Los gastos de kilometraje pueden convertirse en un quebradero de cabeza para el trabajador en movilidad pero también para el departamento de administración. Descubre cómo Emburse Captio puede ayudarte a hacer una gestión más ágil y eficiente del kilometraje.
Gestión del kilometraje
Para el trabajador en movilidad durante la jornada laboral la gestión del kilometraje forma parte de su día a día. Una tarea que suele acumularse a final de mes, cuando se pasan los gastos, y que habitualmente se encuentra con dificultades como la pérdida de tiques.
En cambio, el hecho de contar con una plataforma digital de gestión de gastos de los empleados, como Emburse Captio, agiliza todo el flujo de gestión de los gastos de kilometraje desde el inicio hasta la validación por parte del departamento de administración.
Todo empieza con la sencilla captura del tique desde el smartphone, a través del sistema OCR, el justificante queda automáticamente guardado en la nube de la plataforma. Por tanto, ordenado y listo para poder formar parte de una nota de gastos cuándo y dónde se quiera a través de la app. Además, al ser una plataforma de gestión de gastos de empresa homologada por la Agencia Tributaria, no es necesario guardar el tique original en papel porque la copia digital es válida a todos los efectos legales. Para reportar gastos asociados con el kilometraje, el trabajador en movilidad tiene la opción de añadir el número de kilómetros recorridos y el sistema calcula directamente el precio final en base a la tasa de pago del kilometraje establecida por la empresa.
Por otro lado, desde el punto de vista de la supervisión, Emburse Captio ofrece la posibilidad de implementar alertas, en concordancia con la política de gastos de viaje de la empresa. De esta manera, la supervisión se convierte en una tarea mucho más ágil.
Finalmente, en el último paso de la gestión del kilometraje, es decir, la validación desde el departamento de administración, que supone el reembolso para el trabajador que se encuentra en movilidad, Emburse Captio mejora la rapidez y aporta orden, control y flexibilidad. Y es que además permite la integración de los gastos con el sistema contable de la empresa.
Emburse Captio y Google Maps
Emburse Captio, para mejorar la experiencia del usuario, ha incorporado la posibilidad de reportar los gastos de kilometraje mediante Google Maps en la app de Captio. Es tan sencillo como ingresar el punto de partida y de llegada, así como paradas intermedias. Además, también ofrece la posibilidad de seleccionar si el viaje es de ida y vuelta. De esta modo, Google Maps mostrará automáticamente la distancia y Emburse Captio calculará el importe total en base la tarifa de kilometraje de cada empresa.
En el caso de que la empresa tenga trayectos predefinidos se puede seleccionar el que coincida con la ruta.
Gastos de kilometraje con Google Maps
Con esta funcionalidad los usuarios pueden añadir sus gastos de kilometraje mediante app o web. De este modo, cuando alguien reporte manualmente un gasto de kilometraje, Captio calculará automáticamente el importe final del gasto en base la tasa de kilometraje predefinida por la empresa.
Gestión de tarifas de kilometraje
Algunas empresas asignan tasas de kilometraje distintas a otras (por rango profesional, por ejemplo). En este caso, Captio te permite crear distintas tasas por usuario o por grupos de usuarios. Puedes crear tantas tarifas como necesites.
A través del apartado de kilometraje del menú principal de la app puedes reportar gastos de kilometraje mediante Google Maps. Introduce el punto de partida, el destino final y cualquier parada intermedia que necesites. También puedes especificar si el viaje será solo de ida o ida y vuelta. Google Maps calculará la distancia automáticamente, mientras que Captio determinará el importe total según la tarifa de kilometraje establecida por tu empresa.
Rutas de kilometraje definidas
Es bastante frecuente que las personas que viajan hagan habitualmente el mismo trayecto. Para ello Captio permite a los administradores añadir estos recorridos habituales para facilitar la imputación de los gastos de kilometraje.
En el caso de que la empresa tenga trayectos predefinidos, se podrá seleccionar el que coincida con la ruta.
Características de la funcionalidad en web:
- Rutas predefinidas (Si se ha seleccionado una ruta predefinida y luego se crea una ruta con el mapa, se perderá la ruta predefinida y viceversa)
- Funcionalidad Drag & Drop para cambiar el orden de cada destino
- Vista satélite del mapa (sólo en la web)
