Cómo afrontar el fraude interno en tu empresa

Conseguir reducir los costes y optimizar los gastos puede llegar a ser una gran ventaja competitiva para una empresa. Para lograrlo, hemos de tener claro qué es el fraude interno y tomar las medidas adecuadas para evitarlo o reducirlo al máximo posible. En este artículo te lo explicamos en detalle. 

1. ¿Qué es fraude interno?
2. Tipos de fraude interno
3. Consecuencias económicas y no económicas
4. Cómo afrontar un caso de fraude interno
5. Prevención
6. Detección

1. ¿Qué es fraude interno?

La expresión fraude interno puede sonar un poco dura. En algunas situaciones, se muestra resistencia  a usarla y se le nombra "abuso". El caso es que se le puede llamar como se quiera, pero se trata de un conjunto de actividades que sirven para hinchar un poco la nota de gastos del trabajador y ganar unos pocos euros de más. Este es un fenómeno que afecta a la mayoría de las empresas y es una fuente más de gastos y a la que conviene ponerle remedio.

El fraude va muy en consonancia con el nivel de control percibido por los trabajadores a sus gastos. Dado que los procesos de análisis y revisión de los gastos reportados son tradicionalmente lentos y costosos, los encargados de la supervisión a menudo trabajan tomando solamente una muestra del conjunto de notas de gasto recibidas o realizando análisis demasiado superficiales que no llegan a la raíz.

Esta sensación de falta de control propicia que algunos intenten triquiñuelas para inflar su nota de gastos. Duplicar tiques enviados, intercambiarse tiques con otros trabajadores, aumentar el gasto en dietas y kilometraje. La variedad de trucos intentados es infinita y sujeta únicamente a la inventiva y atrevimiento de los responsables.

2. Tipos de fraude interno

Tipo 1: fraude interno documental

Este tipo de fraude interno se da siempre que el documento aportado como justificante no cumpla las condiciones reglamentarias por parte del emisor para poder ser considerado una factura o tique válido.

Para que se trate de un documento válido, una factura o tique debe cumplir los siguientes requisitos:

• Numeración de la factura.

• Datos completos del emisor de la factura: CIF o NIF, dirección completa, etc.

• Importe con los impuestos obligatorios debidamente desglosados.

• Fecha de emisión.

• Lugar de emisión.

• Descripción completa de los productos adquiridos.

• Base imponible.

• Tipo impositivo aplicado.

• Cuota repercutida.

• Moneda en la que se paga.

Además de todos estos datos, el documento no debe presentar deterioros y, por supuesto, tiene que ser perfectamente legible. Por lo tanto, el auditor o persona responsable de supervisar estos documentos debe examinar detenidamente la composición, estado y legibilidad de los mismos.

En este mismo apartado podríamos incluir el fraude interno por tiques pasados más de una vez o por alterar la información de los mismos.

Tipo 2: fraude interno de tipo cronológico

Se trata de una falta de coincidencia de la fecha de la nota de pago con el día en que efectivamente tuvo lugar ese gasto. Casi siempre se trata de dietas, alojamientos y billetes que no coinciden en tiempo o lugar con el desplazamiento realmente realizado.

Tipo 3: fraude interno por exceso de gasto

En ocasiones, los gastos presentados por el empleado a través de una nota de gastos no se ajustan a los límites marcados por las políticas de viaje de la empresa, excediendo el máximo autorizado. Dependiendo de la empresa, los límites fijados pueden ser por gasto, por día, por categoría (hoteles, restaurantes, gasolina, etc.) y/o por kilometraje. Hay otro tipo de fraude interno que también es muy común y que se podría incluir aquí: no tener en cuenta los anticipos hechos por la empresa.

Tipo 4: fraude interno por compra de artículos no compliance

Aunque no sea tan habitual como los fraudes producidos por una factura o tique deficiente, con cierta frecuencia la infracción se comete cuando el empleado adquiere un producto, por ejemplo un cargador de móvil sin autorización previa de la empresa.

En estos casos, más que la compra en sí el fraude se debe a que no se ha utilizado el cauce estipulado y se ha reflejado el gasto en una nota de viaje, cuando lo correcto, y normatizado por la empresa o compañía, hubiese sido adquirir este producto por otro canal u otra partida de gastos.

Tipo 5: fraude interno por presentación del gasto fuera de plazo

La mayoría de empresas tiene estipulado y convenientemente reflejado en su política de viajes un plazo o tiempo límite para que el empleado presente sus correspondientes notas de gastos. Dicho plazo es muy variable, pudiendo ser 15 días, 3 o 6 meses. Pero en cualquier caso debe tratarse de un tiempo razonable, determinado por la empresa, para que el empleado disponga del tiempo suficiente para elaborar y presentar sus notas de gasto. Todas las notas presentadas con posterioridad a estos plazos límite no pueden ser aceptadas como gastos reembolsables y deberán ser asumidos por el trabajador.

Del mismo modo, se consideran fraudes internos relacionados con la fecha todos aquellos gastos pasados como viaje de trabajo cuya fecha no coincide con ningún viaje, así como los gastos realizados en fines de semana o días festivos en los que se haya trabajado y en la política de gastos de la empresa no se estipule como tal.

3. Consecuencias económicas y no económicas

• Consecuencias económicas:  el coste económico del fraude interno en las empresas es el que más directo se evalúa. En este sentido, según los datos recogidos en el Informe Emburse Captio del Fraude Interno 2024, dicho coste en 1.108 empresas analizadas asciende a 566 euros anuales de media por trabajador.
• Otras consecuencias: a parte del coste económico, el gasto no previsto que representa el fraude interno para la empresa tiene otras consecuencias negativas. En primer lugar, la reducción de la competitividad. El hecho de perder dinero en fraude interno supone aumentar los costes de los productos o servicios que se ofrece, lo que representa una disminución directa de la competitividad. En segundo lugar, la dificultad en la toma de decisiones estratégicas de la empresa, ya que si la información como la contabilidad de costes está "hinchada" por culpa del fraude interno, esto afectará a la calidad de las decisiones que se tomen. El empeoramiento del clima laboral es otra de las consecuencias, ya que el fraude interno puede generar situaciones violentas entre trabajadores (desigualdades, sentimiento de injusticia, etc), y esto puede afectar a la motivación y a la productividad de los trabajadores. Y en último lugar, pero no menos importante, otra consecuencia es cómo esto afecta en la reputación de la empresa. Es decir, en caso de trascender, la falta de control, prevención y detección de fraude interno puede llegar a afectar negativamente sobre la reputación de la compañía, e incluso sobre la confianza depositada por inversores, clientes o proveedores.

4. Cómo afrontar un caso de fraude interno

Antes de nada, hemos de tener claro que la tolerancia CERO ante un fraude interno es la premisa fundamental que debe tener cualquier organización. Ante un fraude interno, lo importante es tener la evidencia fehaciente del mismo, y documentar todas las pruebas. Una vez demostrado el mismo, lo importante para tomar la decisión es el hecho y no el importe del fraude. La actuación contundente y sin dilación de la empresa frente a situaciones de fraude interno, es la mejor medida preventiva, y sin duda la mejor decisión empresarial, dada la ruptura de la relación de confianza con el empleado.

Dicho esto, una vez la empresa sea conocedora de una sospecha de fraude interno esta deberá activar el protocolo que debe estar previamente definido para estos casos. A continuación, vamos a detallar a grandes rasgos, los pasos que debe tener un protocolo de actuación:

• El Departamento o persona que tiene la función de tratar los casos de fraude interno (debe estar definido en el organigrama y definición de funciones), será quien centralizará toda la información y realizará: 
  
  • Investigación: Una investigación en profundidad del caso. Se debe analizar y documentar toda la investigación. La fase de investigación no finalizará hasta que se tenga la seguridad razonable de la culpabilidad o no culpabilidad del presunto defraudador.
  • Entrevista personal: Entrevista personal con el presunto defraudador, aportando toda la documentación y hechos objetivos que se han detectado durante la investigación. 
  • Informe: Realizar un informe completo de la investigación, y presentarla al Comité de Disciplina o, en caso de no existir, Departamento de Relaciones Laborales. Este informe debe emitirse a partir de hechos objetivos y documentados.
• El Comité de Disciplina, a partir del informe y exposición de los hechos y expediente disciplinario, debe emitir una sanción:
  
  • Despedir.
  • Abrir un procedimiento penal.
  • Abrir un procedimiento civil.
  • Establecer medidas disciplinarias. 
  • Solicitar una reclamación al seguro contratado.
  • Continuar con la investigación, implantando nuevos procedimientos.
  • Implantar nuevos procesos de negocio y de control.

En función de la gravedad y elementos objetivos de culpabilidad, es aconsejable dar un permiso retribuido al presunto defraudador, hasta la finalización de todo el proceso.

Es muy importante que todas las empresas tengan:

• Protocolos de actuación para los casos de fraude interno.
• Una metodología para el tratamiento de la investigación, entrevista y elaboración del informe.
• Personas altamente capacitadas para la realización de este trabajo.

5. Prevención

Existen una gran variedad de medidas e iniciativas que las empresas pueden implementar para minimizar el fraude interno. Pero para esto es necesario que se involucren todos los estratos de la compañía, ya que todas las partes tienen su importancia en la prevención y detección. Algunas de las medidas más importantes a tener en cuenta son las siguientes:

• Es imprescindible establecer y definir el marco normativo que definirá, entre otras cosas, qué es fraude interno y qué no, el comportamiento que se espera de los miembros de la empresa, etc. Se trata de documentos como políticas de gastos y códigos éticos o de conducta y tienen que estar disponibles para todos los trabajadores. Además, estos documentos tienen que establecer los grados de gravedad del fraude, y las medidas que se tomarán en función de ello en caso de detectarlo. 
• Los avances de la tecnología permiten a las empresas disponer de herramientas para la detección y prevención del fraude interno. Los software de automatización y digitalización del proceso de gestión de gastos, como Captio, permiten realizar un control detallado, gasto por gasto, de forma automática e inmediata, por lo que se pueden establecer controles y evitar una gran parte del fraude interno. 
• La formación es crucial en la prevención del fraude interno. Un plan de formación adecuado debe tenerlo en cuenta para lograr concienciar y alinear con las políticas de empresa a todos los integrantes. 
• Las auditorías son unas excelentes herramientas para detectar fraudes internos que se hayan dado en el pasado y pueden tener un efecto disuasorio que prevenga posibles fraudes en el futuro. 
• A veces, el fraude interno es la forma en que algunos trabajadores quieren compensar las injusticias laborales que sufren, ya sean reales o subjetivas. Por eso, un trato justo e igualitario de todos los empleados es una muy buena medida, así como trabajar para la mejora del ambiente laboral.
• Es importante establecer un canal de denuncia anónimo, que permita a quién quiera reportar posibles fraudes sin tener que dar explicaciones.
• Todos los estratos de la empresa tienen que estar igual de comprometidos con el cumplimiento de las políticas de gastos para evitar el fraude interno y predicar con el ejemplo.

6. Detección

Para dar solución al alcance del fraude interno, la plataforma de gestión de gastos Captio cuenta con un sistema para detectar los tipos de fraude mencionados anteriormente y manterner la situación controlada en todo momento. Captio permite controlar y detecar automáticamente aquellos tiques de gastos de viaje reportados por sus trabajadores que no cumplen con las políticas de la empresa, y que por tanto, son suscentibles de ser fraudulentos. La solución es capaz de localizar múltiples errores o fraudes, como revelar los tiques editados o los gastos efectuados en días festivos, que un trabajador puede realizar al momento de pasar los gastos de movilidad y detectar los casos desde el principio para evitar el desarrollo del fraude dentro de la empresa.