El business intelligence (BI) o inteligencia empresarial o de negocios es el uso del análisis de datos para tomar decisiones estratégicas en el ámbito empresarial. En este artículo te explicamos las ventajas que puede suponer su uso en tu empresa.
1. Business intelligence: qué es
2. Cómo el BI puede ayudarte
3. Ventajas del BI para las empresas
4. BI y gastos de viaje de empresas
5. Captio: Business intelligence y gestión de gastos de viaje
1. Business intelligence: qué es
Se denomina Business Intelligence al conjunto de estrategias, aplicaciones, datos, tecnología y arquitectura técnicas los cuales están enfocados a la administración y creación de conocimiento sobre el medio, a través del análisis de los datos existentes en una organización. 
La inteligencia empresarial es utilizada por todo tipo de negocios, de todos los tamaños. Desde una pequeña tienda del sector retail hasta una multinacional dedicada a la industria tecnológica.
En el artículo “Business Intelligence Definition and Solutions” su autor, Ryan Mulcahy, habla del uso de business intelligence en los grandes negocios estadounidenses. Da varios ejemplos:
- Las cadenas de restaurantes como Hardee’s, Wendy’s, Ruby Tuesday y T.G.I. Friday’s usan BI para tomar decisiones estratégicas, como qué nuevos productos añadir al menú, qué platos quitar o qué locales deben cerrar.
- Wal-Mart usa grandes cantidades de datos y análisis para dominar la industria.
- Harrah's utiliza el business intelligence tanto para construir mega-casinos hasta para analizar la fidelidad de los clientes.
- Amazon y Yahoo se basan en la inteligencia de negocios para llevar a cabo cambios comerciales.
Capital One lleva a cabo más de 30.000 experimentos anuales para identificar a los clientes solventes y ofrecerles tarjetas de crédito.
2. Cómo el BI puede ayudarte
Cualquier empresa puede beneficiarse del uso del BI. A continuación, vamos a explicar una serie de utilidades, basadas en experiencias reales, que han servido para mejorar aspectos específicos de empresas de distintos sectores gracias a esta disciplina basada en el análisis de datos.
Optimización del stock
Los sectores con una marcada estacionalidad a menudo tienen importantes problemas para lograr optimizar adecuadamente el stock. Por ejemplo, si las ventas de un determinado producto se disparan en verano o durante las fiestas de navidad, resulta complicado almacenar la cantidad adecuada para maximizar los beneficios.
En este sentido, algunas empresas del sector conservero o de la alimentación en general han logrado aumentar la rentabilidad en cifras cercanas al 10 % mediante técnicas de BI basadas en:
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Implantación de algún sistema de soporte de la decisión (DSS).
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Análisis exhaustivo de los datos históricos de ventas e inventarios de productos almacenados.
Los datos obtenidos han hecho posible, en muchos casos, un rediseño mucho más eficaz y rentable de todo el proceso logístico y de almacenamiento productivo.
Fidelización de clientes
Los procesos de inteligencia de negocios son también muy útiles para detectar los clientes más rentables de, por ejemplo, una cadena de supermercados o de ropa, para posteriormente fidelizarlos.
Para ello es necesario el análisis correcto de una gran cantidad de datos para obtener el perfil ideal: edad, sexo, ubicación geográfica, estado civil, número de hijos, etc. Una buena forma de conseguir esta información puede ser la creación de «tarjetas descuento», donde el cliente debe facilitar una serie de datos personales para su obtención.
Las tarjetas de fidelización también sirven para conseguir este objetivo. Por ejemplo, si se trata de una perfumería, habitualmente piden datos como la marca de maquillaje que usa el titular o su perfume favorito. Con eso ya sabrán qué promociones le resultarán más atractivas.
Captación de nuevos clientes
Si ponemos como ejemplo el caso de una empresa de telecomunicaciones, el BI les puede servir para predecir la rotación que tendrán los clientes. De esta forma sabrán con antelación cuándo se darán de baja. Tomando como referencia los datos de facturación, las consultas de sus promociones y las visitas a la web centran sus esfuerzos en captar nuevos clientes que releven a los que saben que se van a ir.
Detección y corrección de desviaciones presupuestarias
No son pocas las empresas, sobre todo de gran tamaño, que sufren de importantes desviaciones económicas entre los parámetros estimados y objetivos planteados a principios de año y los resultados que realmente se producen doce meses después.
Un análisis de los objetivos estratégicos de la propia empresa mediante la implantación de un cuadro de mandos integral (Balance Scorecard) puede detectar, en poco tiempo, el motivo de estas desviaciones y posibilitar su rápida corrección.
3. Ventajas del BI para las empresas
La inteligencia empresarial puede ayudar a cualquier empresa, sea del tamaño que sea y se dedique al sector que se dedique, a planificarse, organizarse, detectar cambios en las ventas, ingresos y gastos, a identificar los cambios de conducta de los consumidores, a detectar nuevas oportunidades, a conocer sus puntos fuertes y débiles, a corregir errores e, incluso, a saber cuándo se puede ir de vacaciones. Todo ello les ayudará a tomar las mejores decisiones.
Y es que para crecer en el entorno corporativo, es necesario tener la mejor información y eso significa abrazar el Business Intelligence en la mayor medida posible.
El BI nos lleva a realizar un proceso que se fundamenta alrededor de cinco fases: recolección de información, organización de la misma, análisis, compartición y monitorización. Si una compañía pasa por este proceso completo, obtendrá el mejor rendimiento y se podrá evolucionar de forma significativa, incluso por encima de la competencia.
4. BI y gastos de viaje de empresas
Son muchas las empresas que tienen gastos de viaje. Pues bien, hay herramientas que ayudan a conocer dónde se producen los mayores gastos de viaje. Al analizar los resultados se pueden llevar a cabo estrategias para reducir el presupuesto.
En este sentido se puede comenzar aplicando el BI a la contabilización de un grupo de gastos que raramente no están presentes en un viaje de empresa, como el kilometraje de los desplazamientos, las dietas, los gastos generales que se realizan con la tarjeta de crédito de la empresa y las tasas de alojamiento. Comprender y analizar esta información a través del proceso que hemos detallado antes ayudará a mejorar en los resultados del negocio.
Siguiendo con los desplazamientos, una empresa de transportes puede utilizar las herramientas de BI para saber en qué gasolinera de la ruta el combustible es más barato o por dónde tienen que ir sus conductores para llegar antes.
Para una gran cantidad de empresas los gastos de viajes son fundamentales, puesto que ejecutivos y especialistas de diversos departamentos tienden a moverse entre distintos destinos para visitar a sus clientes. Por ello es importante que cuando se introduzca la estrategia de Business Intelligence también se tenga en cuenta la actividad que se realiza en estos viajes y en especial teniendo los gastos como factor de referencia principal. Al estudiar esta información vamos a tener la posibilidad de aprender de cuáles son los focos de gastos principales y cómo podemos reducirlos o mejorarlos de manera que en los próximos viajes el presupuesto se reduzca de forma considerable.
5. Captio: Business intelligence y gestión de gastos de viaje
Hablar de inteligencia empresarial y gestión de gastos de viaje de empresa es sinónimo de Captio. Y es que la plataforma permite aportar algunas de las virtudes tradicionalmente asociadas a la transformación digital.
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Digitalización. Gracias a un proceso totalmente digitalizado de captura, revisión y contabilización de los gastos de viaje de empresa; se agiliza todo el proceso de reporte, supervisión y contabilidad.
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Ahorro de costes. Los procesos digitalizados como el que ofrece Captio conlleva una eficiencia en la gestión de recursos ya que suponen una mejora de procesos que se traduce en ahorro de costes. Menos tiempo, menos dinero, menos papel y más eficiencia.
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Aumento de la comunicación. El hecho de conectar los distintos flujos de reporte conlleva una comunicación más fluida y a tiempo de los gastos de viaje. Por tanto, se reportan a tiempo y también se contabilizan de manera más ágil.
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Mejora de la eficiencia. El uso de Captio permite sumar eficiencia a un proceso como el de gestión de los gastos de viaje de empresa que suele asociarse a trabajo administrativo que no conlleva valor añadido, aunque es necesario.
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Mayor conectividad. La plataforma Captio a través de la app hace que gestionar los gastos de viaje de empresa sea tan intuitivo que puede realizarse del móvil. Además, con la app de Captio el trabajador en movilidad puede gestionar dichos gastos cuando y donde quiera.
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Más control. La transformación digital permite que procesos manuales se conviertan en procesos digitales y automatizados. Con lo cual, es mucho más fácil detectar un posible error o fraude. Este es el caso de Captio, que permite aportar mucho más control a los gastos de viaje y, por tanto, evitar posibles fraudes.
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Conocer las necesidades del cliente/usuario. Captio es una plataforma en continua evolución y con apuesta firme por la innovación. Una innovación que es fruto de una una escucha atenta de las necesidades del usuario.
