Llevar a cabo un buen proceso de gestión de gastos de viaje, con un análisis estructurado y la integración de toda la información relacionada con el proceso, permite una serie de ventajas que te contamos en el siguiente artículo.
- Mejorar la eficiencia en la gestión: eliminar tareas manuales y flujos basados en el papel, reducir la burocracia interna comunicando mejor a los interlocutores. Sustituir la ineficiencia del proceso tradicional por una automatización de tareas con la mínima intervención humana posible. Facilitar la tarea del redactor y del revisor, de forma que se contribuye a disminuir los errores. Sincronizar las diferentes fases del proceso sin que se bloquee en ninguna.
- Ahorrar costes en la gestión de gastos: con la redacción automatizada de la hoja de gastos se gana el tiempo antes dedicado a tareas administrativas. Los supervisores reciben la información previamente tratada por Captio, por lo que su intervención se ve reducida y sólo debe intermediar en los casos conflictivos. Controlar gasto a gasto permite reducir el fraude y, de este modo, también la voluntad de los trabajadores de intentar cometerlo. Y el material e infraestructura para la gestión también se ve disminuido.
- Gestionar gastos imprevistos y ahorrar en costes previsibles: analizar previamente la situación (lugar de destino, duración del viaje, posibles acompañantes, funciones a realizar, alojamiento...), elegir el alojamiento apropiado en función de la estancia y teniendo en cuenta las dietas, tener en cuenta los gastos adicionales previsibles (transporte, aparcamiento...), comparar precios y reservar con antelación, y evitar y minimizar gastos imprevistos (contratar cancelaciones, seguros de robo o pérdida de equipaje, etc).
- Integrar y negociar los extras: se deben negociar en el momento de la compra del viaje, porque si no, se suelen usar para incrementar el importe de la factura al final. Los proveedores buscan ingresos adicionales por la caída de los viajes de empresa (25% en 2010) y la aparición de competidores en internet. Hay que incorporar a las negociaciones conceptos reiterativos como el wifi del hotel, el servicio de lavandería, el desayuno o las condiciones de un coche de alquiler.
- Gestionar el fraude interno: más allá de conceder el beneficio de la duda por si se trata de un error humano durante el reporte o un desconocimiento de la política de gastos de la empresa, detectar cuándo la nota de gastos se infla deliberadamente. Para llevar a cabo un proceso de revisión exhaustivo y competente es recomendable una herramienta de automatización del control de gastos. De este modo se pueden detectar cifras inusuales, altibajos cambios en los patrones de gastos... una buena práctica es realizar periódicamente auditorías del proceso. Y cuando se detecta el fraude, actuar de forma mesurada per contundente.
