permitirá calcular el margen de beneficios real. Estos costes indirectos incluyen conceptos muy variados como, por ejemplo, los impuestos, la promoción y publicidad, el sueldo del personal administrativo, los gastos de representación, etc. Por esto, la planificación de costes y la elaboración de presupuestos realistas y ajustados también pueden ayudarnos en gran medida.
Sabremos el porcentaje que tenemos de beneficio sobre la producción de un producto o servicio con la siguiente fórmula:
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En cuanto al beneficio sobre una venta sabremos el porcentaje que tenemos con esta otra fórmula:
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Pongamos, por ejemplo, que vendemos un producto a 2.030 euros y su coste de producción total ha sido de 875 euros. Con nuestro ejemplo, el beneficio sobre costes sería ((2.030*100)/875)-100 = 132 %, mientras que sobre venta sería 100-((875*100)/2.030) = 56,9 %.
Diferencias entre la contabilidad de costes y la financiera
A diferencia de la contabilidad financiera, no se trata de un proceso obligatorio para las empresas, pero sí es extremadamente útil para la dirección de la empresa. Tampoco existe una normativa de referencia, así que el sistema de costes debe ser práctico y estar diseñado en función de la realidad de cada empresa. Normalmente, las empresas estructuran estos cálculos mediante hojas de excel o programas informáticos de contabilidad.
Ambas contabilidades se elaboran de forma separada, puesto que sus objetivos y características son diferentes. No obstante, siempre tienen que hacer un intercambio de información. Si la contabilidad de costes necesita los datos de la financiera para poder desarrollarse, esta última utiliza la información interna para, por ejemplo, realizar el inventario del almacén.
¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad de costes?
Hablando de objetivos, los de la contabilidad de costes son los siguientes:
- Proporcionar información para la planificación y el control interno a corto, medio y largo plazo.
- Valorar las materias primas, productos semi acabados, acabados y demás activos derivados de la producción.
- Calcular los costes no solamente del servicio o del producto acabado sino también de productos intermedios, de los diferentes centros de producción o departamentos, entre otros.
- Analizar los resultados económicos.
- Planificar la gestión económica a través de la definición de objetivos, estrategias y tácticas a seguir para lograrlos.
- Definir los recursos económicos y los presupuestos con los que cuenta la organización para alcanzar dichos objetivos empresariales.
- Controlar la gestión midiendo si se está yendo en la dirección del cumplimiento de los objetivos establecidos o si, por el contrario, la empresa está incurriendo en una desviación presupuestaria.
- Hacer una valoración de las existencias que quedan en el almacén a cierre de ejercicio.
- Ayudar a los gestores a tomar decisiones clave, desde fijar el precio de los productos hasta abandonar las líneas de producción que no sean rentables.
¿Es obligatoria la contabilidad de costes?
Una de las principales características de la contabilidad interna, analítica o de costes, es que las empresas no están obligadas a utilizar esta herramienta de gestión contable, ya que está destinada al uso exclusivamente interno de las organizaciones. Por lo tanto, tampoco existe un formato reglamentario.
En este sentido, no está sometida a normas legales ni figura en el Plan General Contable, aunque es cierto que la Asociación Española de Contabilidad Directiva (ACODI), así como la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA), llevan años realizando una importante labor de normalización con la publicación de un buen número de manuales.
Otro factor a tener en cuenta es que la contabilidad de costes tiene un componente subjetivo y deja un margen a la interpretación. Un ejemplo serían los costes indirectos asociados a la producción de un producto final o servicio, que habrá que distribuir de manera arbitraria entre los diferentes productos.
Por este motivo, la persona responsable de llevarla a cabo debe tener los conocimientos suficientes para poder interpretar los datos de manera adecuada y, por lo tanto, utilizar la contabilidad de costes correctamente para una mejor toma de decisiones.
¿Cada cuánto hay que realizar la contabilidad de costes?
El seguimiento no tiene una periodicidad fijada estándar aunque sí es recomendable hacerlo de forma mensual. No obstante, es posible realizarla de manera diaria, semanal, trimestral o incluso con periodicidad irregular (aunque no es lo recomendado) de acuerdo a las características de la compañía y a sus objetivos empresariales.
Para decidir cada cuanto tiempo queremos hacer el seguimiento de este tipo de contabilidad hay que tener en cuenta principalmente dos factores: los esfuerzos que supone y los beneficios que aporta.
- Seguimiento diario
Un seguimiento diario, o al menos habitual, permite detectar cualquier irregularidad o desviación de forma casi instantánea. Esto, obviamente, es muy beneficioso para poder atajar estos problemas ya que al detectarse de forma temprana resulta mucho más fácil subsanarlos.
Este tipo de seguimiento resulta imposible de hacer si no se tiene acceso a la información actualizada de los gastos y los costes generados. Hoy en día existen tecnologías que permiten un seguimiento casi en tiempo real de los costes generados por la sociedad. Un ejemplo es Emburse Captio, que permite controlar y clasificar los gastos de viajes de empresa realizados por los trabajadores de forma instantánea. Así pues, puede ser muy provechoso poder hacer el seguimiento de forma muy habitual en caso de disponer de herramientas de este tipo que faciliten y automaticen el seguimiento.
- Seguimiento mensual
La solución del seguimiento mensual vendría a ser un término medio entre las dos opciones anteriores. Aunque no es tan eficiente en cuanto a control como el seguimiento diario, da un margen de tiempo suficiente para asegurar que todo está correcto en la contabilidad de costes y tomar medidas cuando sea necesario.
Además, se puede hacer coincidiendo con el momento en que los trabajadores pasan sus informes de gastos y, así, aprovechar para hacer un seguimiento también del cumplimiento de la política de gastos establecida en la empresa.
- Seguimiento trimestral
En este caso, la tarea de control de la contabilidad de costes se realiza en 4 momentos al año, de manera que el esfuerzo del departamento responsable, normalmente contabilidad y finanzas, se concentra en esos momentos puntuales y a nivel organizativo puede resultar más fácil. Aún así, no tiene porqué ser siempre así ya que puede coincidir con periodos de más trabajo para este departamento, como final de año, donde hay que realizar muchas tareas como cerrar los balances del año, elaborar el presupuesto de año siguiente, etc.
Tampoco hay que perder de vista que las irregularidades o desviaciones que se hayan producido durante estos tres meses, que pueden haberse enquistado y puede resultar más difícil, o incluso imposible, solventarlas de forma satisfactoria. Por esto, no es recomendable esperar tanto tiempo para realizar esta tarea ya que nos puede suponer más trabajo para una resolución de problemas menos eficiente.
Así pues, aunque se trata de una tarea que no es obligatoria, es recomendable realizar el seguimiento de la contabilidad de costes de forma periódica y no dejar pasar mucho tiempo sin llevarla a cabo para poder resolver desviaciones e irregularidades de forma más eficiente. Las tecnologías disponibles hoy en día permiten un control casi en tiempo real, así que el reto está en los procesos y las personas responsables del departamento y de la empresa.
¿Quieres saber cómo Emburse Captio puede ayudarte a mejorar la contabilidad de costes de tu empresa? Contacta con nosotros, estamos aquí para ayuadarte :-)
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