Son habituales en el mundo de la empresa cuando un trabajador prepara su futuro viaje de negocios. La gestión de gastos de viaje no existe sin este paso previo: los anticipos. Te damos una opción más fácil para gestionarlos, desde la app móvil de Captio.
Los informes de gastos contienen habitualmente una asignación de anticipos en efectivo para los trabajadores que los soliciten. Pero cada vez que un trabajador reporta una nota de gastos de viaje para obtener un anticipo se encuentra con un circuito costoso y lento hasta que se consiguen cuadrar todos los importes.
Reportar gastos como trabajador y validarlos desde la empresa siempre lleva consigo un margen de error y dificulta el proceso, por lo que la revisión del importe real gastado en comparación con el anticipo se convierte en una tarea insegura y difícil de ajustar.
Además de todos los gastos registrados durante un viaje de negocios al extranjero, los anticipos también tienen un espacio en la app móvil de Captio. Se puede obtener la visión global de los fondos y los gastos de viaje, con los flujos de aprobación de anticipos y los importes reales gastados. Todo el proceso se ve reducido a unos minutos.
El reporte cuenta con estos sencillos pasos: Solicitas un anticipo a través de la plataforma, el responsable lo aprueba y desde este mismo momento queda relacionado con el trabajador y sus gastos.
Cuando elaboras, como viajero, tu nota de gastos para el reporte, Captio tiene en cuenta la cantidad recibida previamente, gestiona automáticamente los cambios de divisa, y gestiona las transformaciones pertinentes para que todo cuadre perfectamente en la nota de gastos. Además puedes añadir capturas de imágenes y asociarlas a los gastos entrados manualmente. Y sí, lo has leído bien, podrás asociar más de una captura a un gasto registrado. Esto puede ser útil en casos un poco especiales, como por ejemplo las facturas de más de una página. Esta funcionalidad dependerá de la configuración que la empresa desee aplicar a sus usuarios.
Control de workflows de anticipos según importe
Ahora la solicitud de anticipos puede configurarse para saltar etapas de aprobación en base al importe del anticipo que se solicite. El administrador podrá especificar un importe mínimo que hará que algunas etapas del workflow sean omitidas o respetadas según si el importe del anticipo es menor o mayor al especificado.
Ventajas de la funcionalidad de anticipos
La funcionalidad de anticipos en la app móvil es válida para todos los usuarios que los quieran solicitar, tanto desde iOs como desde Android.
La aplicación de Captio facilita el proceso de contabilidad por el que transcurre el trámite obligatorio para todo trabajador que deba reportar sus gastos de viaje al extranjero por distintas razones:
- Puedes especificar los días de viaje para ver el importe que recomienda tu empresa.
- Puedes asociar tantas capturas de imágenes como quieras a los gastos registrados.
- Puedes saber si el importe excede el recomendado u obligatorio en base a la política de gastos de tu empresa.
- Dispones de la información, en todo momento, del estado de tramitación del importe, en qué punto se encuentra.
- Te permite visualizar los cambios de divisa, gestionados automáticamente por la app.
- Puedes revisar qué parte del anticipo ha gastado el trabajador, si eres el administrador.
- Te permite obtener una visión global de los fondos y los gastos de viaje, con los flujos de aprobación de anticipos y los importes reales gastados, sin margen a duda y con todos los gastos ajustados.
Te recordamos que esta funcionalidad solo es visible y accesible si antes has activado los anticipos (Disponible en el Plan Corporate y Enterprise).
