Las empresas cuentan con aplicaciones de todo tipo. Unas sirven para mejorar la productividad, otras para gestionar las relaciones con clientes, las hay para organizar la logística, para optimizar la contabilidad, para hacer cumplir las normas de calidad y de salud laboral... La integración de sistemas se ha convertido, por tanto, en una necesidad.
No obstante, lograr dicha integración de forma óptima no es sencillo. ¿Tienes que enfrentarte a este desafío y quieres hacerlo bien? A lo largo de estas líneas encontrarás algunos consejos con los que encontrarás la clave del éxito.
Antes de comenzar a listar los pasos a seguir, conviene recordar qué es la integración de sistemas. No existe una definición universal, pero podríamos decir que es la agrupación de todas las herramientas de gestión que utiliza una compañía para alcanzar sus objetivos.
Gracias a esta unificación, las funciones que hasta entonces solo se podían ejecutar desde una aplicación, ahora van a ser accesibles. De esta forma, se optimizan los recursos, se reduce el tiempo de gestión, se simplifica la documentación y se consigue que la gestión de los procesos sea más eficaz.
En definitiva, se incrementa la competitividad de la organización y su imagen sale reforzada.
¿El sistema de integración es sólido?
¿Por dónde puedes empezar a integrar todos los sistemas de tu empresa? El primer paso es analizar las herramientas de gestión que ya están implementados para verificar su solidez.
Al mismo tiempo, es necesario hacer una comprobación para determinar si los equipos están preparados para soportar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) e incluir los diferentes procesos sin problema.
No hay que olvidar que a diario es necesario procesar una gran cantidad de datos a una velocidad alta, algo para lo que no están preparadas todas las plataformas.
Planificar la integración
¿Todo está en orden? Llega el momento de comenzar con la integración. Lo ideal es planificar todo el proceso cuidadosamente para que el impacto sea el mínimo posible. Crear un cronograma en el que se describan los sistemas a integrar, los plazos de ejecución y la persona responsable es muy útil.
Esta tarea debe contar con la aprobación y la implicación del equipo directivo, puesto que es necesario saber con qué recursos técnicos, económicos y de personal vas a contar.
Una vez tengas el visto bueno, los directores de área deberían informar a los empleados sobre este plan e informarles del procedimiento a seguir.
Implementar plataformas para la integración de sistemas operativos
Ha llegado el momento de implementar la integración de sistemas. Sobra decir que las tecnologías que tenemos a nuestro alcance son la clave para optimizar recursos. En este caso concreto es fundamental implementar una plataforma que integre los sistemas de gestión de forma automatizada.
El software de Captio, por ejemplo, integra la gestión de gastos con cualquiera de las herramientas como ERPs o CRMs que se utilizan a diario en las empresas como Salesforce, SAP, Oracle, Sage y otras herramientas que puedes encontrar aquí.
Entre las ventajas de utilizar herramientas para la integración de sistemas mediante un software hay una que destaca sobre manera: la posibilidad de sustituir solo las aplicaciones que ya no son útiles o que es necesario actualizar. Al no tener que cambiar el sistema completo, el ahorro de costes es considerable.
También es muy útil el hecho de no tener que ir implantando cada sistema por separado. Pongamos el ejemplo de la contratación de un nuevo empleado. Con un mismo programa, se puede dar la autorización para que acceda al edificio y para que tenga acceso a los proyectos de su departamento.
En resumen, las plataformas de integración de sistemas otorgan a las compañías una serie de ventajas:
• Permiten el acceso móvil a las aplicaciones de gestión empresarial.
• Suponen una mejora de la eficiencia.
• Ofrecen flexibilidad para adaptarse a las necesidades que vayan surgiendo. Por eso es importante que el software analice los datos en tiempo real y lance alertas.
• Otorgan más seguridad y control sobre las aplicaciones.
• Proporcionan diferenciación.
• Aportan ventajas competitivas.
La integración, por procesos
Muy importante, además, es tener claro qué procesos vas a integrar. ¿Tienes pensando incluir solo los de Soporte (selección de personal, gestión de Recursos Humanos, comercial, compras, etc.) o también las encuestas de satisfacción de los clientes, las auditorías internas, la gestión de reclamaciones y demás herramientas de uso frecuente?
Una vez lo hayas decidido, debes ir paso a paso. ¿Qué recomiendan los expertos en esta fase?
• Centrarse en el contenido más que en la forma.
• Hablar con los responsables de los diferentes departamentos para coordinar la integración.
• Optar por herramientas sencillas, fáciles de configurar y que permitan la personalización.
• Incorporar notas o anexos para que sea más fácil realizar alguna modificación.
La integración perfecta de sistemas con tu proveedor de solución de digitalización
Como has visto, lograr una perfecta integración de sistemas es una tarea compleja. Por eso, puedes pedir a tu proveedor de solución de digitalización que te asesore y te acompañe durante este proceso. Con su experiencia te ayudará a conseguir una óptima integración de procesos.
