El fraude interno en los viajes de empresa supone una merma en la competitividad de las organizaciones, y para frenarlo se necesita un sistema de gestión de gastos útil y eficaz.
El fraude en viajes corporativos es una práctica que puede hacer mucho daño a las cuentas de una compañía, si se prolonga en el tiempo o se reitera sin ponerle freno. Cuando hablamos de fraude interno nos referimos a las prácticas que sirven para inflar las notas de gastos de los empleados, y así intentar que la empresa sufrague gastos que no le corresponden.
Existen muchos tipos de fraude empresarial, es decir, gastos fraudulentos que no cumplen con la política de gastos definida por la empresa. Se comete fraude, por ejemplo, cuando se presenta como justificante de un gasto una factura sin validez. O cuando no coincide la fecha de la nota de pago con el día en que se realizó esa transacción. El exceso de gastos innecesarios es otra de las formas de fraude contable en las empresas: se puede colar en dietas y kilometraje más comidas de las que deberían, o alojamientos en hoteles por encima del precio fijado por la organización.
Las consecuencias del fraude interno empiezan en lo económico. Según el Informe Captio del Fraude Interno 2023, el coste en las 1.059 empresas analizadas ascendió a 561 euros anuales de media por trabajador. Y más allá del dinero, afecta a la competitividad de la empresa ya que perder dinero en estas partidas significa aumentar los costes de los productos y servicios que se ofrecen. El clima laboral también puede verse afectado por situaciones de fraude que impliquen a los trabajadores, y que creen desconfianza y situaciones incómodas. Y, por supuesto, si trasciende más allá de la propia empresa puede afectar negativamente a su reputación, ya que se muestra como incapaz de detectar e impedir estos comportamientos.
Para que esto no suceda, es imprescindible una política de prevención del fraude que tenga, entre sus prioridades, la implantación de un sistema de gestión de gastos útil, completo y 100% eficaz.
La gestión de gastos: una arma contra el fraude
Una gestión de gastos moderna necesita adaptarse al uso de las tecnologías y no quedarse estancada en el papel. Si comparamos una gestión tradicional vs automática de los gastos de empresa, comprobaremos cómo la digitalización permite centralizar la gestión en un mismo sistema, evitando que se traspapelen y pierdan facturas por el camino, e identificar mucho más rápidamente cualquier situación anómala. En este punto, el valor más importante es el tiempo: todo el que se ahorra con la automatización de funciones puede dedicarse a otras tareas más importantes y no tan monótonas, que a la larga cansan al empleado.
Captio es el perfecto ejemplo de esto. Se trata de una herramienta de gestión de gastos de viaje que digitaliza el proceso para mejorar el resultado y al mismo tiempo reducir el tiempo de dedicación a estas tareas. Una plataforma que te permite capturar los gastos a través de la aplicación, con un software homologado por la AEAT, que ayuda tanto a quienes deben justificar el dinero gastado como a quienes lo administran y comprueban. Además, Captio comprueba automáticamente que cada gasto se adhiera a la política de la empresa gracias a las alertas automáticas.
Con Emburse Captio, escapar con éxito del fraude en viajes corporativos es mucho más complicado y, en definitiva, se trata de un software de gran ayuda para travel managers, personal de recursos humanos y cualquiera que esté al cargo de la gestión de gastos de la compañía. ¡Te animamos a probarlo!
