El paso previo indispensable para evaluar soluciones de gestión de gastos es alinear las necesidades internas de tu empresa, describir vuestro proceso e investigar las opciones a vuestro alcance. Así el proceso te resultará mucho más simple. Te lo explicamos en más detalle en este artículo.
¿Eres responsable financiero de tu empresa? Puede que te encuentres en esta situación: el momento de decidir qué solución de gestión de gastos ahorrará más tiempo a tu empresa y, por ende, también mejorará la eficiencia. Antes de evaluar las soluciones de gestión de gastos que tienes en la mesa, es imprescindible alinear internamente vuestras necesidades, describir vuestro proceso e investigar las opciones a vuestro alcance. Una vez que lo hayas hecho, las soluciones serán mucho más fáciles de comparar y el proceso mucho más sencillo.
A continuación te apuntamos los cuatro imprescindibles para evaluar correctamente qué solución de gastos le conviene más a tu empresa:
1. Habla con las partes interesadas
Interroga a las partes interesadas de la empresa para comprender sus expectativas e inquietudes. ¿Qué tipo de informes financieros y datos esperan recibir? ¿Les preocupa poder controlar los flujos de caja o que aparezca el ROI? Conseguir que las partes interesadas se involucren desde el principio ayudará a despejar los obstáculos que se planteen en el proceso de toma de decisiones y durante la implantación del sistema, además de contribuir a definir las expectativas de éxito.
2. Determina las necesidades y los requisitos
Crea una lista de necesidades y requisitos. Enumera el software de contabilidad que utilizáis, describe brevemente las reglas que conforman vuestra política de gastos y define el flujo de aprobación. Entre las necesidades más habituales están:
- Gestionar un sistema de tarjetas de empresa
- Facturar los gastos incurridos a los clientes
- Hacer un seguimiento de los gastos por proyectos
- Hacer el seguimiento y reembolsar los gastos de viaje
Con esta lista podrás hacerte una idea de las características que necesitarás que tenga tu sistema.
3. Describe vuestro proceso
En el proceso de gestión de gastos de empresa, la fase de revisión es una de las más importantes. Controlar, detectar errores y posibles situaciones de fraude son los principales objetivos de los revisores. La nota de gastos debe facilitar al máximo este proceso.
Así que es una buena opción definir vuestras preocupaciones principales respecto a vuestro proceso de generación de notas de gasto. ¿Existen problemas relacionados con el cumplimiento de la política interna? ¿La plantilla acumula recibos durante meses? ¿Los empleados consideran que el proceso de reembolso es lento y tienen quejas? Al identificar las preocupaciones más importantes podrá fijarse una meta clara para compartir con los proveedores.
Entre las preocupaciones más habituales en la generación de notas de gasto se encuentran:
- Problemas con el cumplimiento de la política
- Recibos acumulados durante meses por la plantilla
- Quejas sobre la lentitud del proceso de reembolso
4. Genera notas de gasto por lotes y en tiempo real
El siguiente paso es comenzar con el análisis. Estudia y comprende los diferentes tipos de soluciones de gestión de gastos disponibles.
Las pueden clasificarse en dos tipos principales de sistemas: la generación de notas de gasto por lotes o en tiempo real. El tipo de sistema que elijas determinará las características y funcionalidades disponibles, así como al proceso de presentación, revisión y aprobación de gastos.
Generación de notas de gasto por lotes
Se recopilan los gastos durante un periodo de tiempo para luego agruparlos y presentarlos en una nota para su reembolso.
Pros: Se basa en un proceso de generación de notas de gasto idéntico al tradicional, aunque aporta agilidad gracias a avances tecnológicos como la captura de recibos con el móvil o la presentación en línea.
Contras: Los gastos se agrupan de forma aleatoria, lo que impide un nivel detallado de control y la creación de informes dinámicos y flujos.
Genera notas de gasto en tiempo real
Una solución de generación de notas de gasto de este tipo indexa los gastos individuales, lo que elimina la necesidad de generar una nota por lotes.
El término «en tiempo real» se está usando hasta la saciedad, en ocasiones referido a características específicas como la captura de recibos. Esto puede dar lugar a malentendidos. Una solución «en tiempo real» considera los gastos como transacciones individuales y los registra de forma independiente, de forma similar a un motor de búsqueda.
Pros: Ofrece la posibilidad de crear flujos de trabajo, visualizaciones e informes personalizados y de fijar un control detallado en el nivel de gastos para la política y la automatización.
Contras: Exige familiarizarse con un nuevo proceso de gestión de gastos.
La solución fintech más top del mercado
En el campo de la gestión automatizada de procesos y digitalización, destaca la plataforma Captio como software pionero y líder en España para la gestión automatizada de los gastos de viajes de empresa.
Seguidamente te explicamos las cinco ventajas estratégicas financieras de la plataforma que te ayudarán a decidir mejor:
- Ahorro directo en tiempo y recursos
Gracias a la automatización de todo el proceso de gestión de gastos, el trabajador que reporta los gastos y el supervisor ahorran tiempo de dedicación y recursos en relación con los múltiples desplazamientos corporativos. La reducción de tareas manuales hace que los viajeros de negocios no pierdan tiempo buscando y recopilando tiques y los administradores de gastos agilizan el proceso de aprobación de las notas de gastos porque, además, todos los informes cumplen con la política de gastos.
- Control presupuestario
Gracias a su funcionalidad de solicitud de viajes, se puede controlar y supervisar que los gastos de los viajes estén en línea con los presupuestos establecidos y con las políticas de gastos de la empresa antes de que se produzca el gasto o incluso antes de su reserva (en caso de hoteles, vuelos, trenes, etc.). Después, con el seguimiento y supervisión automatizado, también se puede comprobar que el gasto realizado cumpla con estos requisitos y esas normas. Así, las desviaciones presupuestarias se minimizan y se controlan.
- Contabilidad de gestión y contabilidad de costes
Pero además, la información sobre estos gastos que Captio puede recabar es muy detallada. Cada empresa puede personalizar su entorno, para que pueda obtener los datos específicos que le interese. Así, es posible llevar un proceso de contabilidad de gestión y contabilidad de costes detallado, actualizado y profundizado, que permitirá encontrar nuevas oportunidades de ahorro muy importantes. Y también sirve de gran ayuda para tomar decisiones basadas en datos: con la visualización de las alertas de políticas de gastos que saltan más, la comparación de tus gastos en el tiempo, el conocimiento del consumo de proveedores y mucho más.
- Homologación de Captio por la Agencia Tributaria Española
Las empresas pueden eliminar, de forma permanente y definitiva, el papel de sus tiques, facturas y otros documentos. Gracias a la digitalización certificada de facturas homologada por la Agencia Tributaria se puede preservar el valor legal de los tiques. Los documentos digitalizados por Captio tienen la misma validez legal que los justificantes originales, por lo que todas las gestiones se pueden realizar de forma digital sin preocuparse por los documentos originales.
Sus múltiples ventajas son:
- Aumento de la eficacia y la fiabilidad,
- Automatización de procesos, cumplimiento con la norma ISOP 14001 de gestión ambiental,
- Integración con otros sistemas o departamentos de la empresa,
- Ahorro de costes,
- Ahorro de personal y horas de trabajo en la clasificación, tratamiento y archivo en papel
