Uno de los conceptos directamente asociados a una gestion del tiempo adecuada es la planificación. Pero, ¿qué prácticas pueden favorecer una buena planificación? En este artículo encontrarás algunos consejos.
Para conseguir una buena planificación comercial hay que tener en cuenta que son necesarios tres pilares: una buena agenda, contar con procesos y, sobretodo, una buena gestión del tiempo. A continuación te facilitamos algunas de las claves a tener en mente para conseguir una buena planificación:
1. El primer paso para tener una gestión del tiempo óptima es la definición
Es decir, es necesario determinar metas, tareas, prioridades, plazos, etc. Una vez dibujados estos objetivos, el siguiente paso es programar las acciones.
Para asegurarte de que los objetivos que te has propuesto te van a dar la fuerza que necesitas para conseguirlos, conviene pasarlos por el filtro CAMP. Tienes que comprobar que tus objetivos sean:
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Concretos: un objetivo tiene que ser específico, ser tan claro que no tienes que tener ninguna duda de si los has conseguido o no.
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Alcanzables: debe suponer un reto para que te motive, pero no debe de ser imposible de conseguir.
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Medibles: es muy importante poder controlar el progreso de tu objetivo. Poder medirlo y ver el avance de lo que estás haciendo te anima a seguir hacia la meta final.
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Plazos: si no ponemos fechas a nuestros objetivos es más fácil ir dejándolo para otro momento, por lo que ponerles fechas es una clave básica para realizar nuestras tareas.
2. Programar el largo plazo para llegar al corto plazo
Aunque el ritmo de trabajo es muy rápido y, habitualmente, los objetivos de la empresa requieren unos resultados inmediatos, es muy importante planificar a largo plazo. Este tipo de planificación estratégica nos va a permitir cumplir con nuestra planificación anual, mensual, semanal y diaria.
Lo ideal es un calendario trimestral o incluso anual donde puedas apuntar las fechas señaladas: reuniones importantes, entregas, finalización de proyectos, viajes corporativos, etc. Esto te dará una visión global de tus objetivos que te ayudará a gestionar mejor tu tiempo y de cómo debes planificarte a medio y a largo plazo. El tiempo pasa más rápido de lo que parece.
3. La clave está en la priorización
Para poder gestionar el tiempo con eficiencia es necesario priorizar las tareas. Para priorizar correctamente hay que tener en cuenta la urgencia, interés, repercusión de las tareas y la fecha de inicio. Una vez detectada la importancia de las tareas se debe establecer un calendario de priorización marcando fechas exactas para su realización.
Por otra parte, también debemos tener en cuenta la importancia de llevar una agenda ordenada. Cada día se debe invertir en esta tarea que va a permitir mejorar la gestión del tiempo personal y del equipo. Así que algunas de las preguntas que el director comercial debe realizar a nivel personal, pero también a nivel de equipo, son:
- ¿Cuáles son los beneficios de realizar esta tarea?
- ¿Qué ocurrirá si no se realiza?
- ¿Realizar esta tarea está alineado con los objetivos y metas?
Responder a estas tres preguntas permite obtener una priorización global y concreta de las tareas que forman parte de la agenda diaria y poder planificar tanto a corto como a largo plazo.
Así pues, una buena planificación de las tareas es directamente proporcional a una adecuada gestión del tiempo. Sin duda.
Una vez hecha la planificación se puede aplicar la optimización de la gestión del tiempo en otros parámetros aplicables a la fuerza de ventas para aumentar la productividad. Hay que tener en cuenta las siguientes claves para poder gestionar el tiempo del equipo comercial de una manera racional, pero a la vez mantener la pasión por el trabajo bien hecho y por cuidar el cliente.
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Dedicar tiempo al cliente: las mejores empresas en productividad dedican más tiempo al cliente y menos a tareas administrativas. Es decir, los comerciales invierten más tiempo a la prospección, presentación de clientes, negociación y cierre de acuerdos.
Automatización: esta es una de las claves para mejorar la gestión del tiempo. Un ejemplo claro es la gestión de los gastos de viaje. El uso de una solución digital de gestión de gastos de viaje facilita el flujo de reporte, supervisión y aprobación de gastos ahorrando tiempo a los comerciales y dinero a la empresa. Además de ser una herramienta indispensable para el conocer los recursos invertidos en movilidad y tenerlos bajo control.
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Estructuración: habitualmente las empresas que obtienen mejores resultados en productividad distribuyen una cartera inferior de clientes por comercial. Así pues, el comercial puede dedicar más tiempo a analizar el potencial de sus clientes y buscan nuevas oportunidades.
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Gestión de cuentas estrella: estas cuentas clave necesitan una mayor atención. Por eso muchas empresas que destacan en cuanto a productividad en este aspecto reestructuran su fuerza de ventas y crean equipos de venta específicos para atender estas cuentas. De esta manera, si se consigue gestionar el tiempo y las tareas de los miembros de los equipos esta nueva estructura se convierte en una garantía de éxito.
Estas son algunas de las claves que pueden ayudarte a conseguir la combinación deseada por todo director comercial, eficiencia, resultados e implicación. Así que una de las premisas de la gestión óptima del equipo comercial es planea, organiza, dirige, evalúa y controla. Y, por supuesto, evita a toda costa una mala gestión del tiempo que puede dañar la productividad de tu equipo.
Puedes pedir una demostración para saber cómo Captio te puede ayudar a optimizar mejor el tiempo en la gestión de gastos de tu empresa.
