El proceso de gestión de facturas de proveedores es una de las ocupaciones que absorbe más tiempo al director de finanzas de una empresa. La clave para mejorar los resultados? La automatización. Te mostramos las seis principales ventajas que confirman que este va a ser el camino a seguir a partir de ahora.
Como es sabido, el crecimiento de una empresa va vinculado al desarrollo de la tecnología que, a su vez, contribuye a mejorar el flujo de trabajo de los empleados. Recientemente se ha observado que una de las tendencias creciente en los departamentos de finanzas es la aplicación de la automatización de facturas frente a los procesos manuales tradicionales, tediosos pero necesarios al fin y al cabo.
El gran paso para obtener resultados más óptimos, prácticos y eficaces con los clientes de un negocio, sin duda, ha sido deshacerse del antiguo proceso y adoptar la automatización de facturas de proveedores. Además, su adopción ha conferido eficiencia y un buen ahorro de tiempo y dinero a la empresa.
Si todavía no conoces este proceso o te estás planteando incorporarlo a tu lista de tareas habituales del Departamento de Finanzas que diriges, lee este artículo. Te argumentamos las seis principales ventajas que brinda el cambio hacia la automatización de facturas de proveedores.
1. Mejora el control interno y la gestión documental
¿Has oído hablar de las soluciones paperless? La creación de una oficina sin papeles es el horizonte visible gracias a un proceso automatizado de gestión de facturas. Una de las grandes ventajas de pasarse a la automatización de facturas de proveedores es que mejora la gestión documental con un buen control interno de las facturas a pagar (pedidos emitidos, bienes o servicios recibidos) y, por ende, previene pagos duplicados y ayuda a reducir la probabilidad de perder facturas. También es útil para eludir el retraso en los pagos y las consiguientes sanciones en la empresa.
En definitiva, la automatización de los procesos de gestión de facturas facilita compartir la información generada con todos los perfiles de la empresa que necesitan utilizarla.
2. Mejora la experiencia con la atención al cliente
La satisfacción del cliente mejora porque su experiencia como usuario es más eficiente y rápida de lo habitual. Si tu empresa ofrece productos y servicios, para procesar las compras y los pedidos de tus clientes te hace falta un buen software. La relación con tu clientela, sin duda, habrá mejorado y recibirás opiniones de calidad por parte de tus clientes y proveedores.
Con un buen sistema de automatización de facturas de proveedores no necesitarás la intervención de diferentes empleados para gestionar esta tarea y se podrán dedicar a otras gestiones más creativas o imprescindibles.
3. Reduce errores y favorece el cumplimiento de la normativa
En una actividad manual y repetitiva tan tediosa como irreemplazable se suelen cometer errores. Lo que se conoce como trazabilidad de las facturas, es decir, la capacidad de reproducir el historial de un producto con el objetivo de localizar el origen de los problemas que puedan surgir en su elaboración y evitarlos en un futuro, se ve perfeccionada gracias a la elección de una buena plataforma de software. Sin una buena plataforma, es difícil trazar y visibilizar el “ciclo de vida” por el que pasa cada documento y cada trámite. A modo de ejemplo, una de sus funcionalidades es que se pueden programar facturas para que se puedan emitir en una fecha determinada y con un remitente fijo.
En conclusión, la eliminación del antiguo proceso manual significa, a la práctica, una reducción de un 99 % de errores habituales y conlleva un sendero fácil hacia el cumplimiento de la normativa.
4. Aporta felicidad y productividad a los empleados
La productividad de los empleados de una oficina disminuye si la actividad es desmotivante, estresante y perezosa. Y si, además, la cantidad de flujo de trabajo aumenta con el paso de las horas, se pierde agilidad y fluidez en el proceso.
Sin embargo, con el apoyo de un programa de software potente que permita la automatización de facturas de proveedores, las diferentes tareas innecesarias implícitas al proceso manual se reducen y los empleados ganan tiempo para centrarse en actividades más relevantes para la empresa.
En conclusión, se incrementa la motivación, la efectividad, la productividad, la rentabilidad y la felicidad entre los trabajadores. Un clima favorable al acceso de una información fiable y a la toma de decisiones importantes para la empresa.
5. Ahorra tiempo y dinero
Como ya se ha apuntado anteriormente, la reducción del tiempo en este proceso es clave para dedicarlo a otras tareas de mayor valor añadido. Pero no solo se ahorra tiempo en este sentido, también es un valor que facilita la gestión y planificación de presupuestos, de modo que favorece el flujo de dinero en caja. Se ha comprobado que las empresas tienen la oportunidad de pasar de 8 días en procesar una factura a 3 días con un proceso automatizado.
Otros aspectos que prosperan en este aspecto son la rapidez en el procesamiento de facturas, y el cumplimiento de los plazos de los pagos a los proveedores, sin retrasos, algo que ayuda a evitar posibles sanciones en la empresa y la ubica en una mejor posición para negociar o renegociar condiciones con los proveedores.
La calidad frente a la cantidad. Al reducir las numerosas tareas que acarreaban los empleados hasta ahora, ahora pueden agilizar el trabajo y centrarse en las ocupaciones de las que son competentes profesionalmente, y obtienen unos resultados de mayor calidad con menos inversión de tiempo.
6. Se obtienen más herramientas y datos
Gracias a la automatización de facturas de proveedores, consigues más herramientas que complementan tu trabajo como una base de datos con recordatorios de pagos, una opción para verificar deudas, ingresos, compras o pedidos, ventas, etc.. En conclusión, obtendrás una imagen clara y precisa del gasto, los volúmenes y los tiempos de ciclo de las facturas de tu organización, que permite a tu equipo de AP negociar con los proveedores y tomar decisiones basadas en datos.
