Te presentamos las 7 cuestiones clave para abordar el futuro de los viajes de negocios para asegurarte de que tu empresa está preparada y 6 consideraciones para mejorar la gestión de los gastos y desplazamientos y posicionar tu organización para un éxito continuo. Ponte cómodo y lee con atención estas recomendaciones.
Introducción
1. Automatiza la aplicación de política para liberar a sus equipos.
2. Aumenta la satisfacción de los empleados con una experiencia centrada en los dispositivos móviles.
3. Reduce el fraude y los gastos innecesarios con auditorías automatizadas.
4. Agiliza los procesos de pago y mejora el cumplimiento normativo.
5. Impulsa la eficiencia con una experiencia sin interrupciones de extremo a extremo.
6. Toma decisiones más inteligentes basadas en datos aprovechando los análisis.
7. Prepara tu programa de viajes para el futuro con una solución automatizada de gastos y desplazamientos.
Acerca de Emburse®
Introducción
Las interrupciones en los viajes de negocios se han vuelto demasiado comunes. La evolución de las prácticas comerciales, la innovación técnica y la incertidumbre climática exigen una experiencia de viaje más fluida tanto para los administradores como para los viajeros. Si bien las organizaciones no pueden predecir el futuro, pueden posicionarse para evolucionar con él.
En este artículo se abordan las cuestiones clave que las organizaciones deben tener en cuenta para asegurarse de que están preparadas para el futuro de los viajes de negocios, analizando seis consideraciones para mejorar la gestión de los gastos y desplazamientos y posicionar su organización para un éxito continuo.
1. Automatiza la aplicación de políticas para liberar a tus equipos
Las políticas de viajes deben ser documentos vivos y bien comunicados que aborden los cambios y las tendencias. De lo contrario, podrían confundir a los viajeros y autorizadores y abrir la puerta a responsabilidades financieras y de otro tipo.
Ahora que los contratos de trabajo flexibles o híbridos se han convertido en la norma, los empleados se han acostumbrado a comprar todo con tarjetas personales o corporativas. Las organizaciones que utilizan métodos manuales de informes de gastos experimentan tasas más altas de costes fuera de política. Como resultado, aumenta el gasto no gestionado. También llamado gasto indirecto o cola de gasto, el “gasto no gestionado” describe las transacciones que se clasifican entre las compras basadas en facturas y el desembolso tradicional en gastos y desplazamientos, y a menudo salen del presupuesto de un equipo.
Cada vez más líderes en el sector de los viajes son conscientes de que la experiencia del viajero de negocios también debe tenerse en cuenta, junto con el cumplimiento normativo, a la hora de diseñar y aplicar una política de viajes. Según el Informe sobre la fuerza laboral de iCIMS (2024 Workforce Report), el 51 % de los trabajadores encuestados se están planteando buscar un nuevo trabajo antes de que acabe el 2024, y el 13 % indica los beneficios de la empresa como su razón para potencialmente hacer este cambio.
Con esta incertidumbre laboral, es crucial ayudar a tu empresa a adaptarse e innovar para retener el talento. Ofrecer flexibilidad a la hora de adquirir los viajes, por ejemplo, facilitando más margen en los requisitos de optar por las tarifas más bajas a fin de proporcionar vuelos más convenientes, puede aumentar la satisfacción de los empleados y es una forma de generar un impacto positivo en tus trabajadores. Si bien esto podría tener implicaciones financieras negativas menores, podría generar un impacto positivo en la satisfacción de los viajeros y la retención de los empleados a largo plazo.
Cambiar las políticas o ajustar la tolerancia de cumplimiento no debería suponer una carga adicional para los autorizadores ni para el departamento financiero. Las herramientas de reserva de viajes y de gastos deberían incorporar rápidamente cambios de políticas para automatizar tu aplicación. Los sistemas de gestión de gastos pueden agilizar los reembolsos al incluir ciertas tolerancias con respecto a las políticas de permisos dentro de las reglas de autorización, eliminando así las idas y venidas por pequeñas discrepancias en las políticas.
2. Aumenta la satisfacción de los empleados con una experiencia centrada en los dispositivos móviles
En la última década, la innovación en viajes de negocios se ha centrado en mejorar la experiencia de los viajeros a través de dispositivos móviles. Los consumidores se han acostumbrado a utilizar aplicaciones potentes y fáciles de usar en tu vida personal y esperan la misma experiencia en el trabajo. Para que una organización pueda garantizar que puede apoyar a sus viajeros de negocios en el futuro, debe proporcionar a sus empleados soluciones centradas en dispositivos móviles. Como tal, las organizaciones deben asegurarse de que sus ecosistemas de viajes y gastos están optimizados para ofrecer una experiencia móvil perfecta desde la reserva inicial hasta el envío de los gastos del viaje. Algunas funciones esenciales que las organizaciones deben considerar al ofrecer aplicaciones móviles de proveedores de viajes y gastos incluyen:
- Reservar y modificar viajes: Las reservas y los cambios deben dirigirse directamente hacia la solución de gestión de los gastos del usuario sin necesidad de mayor intervención por parte de este, incluso si la organización utiliza soluciones independientes de gestión de reservas y gastos.
- Cargar recibos y enviar informes de gastos:Cargar recibos físicos o electrónicos en la solución de gestión de los gastos debería ser sencillo. Para que una solución sea eficaz, también debe automatizar de forma eficaz y precisa los procesos críticos, incluida la extracción rápida y precisa de datos, así como la capacidad de crear automáticamente partidas de gastos que presenten una gran cantidad de datos a partir del recibo.
- Integración con otras soluciones: Facilita a los viajeros la reserva, el pago y las transacciones de gastos relacionadas con soluciones de terceros basadas en aplicaciones sin necesidad de enviar los recibos manualmente. Las organizaciones necesitan asegurarse de que sus ecosistemas de viajes y gastos estén optimizados para ofrecer una experiencia con el móvil perfecta en cada etapa del proceso, desde la reserva inicial hasta la presentación de los gastos del viaje.
3. Reduce el fraude y los gastos innecesarios con auditorías automatizadas
Según TravelPerk, el fraude en los gastos se encuentra entre los tipos más comunes de fraude laboral. Se estima que alrededor del 5 % de los ingresos a nivel mundial se pierden por fraude, y el fraude de gastos por sí solo representa el 14,5 % de todos los fraudes descubiertos. Afortunadamente, las herramientas de gastos están aumentando sus capacidades para detectar y prevenir el fraude antes de que se envíe un gasto. La detección de recibos duplicados es tan solo una de las funciones que las organizaciones pueden implementar para reducir su exposición. Otra tendencia creciente es obligar a los empleados a desembolsar los gastos y desplazamientos en tarjetas corporativas.
La auditoría también juega un papel esencial en la lucha contra el fraude en los gastos. Sin embargo, esto también supone retos. La auditoría manual requiere mucho tiempo y es costosa, y se mide en función del beneficio potencial de la actividad fraudulenta prevenida. Además, las auditorías manuales se basan en la opinión del auditor y pueden dar lugar a falsos positivos.
Con la ayuda de la tecnología, las organizaciones con visión de futuro están reevaluando cómo llevar a cabo auditorías de gastos. En lugar de centrarse en infracciones específicas, las organizaciones llevan a cabo auditorías que analizan el gasto de forma integral. Al centrarse en el panorama general, las organizaciones pueden reducir el tiempo dedicado a perseguir infracciones menores y centrarse en patrones o tendencias de mayor envergadura que podrían identificar abusos más sistemáticos.
4. Agiliza los procesos de pago y mejora el cumplimiento normativo
Las tarjetas corporativas se han vuelto mucho más frecuentes en los últimos años, ya que las organizaciones han ido tomando conciencia de sus beneficios, incluidas las capacidades de devolución de efectivo y prevención de fraude. A medida que las tarjetas pasan de lo físico a lo virtual, la capacidad de controlar las compras en el punto de venta se ha vuelto más sofisticada. Las organizaciones con visión de futuro están llevando la adopción y el uso de tarjetas corporativas de pago y crédito al siguiente nivel.
Antes, las personas debían enfrentarse al largo proceso de solicitar tarjetas físicas a su departamento financiero y esperar su entrega. Una vez que el equipo financiero recibía los extractos de la tarjeta, los conciliaba manualmente con los recibos enviados por el viajero y revisaba cualquier discrepancia con el titular de la tarjeta. Era difícil evitar gastos no previstos en la política y, a menudo, el viajero tenía que reembolsarlos a la organización.
La introducción de tarjetas virtuales, combinada con controles de gasto integrados más efectivos, ha simplificado la emisión y el control de tarjetas corporativas. Las tarjetas se pueden solicitar directamente al equipo financiero de la organización, y las tarjetas virtuales se pueden procesar y enviar a teléfonos móviles instantáneamente. Los administradores también pueden gestionarlas a un nivel mucho más detallado. Determinados tipos de MCC (código de categoría de comerciante) pueden restringir los pagos, como a hoteles y aerolíneas, e incluso a algunas cadenas, aerolíneas o proveedores. Los límites de gasto se pueden aplicar de forma similar según se desee, por ejemplo, durante un período específico o por un importe máximo para un alojamiento en un hotel o un billete de avión. Estas políticas de gasto pueden implementarse usuario por usuario y ajustarse en tiempo real.
Esta flexibilidad también permite a las organizaciones ampliar las tarjetas corporativas más allá de los tradicionales viajeros frecuentes. Los administradores de tarjetas de las organizaciones pueden emitir tarjetas con límite de tiempo para viajeros poco frecuentes o entrevistados, quienes pueden reservar fácilmente viajes para las entrevistas, evitando la necesidad de presentar gastos después del evento. Las organizaciones que adoptan programas de tarjetas corporativas de última generación con proveedores que tienen visión de futuro pueden asegurarse de mantenerse a la vanguardia de las tendencias emergentes en lo que respecta a los pagos de los viajes de negocios.
Las organizaciones que adoptan programas de tarjetas corporativas de última generación con proveedores que tienen visión de futuro pueden asegurarse de mantenerse a la vanguardia de las tendencias emergentes en lo que respecta a los pagos de los viajes de negocios.
5. Impulsa la eficiencia con una experiencia sin interrupciones de extremo a extremo
Una solución optimizada y altamente automatizada para cargar recibos y crear y enviar informes de gastos es esencial, pero juega un papel relativamente menor en el procesamiento de gastos. La verificación automática de cumplimiento, el enrutamiento de autorizaciones y las integraciones con sistemas de terceros son componentes esenciales de una experiencia completa y enriquecida. Una solución de gestión de gastos preparada para el futuro debe ser flexible a nivel de partidas, enrutar automáticamente los gastos para su aprobación e incorporar las reglas de enrutamiento previstas en las políticas de una organización. También debería tener la capacidad de alterar las reglas de enrutamiento según las necesidades de cambio.
Los gastos sujetos a reembolso autorizados deben exportar fácilmente los datos a los sistemas pertinentes, incluidos los sistemas de contabilidad/ERP para el registro en el libro mayor, el procesador de pagos ACH sujetos a reembolso y una solución de facturación para los gastos relacionados con el cliente. La arquitectura subyacente de una solución de gestión de gastos debe ser lo suficientemente flexible como para permitir la integración en tiempo real con otras soluciones a través de API o servicios web. Incluso las transferencias de archivos seguras pueden ser suficientes para conectar sistemas dispares dependiendo de las necesidades de la organización. El objetivo final es capturar los datos intercambiados en estos sistemas para permitir que los datos impulsen la toma de decisiones estratégicas.
6. Toma decisiones más inteligentes basadas en datos aprovechando los análisis
Los directores financieros y otros responsables corporativos esperan cada vez más decisiones basadas en datos significativos, precisos y oportunos. Las agencias de viajes pueden ofrecer informes detallados sobre reservas de vuelos, hoteles y trenes. Sin embargo, aún quedan grandes volúmenes de gastos que estos informes deben capturar, como las reservas efectuadas fuera del canal, los gastos de transporte terrestre y los gastos en comidas. Todos los gastos, tanto los que se desembolsan con tarjetas corporativas como los que se desembolsan con fondos personales, pasan por una solución de gestión de gastos. Las soluciones de gestión de gastos para organizaciones medianas y grandes pueden contener varios millones de puntos de datos concretos sobre cada aspecto del gasto de los empleados (el producto o servicio adquirido, la cantidad, la hora y la ubicación de las transacciones).
Un análisis de datos eficaz mejora:
- Tu capacidad para analizar los gastos en función de una amplia gama de parámetros (departamento, ubicación, categoría, etc.). En este sentido, es esencial identificar tendencias o anomalías en viajes y otros gastos que puedan no estar previstos en la política. Por ejemplo, ¿gasta una oficina cantidades superiores al promedio en comidas y ocio en comparación con otras? ¿Tiende algún departamento en particular a reservar viajes fuera de los canales autorizados?
- Tu conocimiento sobre cuánto se gasta en una categoría y con un proveedor en particular. En el caso de los viajes, una aerolínea o una cadena hotelera puede proporcionar la información necesaria que permita garantizar tarifas favorables por mantener un alto volumen de gasto y supervisar el gasto con un proveedor preferente de forma continua para mantener el volumen necesario que da lugar a descuentos. Además, los equipos financieros pueden analizar en profundidad los datos para identificar posibles focos de incumplimiento, determinar el motivo y corregir el comportamiento.
- Tu capacidad para identificar patrones de gasto de remitentes concretos. Es posible que descubra que ciertos empleados con frecuencia envían gastos justo por debajo del umbral para el que se requiere un recibo, o que los autorizadores de gastos aprueban continuamente gastos no previstos en la política.
Una imagen completa del desembolso en gastos y desplazamientos es un primer paso fundamental para tomar decisiones más meditadas. Analizar eficazmente estos datos puede aportar importantes beneficios financieros a las organizaciones cuando se utilizan para respaldar estas decisiones.
La capacidad de analizar estos puntos de datos de forma eficaz y eficiente es fundamental para que cualquier departamento financiero pueda tomar decisiones más inteligentes basadas en datos. Estas medidas pueden abarcar desde la reducción de gastos innecesarios e ineficientes hasta la eliminación del fraude y la obtención descuentos
7. Prepara tu programa de viajes para el futuro con una solución automatizada de gastos y desplazamientos
Convertirse en una organización preparada para el futuro requiere actuar en varios niveles. La adopción de tecnología de última generación es un factor crucial para facilitar este proceso. Sin embargo, esto debe ir acompañado de un cambio organizativo y de la voluntad para ser flexibles.
Es esencial elegir soluciones flexibles que puedan adaptarse rápidamente a los cambios constantes de la tecnología, los viajes y los cambios organizativos. Las soluciones deben comunicarse fácilmente con otros sistemas corporativos como parte de un ecosistema más amplio para integrar sin problemas el nuevo software. También deberían tener flexibilidad en lo que respecta a la normativa empresarial, desde los cambios en la política de gastos hasta el enrutamiento de autorizaciones debido a cambios organizativos.
También significa hacer el seguimiento de los cambios ocurridos en los entornos generales de viajes y negocios y adaptarse a ellos con agilidad. En vista de que la fuerza laboral actual en constante cambio hace un mayor uso de la tecnología y tiene un mayor conocimiento tecnológico, los equipos de gestión del talento se centran cada vez más en una experiencia de usuario optimizada. Y, como la interrelación entre su vida laboral y su vida personal va en aumento, los empleados esperan la misma experiencia de usuario fluida y de alta calidad en sus herramientas corporativas que la que tienen fuera de la oficina.
Acerca de Emburse
Emburse ofrece un innovador software de gestión de viajes de extremo a extremo que resuelve los desafíos a los que se enfrentan las organizaciones con visión de futuro. Más de 12 millones de empresas líderes en el sector de los viajes y las finanzas, así como profesionales de negocios de todo el mundo confían en nuestra gama de productos galardonados. Más de 20.000 organizaciones en 120 países, que incluyen desde corporaciones Global 2000 y pymes hasta agencias del sector público y organizaciones sin fines de lucro, cuentan con nosotros para gestionar eficazmente sus viajes de negocios y afrontar con facilidad los gastos de los empleados.
Nuestras soluciones altamente automatizadas, centradas en dispositivos móviles, agilizan la planificación, las reservas y la gestión de los viajes de negocios, además de eliminar las tediosas tareas manuales de envío, aprobación y conciliación de gastos. Ofrecemos eficiencia y ahorro de tiempo, aumentamos la visibilidad financiera, optimizamos el control y cumplimiento de los gastos y mejoramos toda la experiencia de los viajes de negocios. Esto permite a nuestros clientes y sus equipos aportar un valor significativo a sus organizaciones.
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