La adquisición de un producto costoso te hace plantear ciertas dudas que probablemente son difíciles de resolver en un centro de compra. Si hablamos de adquirir un software de gestión de gastos, todavía hay que hacerse más preguntas. En este artículo os contamos las cuatro preguntas clave que debéis haceros a la hora de tomar una decisión y ver con qué solución quedaros: ¿Captio o Concur?
A la hora de comprar algo caro, como un coche nuevo, los compradores más experimentados hacen un estudio de mercado comparativo para decidir cuál es la mejor compra. ¿Qué prestaciones me llevo por el precio que pago? ¿Cuánto consume? ¿Cuál es su capacidad de carga? Todas estas son cuestiones concretas y fáciles de averiguar, y a menudo es el propio vendedor quien las resuelve. Pero hay otros aspectos de los que no se va a hablar en el concesionario: ¿cómo de fiable es?, ¿cuánto cuesta el mantenimiento?, ¿se adapta bien a mis necesidades?
A los negocios les ocurre lo mismo con las adquisiciones de alto valor e infrecuentes, como el software empresarial. Las hojas de datos y los ejecutivos de venta pueden saber una parte de la historia, pero lo cierto es que las necesidades de cada organización pueden variar mucho de una a otra. Cuando compramos algo debemos ir más allá de lo que nos han contado y preguntarnos —y preguntar a nuestros colegas— cuál es la solución que mejor funciona para nosotros.
Y si hablamos de adquirir un software de gestión de gastos, en este artículo os contamos las cuatro preguntas clave que debéis haceros a la hora de tomar una decisión y ver con qué solución quedaros: ¿Captio o Concur?
¿Cuál es el coste de propiedad total?
Los costes de implantación y suscripción pueden no ser, ni de lejos, lo único por lo que vayamos a pagar durante la vida útil de una solución en particular. Es crucial tener una visión de conjunto de cuál será el coste global, y no sólo de lo que se paga de base. ¿Hay un coste adicional por todas y cada una de las funcionalidades que vayan más allá de los mínimos exigidos? ¿Será necesario pagar una importante suma por un servicio de consultoría cada vez que queramos implementar un cambio?
Captio incluye en su tarifa mensual la mayoría de prestaciones que otras empresas cobran aparte. Aquí, lo que decidas pagar al principio será lo que pagues siempre, desde las funcionalidades más básicas, como un lector OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para la transcripción de recibos, hasta un servicio de asesoramiento continuo para iniciativas de gestión del cambio con nuestro programa Emburse Solution Administrator. Sin sorpresas.
¿Esta solución está pensada para empresas como la mía?
Las soluciones de talla única no son ninguna panacea y a menudo implican que nadie consiga cubrir del todo sus necesidades. Las familias numerosas probablemente elijan un SUV o un monovolumen, mientras que a los solteros puede irles mejor un deportivo biplaza. ¿Por qué entonces hacer que todo el mundo tenga un sedán de tamaño mediano? Lo mismo ocurre con las soluciones tecnológicas para empresas. Si la oferta del proveedor es un sistema único para todo tipo de organización, lo más probable es que el sistema funcione bien para todo el mundo, pero genial para casi nadie.
Captio ha sido diseñado teniendo en mente las necesidades específicas de las compañías más punteras a nivel global, a las que ya hace la vida más fácil gracias a su motor flujos, alertas y aprobaciones con grandes posibilidades de configuración, a una interfaz en 8 idiomas, a sus sólidas funcionalidades de cumplimiento y fiscalidad local e internacional, a un equipo de soporte multilingüe 24 horas, o a las potentes funciones para el reembolso a nivel internacional.
Y si no necesitas un conjunto de herramientas tan grande, seguro que alguna de las demás soluciones que Emburse ofrece se adaptará perfectamente a tus necesidades. Nuestras soluciones empresariales de gestión de gastos y automatización de facturas se dirigen tanto a start-ups como a empresas de la lista Fortune 500, con que tanto si lo que necesitas es ese veloz deportivo o un SUV con la última tecnología, tus espaldas estarán cubiertas.
¿Cuántas personas querrán hacer uso de la solución en sus dispositivos móviles?
La mayoría de los usuarios comenzarán a gestionar sus gastos en un dispositivo móvil, probablemente con la captura y subida de algún recibo, y lo cierto es que, para muchas soluciones de gasto, la cosa se queda ahí. Esto se debe a varias razones.
La primera de ellas es que muchas de las soluciones de OCR son lentas o poco precisas. Además, dependen de la verificación humana para cada recibo, lo que a menudo implica que la extracción y el mapeo de los datos en el programa de gastos tarde varios minutos, o incluso horas. A menudo, este retraso supone que el usuario posponga el registro de gastos. Por otro lado, muchas de las aplicaciones de gastos nativas de iOS y Android presentan limitaciones. Puede que no tengan el nivel de funcionalidad que la versión completa, que estén desactualizadas, o que no estén disponibles en todos los idiomas. Todo esto supone un obstáculo para la adopción y un empeoramiento de la experiencia de usuario.
Captio se ha diseñado como una solución de gestión de gastos centrada en el móvil. La tecnología de transcripción de recibos de Emburse Captio, rapidísima y superprecisa, especialmente si se combina con las alertas de tarjetas de crédito en tiempo real y la conciliación automática, hace que un gasto pueda transferirse del recibo a la nota en cuestión de segundos, por lo que los usuarios pueden completar todo el proceso de una sola vez. La solución también adopta un innovador enfoque híbrido de app móvil: los usuarios pueden beneficiarse de las opciones de seguridad de una app de iOS o Android, como la autenticación SSO o el inicio de sesión unificado, y combinarlas con las potentes funcionalidades de la versión completa. Todo lo que pueda hacerse desde un portátil se podrá hacer con la misma facilidad desde el móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
¿Piensas recurrir mucho al servicio de atención al cliente y soporte?
Hay conductores a los que les encanta cambiar ellos mismos el aceite del coche, que no necesitan ningún tipo de soporte adicional y se conforman con dejarlo listo y olvidarse. Pero esto cada día ocurre menos, especialmente con los coches más modernos.
Ocurre lo mismo con un software. Si bien hay empresas que rara vez utilizan servicios adicionales y de soporte, cuanto mayor sea la implantación, más complejas serán las necesidades y mayor probabilidad habrá de procesos de gestión del cambio en el futuro, ya sea por los nuevos mercados, los proveedores de tarjetas o de viajes, o cualquier otro cambio en la configuración.
No necesitamos un simple proveedor de software, sino un partner con el que poder trabajar en cualquier escenario en el que nos encontremos para así aprovechar al máximo la solución seleccionada. Cuando eres uno de los miles de clientes de un proveedor —muchos de los cuales probablemente más grandes que tú—, cabe la posibilidad de que acabes por no recibir el tipo de servicio que esperabas. Puede que necesites más tiempo para resolver un tique, o que cada vez tarden más en contestarte al teléfono o a un correo.
Por lo tanto, formúlate estas preguntas cuando tengas que tomar la decisión de qué software de gestión de gastos es mejor para ti. Y no sólo a ti, sino a tus colegas, analistas y a terceras personas, pues estos te podrán dar una perspectiva mucho más precisa de lo que nunca podrá hacerlo un proveedor.
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