Cómo hacer una nota de gastos

Como ocurre con muchos otros procesos, la forma de realizar una nota de gastos puede variar sustancialmente de una empresa a la otra. Pero igualmente hay una serie de conceptos, requisitos y aspectos que son compartidos en la inmensa mayoría de los casos. Te explicamos estos puntos básicos.

1. ¿Qué es una nota de gastos?
2. Infografía: Las 7 cosas que nunca pensarías de tu nota de gastos
3. El proceso de generación de la nota de gastos
4. Problemas derivados
5. Los límites de la hoja de gastos Excel
6. Claves para generar una hoja de gastos perfecta
7. Ventajas de la hoja de gastos 3.0
8. La herramienta definitiva para la gestión de notas de gastos

1. ¿Qué es una nota de gastos?

Las hojas o notas de gastos son documentos en papel o digitales que usan los trabajadores para notificar y solicitar el reembolso a su empresa de los gastos que han realizado en relación con su trabajo. Habitualmente son gestionadas por el departamento de administración. Este suele definir el formato, metodología, reglas e información necesaria para poder justificar y gestionar adecuadamente los gastos en concepto de dietas.

Los distintos campos

Las empresas definen los campos necesarios para la justificación de un gasto dentro de un informe. Los campos básicos y que podrían considerarse estándar son los siguientes:

• Nombre del proveedor.
• Concepto del gasto.
• Importe.
• Fecha.

La mayoría de empresas establecen, además, una serie de campos adicionales con el objeto de obtener una mayor información y mejorar la gestión. Estos pueden ser la asignación de categorías o centros de costes vinculados a cada gasto.

2. Infografía: las 7 cosas que nunca pensarías de tu nota de gastos 

Desde Captio encargamos un estudio a la consultora Sales Cloud Team para conocer el uso que hacían las empresas españolas de las hojas de gasto en la gestión de los viajes. En esta infografía gratuita descubrirás que hacer una nota de gastos es una tarea muy común en todas las empresas.

3. El proceso de generación de la nota de gastos

En la elaboración de hojas de gastos distinguimos tres etapas claramente diferenciadas:

1. La redacción de la nota: normalmente la realiza el empleado que ha realizado los gastos, tomando como referencia las facturas o tiques que ha ido recopilando.

2. Control/supervisión de la misma: a través de un auditor (interno y/o externo) la empresa comprueba que esos gastos sean reales y se ajusten a las políticas establecidas.

3. Incorporación de los datos en la contabilidad general de la empresa y a otros sistemas de gestión: el último paso consiste en trasladar los datos ya validados de las notas de gastos al sistema de contabilidad de la empresa para proceder, posteriormente, al reembolso a cada empleado.

4. Problemas derivados

La generación de hojas de gasto es un proceso muy común en la mayoría de empresas. Se calcula que el 60% de empresas tiene hasta el 20% de trabajadores rellenando este tipo de documentos habitualmente.

La gestión de las hojas de gasto suele llevar aparejados una serie de problemas muy comunes y claramente identificados:

• La elaboración de las notas de gastos supone un considerable tiempo de trabajo, una hora al mes de media por empleado.

• La calidad de este trabajo no aporta valor añadido ni productividad a la empresa.

• La mayoría de trabajadores perciben la elaboración de hojas de datos como una tarea pesada.

• El fraude en la elaboración de notas está muy generalizado y su control es ineficiente, complejo y costoso.

5. Los límites de la hoja de gastos Excel

Uno de los documentos más usados para el reporte de gastos es la hoja de gastos Excel, es decir, utilizando este formato para el reporte de los gastos. Este es el método tradicional, el de toda la vida, que ha aportado muchas ventajas a la gestión de los gastos de viaje. Aunque, también es cierto, supone una serie de limitaciones importantes.

La más destacada es su gestión manual. Aunque sí es cierto que la hoja de gastos es digital, el trabajador tiene que rellenar la hoja de gastos Excel, guardar los tiques en papel y hacerlos llegar físicamente a la persona responsable de supervisión.

Con la documentación en mano, esta persona tendrá que revisar manualmente la hoja de gastos y, después, proceder a su contabilización, también de forma manual. Así pues, su gestión no es muy distinta de lo que sería si fuera en papel.

Otro límite importante es la falta de flexibilidad. Aunque se esfuerce por hacer una plantilla que se ajuste al máximo a las necesidades de la empresa, siempre pueden salir casos u ocasiones en los que se necesite de una hoja de gastos más flexible, que permita ciertos cambios o adaptaciones.

Pero cambiar uno de estas hojas de gastos Excel no es tan sencillo. Si tienes que hacer un pequeño cambio se debe realizar también en todas las plantillas de todos los trabajadores o bien se dificultará el análisis y gestión posterior. Y tener varias versiones de la plantilla en circulación provoca el aumento de errores y problemas con la gestión. 

La falta de integración con los otros sistemas de la empresa y los flujos de trabajo es otra carencia que se hace evidente en este modelo. Si la nota de gastos no está integrada con los otros procesos de la compañía, como la contabilidad, la gestión de proyectos o clientes, etc., la gestión de los gastos se convierte en un proceso aislado. Esto lo hace más ineficiente, más complicado y más costoso en cuanto a tiempo pero también a nivel económico.

6. Claves para generar una hoja de gastos perfecta

Ya se ha realizado un análisis de las distintas etapas que intervienen en el circuito de elaboración, control y gestión de las hojas de gastos, así como de los problemas más comunes. Ahora se pueden identificar las tres claves básicas para elaborar hojas de gastos sin errores, óptimas y eficaces:

1) Definir una exhaustiva política de gastos e informar a los empleados.

La información es la clave del trabajo bien hecho y la productividad. No se puede exigir que un empleado elabore correctamente sus notas de gastos si antes no se le informa correctamente. Esto se puede hacer a través de manuales y un buen plan de comunicación de los requisitos de la empresa: conceptos admitidos, fijación de topes, etc.

También se debe establecer la forma correcta y concreta de justificar los gastos, evitando caer en una sobrecarga de datos. Con el objeto de evitar malentendidos, falta de coincidencia en las interpretaciones y fraudes es imprescindible definir, de la forma más completa y exhaustiva posible, la política de gastos y dietas de la empresa, tanto en viajes como en otros conceptos.

2) Evitar el fraude interno.

Según el informe anual realizado por Captio sobre el impacto del fraude interno en la gestión de los gastos, 3 de cada 4 organizaciones se sienten angustiadas por el fraude dentro de su empresa. Además, otros estudios cifran en un 47 % el porcentaje de empleados que inflan habitualmente sus gastos entre 10 y 15 euros mensuales de media.

A través de una buena comunicación a los empleados de las políticas de empresa o, dicho de otro modo, de las reglas del juego, se puede evitar en gran parte el fraude, sobre todo el no intencionado.

En lo que respecta al fraude que el empleado lleva a cabo de forma consciente, este puede evitarse, fácil y muy eficazmente, con la utilización de algún software específico de gestión automatizada de control de gastos.

El uso del papel y la entrada manual de gastos, ya sea durante la elaboración de las notas por parte de los empleados como en su control e incorporación a la contabilidad central, es un proceso que se ha demostrado ineficaz y propenso a errores. Por este motivo, para lograr una hoja de datos perfecta es básico utilizar un software para dispositivos móviles que automatice los procesos.

3) Automatizar los procesos.

Para lograr una buena gestión de hojas de gasto es preciso equilibrar y relacionar dos perspectivas diferentes: la del empleado que las genera y la de la empresa. Este objetivo es mucho más fácil de lograr, de una forma rápida y fluida, en entornos automatizados mediante un software específico de gestión y control de gastos.

Con este tipo de aplicaciones basta con hacer una foto de los tiques y facturas y el sistema se encarga de: identificar los datos, detectar todo lo que no se ajuste a los parámetros de gasto de la empresa (posibles fraudes) e, incluso, incorporar los datos automáticamente a la contabilidad general.

A partir de ahí, una nota de gastos no puede ser validada hasta que se hayan comprobado, entre otros aspectos, la veracidad de los gastos que se ajusten a las políticas de las empresa y que estén debidamente justificados. Todo ello supone una gran inversión en tiempo y recursos.

Cada empresa tiene sus normas y requisitos para que los supervisores o auditores le puedan dar el visto bueno y, por lo tanto, ser reembolsado al empleado. Por regla general se suele tener en cuenta los siguientes requisitos para cada gasto de representación o de desplazamiento:

1. Estar debidamente justificado: para todos y cada uno de los gastos en concepto de comidas, desplazamientos, detalles con clientes, etc., se debe aportar el documento justificativo correspondiente (factura o tique) con, al menos, los siguientes datos básicos: datos completos del emisor de la factura, concepto, fecha e importe.

2. Cumplir con la política y requisitos establecidos por la compañía: los topes y otras condiciones, que hemos detallado en un punto anterior, para cada tipo de gasto. Es lo que se conoce como política de gastos y, por lo tanto, es preciso comprobar si cada uno de los conceptos que aparecen en las notas se ciñen a los parámetros y requisitos establecidos. Esto puede incluir, por ejemplo, un máximo de 25 euros por persona para las comidas o un tope para regalos o detalles con clientes.

3. La entrega dentro del plazo fijado: la mayoría de las empresas tienen fijados unos plazos o límites para que sus empleados presenten sus correspondientes notas de gastos, que una vez superados ya no son reembolsables. Por lo tanto, otra de las tareas del proceso de validación consiste en comprobar que no se produzca algún tipo de desfase cronológico.

4. No estar sujeto a ningún tipo de irregularidad: también hay que detectar si, de manera voluntaria o por simple despiste o desconocimiento de la política de la empresa, se comete algún tipo de irregularidad: exceso de gasto, compra de artículos no admitidos, invitaciones a personas no relacionadas con la empresa, gastos que no tengan relación con el departamento de marketing, relaciones públicas o con la fuerza de ventas, justificantes insuficientes o fuera de plazo, etc.

La falta de recursos o de tiempo suficiente se traduce, en muchas empresas, en unas validaciones de las notas de gastos incompletas, ineficaces e insuficientes. Para un correcto análisis y validación de los gastos de desplazamiento y representación es necesario que se den una serie de factores:

• Tiempo suficiente para realizar el trabajo.

• Exhaustividad por parte del supervisor o auditor.

• Unas directrices y políticas de gasto claras, bien detalladas y conocidas por parte de los empleados.

• El uso de alguna aplicación informática específica de gestión de gastos que permita la automatización de la generación y control de las notas.

7. Ventajas de la hoja de gastos 3.0

Hoy en día, todavía se siguen produciendo muchas ineficiencias con diferentes procesos manuales en la gestión de las notas de gastos, interviniendo diferentes personas y departamentos que manejan documentación física, la generación de incidencias en el procedimiento no deja de ser una tónica relativamente habitual. La gestión digital de este tipo de trámites ha venido a resolver buena parte de los problemas.

En buena parte de las empresas, la movilidad de sus trabajadores para el desempeño de sus funciones supone un importante volumen de gastos para la empresa, no solo en términos monetarios sino también en el número de tareas que se deben realizar para su correcta gestión. Con el fin de aumentar la eficiencia de las mismas, la adopción de procesos digitales ha mejorado sustancialmente la situación preexistente.

Podemos destacar estos bloques donde se han detectado progresos favorables:

• Comisión de errores y facilitación en la corrección de los mismos: todos los procesos manuales llevan implícitos la posibilidad de comisión de errores (numéricos, de lectura, etc.) o de pérdida de documentos que en un proceso digital son más fácilmente evitables debido a la mecanización. O subsanables en caso de que se produzcan.

• Disminución de la carga de trabajo para el departamento de administración: otra ventaja clara que se produce es la reducción del tiempo destinado por parte de los departamentos encargados de la gestión de esta operativa. Suelen ser el de Recursos Humanos o el de administración. O en ocasiones, varios de ellos están de alguna forma implicados.

• Mantenimiento de un registro permanente de los mismos: a diferencia de los registros manuales de facturas, con la gestión digital se puede mantener más fácilmente un registro permanente de los mismos. Con una accesibilidad mucho más sencilla para los usuarios que lo requieran. Se cumple así además con los requisitos solicitados por parte de las administraciones públicas, que solicitan frecuentemente a las empresas diferentes justificantes relacionados con trámites derivados de impuestos u otras gestiones.

• Supervisión de todos los implicados en el proceso: en empresas de cierto tamaño, es usual que el procedimiento de gastos deba ser supervisado por diferentes departamentos y personas. Ya sea de forma general en todos los gastos o esporádicamente solo para determinados casos. En ese sentido, un proceso digital facilita de forma importante el proceso puesto que el avance de las tecnologías actuales agiliza ese acceso a cualquier interesado.

• Flexibilidad: una de las principales ventajas de esta evolución de la hoja de gastos tradicional es la flexibilidad que le caracteriza. Es decir, se adapta a las necesidades de la empresa solucionando problemas comentados anteriormente por falta de esta. 
  

• Digitalización: con la ayuda de un software de gestión de gastos viaje se implementa un proceso digital 100%, es decir end-to-end. Además se termina con el uso del papel en caso que la solución esté homologada por la AEAT ya que la copia digital es válida a todos los efectos legales. De esta manera se consigue un reporte, supervisión, aprobación y contabilización de los gastos 100% digital.

• Integración: una de las virtudes de esta nueva generación de la hoja de gastos 3.0 es la integración con el sistema contable, ERPs, softwasres de RRHH, etc. De esta manera se consigue un flujo de gestión totalmente unido que, sin duda, suma eficiencia al proceso.

• Inteligencia de los datos: otro de los puntos fuertes de la hoja de gastos 3.0 es la capacidad de obtener datos y de allí obtener una visión clave de todo el proceso de gestión de gastos de viajes que nos va a permitir tomar decisiones estratégicas al respecto.

• Mejor comunicación: la hoja de gastos 3.0 dota de comunicación fluida al reportados y al supervisor de gastos. El trabajador puede tener visibilidad del estados de la revisión de sus notas de gastos, y en caso de dudas, el supervisor puede consultar al reportador acerca de los gastos que le ha transmitido.
  

8. La herramienta definitiva para la gestión de notas de gastos

Captio te permite convertir la gestión de las notas de gastos en un proceso ágil, rápido y eficiente. Todo empieza con la generación de un gasto por parte de un trabajador en movilidad. Gracias a Captio, puede fotografiar el tique en el mismo momento desde su smartphone, para que el software procese el documento automáticamente.

Por una parte, el lector automático de caracteres (OCR por sus siglas en inglés) extrae toda la información sin necesidad de la intervención manual del trabajador; por otro lado, la captura realizada está homologada por la Agencia Tributaria, por lo que sustituye a nivel legal al justificante original. Así, el trabajador no tiene que guardar el tique original, que a menudo se extravía, se daña, se borra...

Cuando quiera presentar su informe de gastos, el trabajador simplemente tiene que seleccionar los tiques que desea reportar desde su móvil o desde su ordenador. Captio generará la hoja de gastos de forma automática y la hará llegar a la persona que lo tiene que supervisar. ¡Así de simple!

En cuanto al supervisor, no se verá colapsado con la recepción de cientos o miles de tiques en papel, enviados por todos los trabajadores, que se tienen que revisar, aprobar, contabilizar y archivar uno a uno. Con la recepción de la hoja de gastos en Captio, dispondrá de un sistema de alarmas que le avisará cuando un tique no corresponda con las políticas de gastos establecidas. La revisión de cientos de justificantes y la aprobación de las notas de gastos se puede hacer con unos pocos clics, ahorrando horas y horas de trabajo.

Las copias digitalizadas de las notas y de los justificantes quedan guardadas en la nube, por lo que no hay que archivarlas, si bien están siempre disponibles de forma fácil y rápida. Y la integración de Captio con los otros sistemas o procesos de la empresa permite ahorrar tiempo y recursos en tareas como por ejemplo finanzas o contabilidad.

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