Cada vez suelen ser más frecuentes las noticias sobre fraude interno en la gestión de gastos. Te explicamos cómo evitarlo y cumplir con la política de gastos de tu empresa sin esfuerzo. Aquí tienes los 6 tips imprescindibles para que el fraude interno no te pase por alto.
Cada cierto tiempo sale a la luz una nueva noticia sobre fraude interno en la gestión de gastos. Seguro que os suena: alguien planea una elaborada trama para engañar a su jefe con decenas de miles de dólares, que utiliza para financiar a su extravagante estilo de vida.
En este caso, un analista experto en delitos financieros de un gran banco (menuda ironía) perdió recientemente un juicio por despido improcedente al descubrirse que había inflado sus gastos. Y esta vez, no se trataba de facturas falsas o relojes de lujo, sino de una simple compra de comida no aprobada. ¡Y ni siquiera era un filete de Wagyu regado con un buen vino! En este caso, era un triste café, un sándwich y un plato de pasta que costaron menos de 100 euros.
Se descubrió que lo había comprado para su pareja y que era ella quien lo había consumido. La persona que presentó los gastos había consumido dos cafés, dos bocadillos y dos cenas, y alegaba que se lo había comido todo él, y cuando le preguntaron afirmó que había cenado solo. Su responsable puso en duda esta afirmación al revisar sus gastos, y el empleado finalmente admitió que su pareja cenó con él, mientras le acompañaba en un viaje. Al combinarse el fraude interno inicial en los recibos, las mentiras a su superior y el puesto en concreto que desempeñaba en el banco, la decisión final fue la del despido.
Así que, aunque esta persona esperaba que su engaño pasara desapercibido, este caso sacó a la luz algunas áreas interesantes a tener en cuenta para no infringir su política de gastos.
Cómo evitar el fraude interno accidental en las notas de gasto
1. Las dietas no son carta blanca: El empleado alegó que, como el gasto estaba por debajo de sus 100 euros de dietas diarias, debía autorizarse. Esto es falso: una dieta diaria es el importe máximo que debes respetar. No es una asignación diaria, donde dan una cantidad fija por adelantado para la comida y cada uno puede gastarla como quiera. Todos los gastos deben justificarse y ajustarse a la política de gastos para poder ser reembolsados.
2. Los recibos no mienten: Los recibos contienen mucha información sobre el vendedor, la ubicación y el tipo de transacción. Los sistemas de gestión de gastos son cada vez más sofisticados en cuanto a su capacidad para identificar y extraer datos de forma precisa, por lo que es increíblemente difícil intentar que un tipo de compra pase por otro.
3. Es fundamental conocer la política de gastos interna: Si la política de gastos de tu organización establece que debes especificar quién cena contigo y presentas más de una comida con un solo comensal, eso hace que automáticamente salten las alarmas. Y evidentemente, es muy poco probable que dicha política permita cargar los gastos de la cena de la pareja, así que, a menos que dispongas de una autorización previa, no es buena idea intentarlo.
4. El fraude interno en la gestión de gastos no es sólo una cuestión de dinero: Incluso si algo está técnicamente permitido en la política de gastos interna (como el ejemplo de los 100 euros para la comida), esto no significa que se pueda abusar del sistema e incumplir otras normas. Del mismo modo, si se te permite coger un taxi en un evento de trabajo, pero decides coger el autobús y luego presentar un recibo de taxi de otro viaje personal, también incumplirías la política de gastos.
5. Auditoría humana y tecnológica: Los sistemas de gestión de gastos modernos asignan automáticamente una serie de normas a cada gasto que se presenta para verificar que se ajusta a la política de gastos. Si el sistema detecta algo que podría no ajustarse a la política de gastos, pedirá explicaciones al remitente antes de enviarlo para su aprobación. Incluso después de la presentación, las organizaciones recurren a auditorías, tanto humanas como tecnológicas, para detectar transacciones fraudulentas o que incumplen las normas.
6. En términos de honestidad, más vale tarde que nunca: Si presentas algo que se te escapa y luego te das cuenta de que incumple la política de gastos (o lo presentas deliberadamente y luego te sientes culpable), es mucho mejor informar proactivamente.
Con la tecnología de gestión de gastos, es mucho más fácil cumplir lo estipulado en la política de gastos interna (y si lo que quieres es estafar a tu empresa, se vuelve mucho más difícil). Está diseñada para guiar a los empleados a lo largo del proceso de gestión de gastos, y les avisa automáticamente si un gasto parece no estar recogido en la política de gastos. Por ejemplo, si un artículo supera el límite aprobado o si en una comida faltan los nombres de los asistentes. La inmensa mayoría de las personas que presentan gastos son honestas, y las notas de gastos que incumplen la política de gastos son generalmente involuntarias, por lo que una solución de gestión de gastos puede aportar una gran tranquilidad, así como hacer que el proceso de gastos de viaje y dietas sea más sencillo.
Por supuesto, las plataformas de gestión de gastos no son la única forma que tienen las empresas de evitar el fraude en los gastos. Las organizaciones tienen un amplio abanico de herramientas a su disposición: desde la posibilidad de ofrecer a los equipos tarjetas de crédito corporativas que apliquen las normas de gasto en el punto de compra, hasta la opción de integrar el sistema de gastos con la plataforma de reserva de viajes de empresa para mantener todas las compras de viajes dentro de los límites previamente establecidos en la política de gastos.
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