Aunque cada proyecto de inteligencia de negocios o BI es único y responde a unas particularidades técnicas y procesos de ejecución distintos, es posible definir unas etapas o fases, así como una serie de características que son comunes a casi todos.
Los proyectos de BI responden siempre al mismo objetivo básico: dotar a la empresa u organización de los medios necesarios para que pueda tomar las decisiones estratégicas y operacionales más adecuadas tomando como base el análisis de datos.
La principal pretensión de todo proyecto de BI es que cualquier persona con responsabilidad o poder de decisión en una empresa disponga de información adecuada, precisa, relevante, y, en definitiva, convertida en un instrumento válido y útil como base, refuerzo o argumento en la toma de decisiones importantes para la organización.
La mejor garantía de que un proyecto de BI sea útil y realmente funcional es estructurarlo en diversas etapas bien definidas, cada una de ellas con unos objetivos específicos y un procedimiento propio.
Etapa 1. Definición de objetivos y necesidades
La etapa inicial consiste en la realización de un análisis de las necesidades tanto actuales como futuras de la organización. A partir de dichas necesidades, se deben definir unos objetivos específicos enfocados a su solución y satisfacción.
Es un fase clave del proceso y se debe caracterizar por la precisión, ya que, además de la definición de las necesidades y objetivos, se deben determinar qué decisiones concretas se quieren tomar y qué tipo de información se necesita y cuáles son las variables en qué se basará su análisis.
Etapa 2. Elección de la metodología y herramientas a utilizar
A continuación, y siempre en función de los objetivos y necesidades, se debe elegir la metodología concreta y las herramientas de BI a utilizar, lo cual implica también la formación y puesta en marcha de los equipos de trabajo.
Los objetivos del proyecto son lo que marcarán si, por ejemplo, la metodología e instrumentos utilizados deben estar enfocados, por ejemplo, a la detección de errores, la representación de flujos de trabajo o, quizás, la generación de nuevas ideas.
Etapa 3. Establecimiento del programa de trabajo
De forma detallada, precisa y clara se deben definir todas las acciones a realizar, así como la infraestructura y recursos necesarios para dar cobertura a la metodología de análisis de datos elegida. así como los plazos de ejecución.
Etapa 4. Acciones de presentación
La siguiente etapa consiste en elaboración y presentación de informes, reports, cuadro de mando, diagramas de flujos e infografías, de una forma muy visual, clara y esquemática, con el fin de facilitar el trabajo de los profesionales encargados de tomar las decisiones.
Esta etapa es tan importante como, en ciertas ocasiones, injustamente poco valorada. Esto conlleva que, con relativa frecuencia, un proceso de BI muy bien ejecutado acabe perdiendo muchos enteros por culpa de una pobre presentación. Esta tarea debería ser ejecutada por expertos en diseño.
Etapa 5. Ejecución del sistema, formación y soporte
La ejecución de un proceso de BI sólo será útil si la información, correctamente analizada, llega a las personas con capacidad de decisión en el soporte adecuado. Pero estas sólo podrán sacarle el máximo partido a todo el proceso si previamente reciben la formación y el soporte técnico adecuado, tanto en las herramientas como en las técnicas de correcta interpretación de los datos.
