La mayoría de las organizaciones tienen un control parcial del contexto de gasto. Además, es habitual que tengan dificultades para prevenir el fraude y optimizar las políticas de viajes sin un uso eficaz de los datos de pago. Te explicamos cómo los datos de pago pueden aportar valor a las finanzas.
La conciliación de viajes de negocios puede parecer una investigación policíaca: el jefe de Ventas de tu empresa puede gastar 500 euros en un viaje a Londres para reunirse con un posible cliente, pero tendrá que pasar mucho tiempo reuniendo recibos y haciendo preguntas si desea tener una visión completa.
El problema para muchas empresas es que el contexto del gasto viene en forma de datos de pago, sobre los que la mayoría de las organizaciones sólo tienen un control parcial. Una encuesta realizada durante la última conferencia de la GBTA reveló que el 39 % de los gestores de gastos no utilizan eficazmente los datos de pago, y el 18 % no sabe cómo los aprovecha su organización.
Como resultado, los equipos financieros carecen de visibilidad del comportamiento de gasto de los empleados y tienen dificultades para controlar los gastos, prevenir el fraude y optimizar las políticas de viajes. Sin embargo, no tiene por qué ser así.4 formas en las que los datos de pago aportan valor a las finanzas
1. Visibilidad de los patrones de gasto
Cada transacción empresarial que los empleados realizan mientras viajan genera un valioso conjunto de datos. Las organizaciones que pueden recopilar y analizar estos datos pueden obtener información valiosa sobre los patrones de gasto de sus empleados. Al cruzar los datos de los pagos con los de las reservas y otra información, los equipos financieros pueden comprender mejor cómo gastan los empleados cuando viajan.
2. Actualización de las políticas de viaje
La información obtenida a partir de los datos de los pagos puede proporcionar una valiosa orientación para actualizar las políticas de viajes y los contratos con los proveedores en función de las preferencias de viaje de los empleados.
3. Negociación de contratos con proveedores
Los datos de pago también pueden proporcionar una ventaja adicional durante las negociaciones con los proveedores. Cuantificar el volumen de negocio de su empresa con una cadena hotelera preferente puede ayudarle a conseguir mayores descuentos o ventajas más favorables de los proveedores que desean ingresos fiables.
4. Riesgo y cumplimiento
Los datos detallados de gastos también permiten un mayor control de la actividad de gasto. Con tal nivel de detalle, los equipos financieros pueden llevar a cabo la diligencia debida de forma más exhaustiva y descubrir infracciones de la normativa o fraudes con mayor facilidad. Por ejemplo, el departamento financiero puede auditar si los proveedores están cumpliendo sus contratos y proporcionando a los empleados las tarifas y beneficios acordados, como wifi gratuito o aparcamiento.
¿Tus datos de pago actuales están actualizados?
No todos los datos de pago son iguales. Hay una gran diferencia entre tener acceso a información básica, como la fecha de la transacción, el importe gastado y el proveedor, y una información más detallada, como el tipo de billete de avión adquirido, el precio de la habitación de hotel o un desglose de los servicios auxiliares.
Aunque la mayoría de las organizaciones disponen al menos de lo básico, se requieren pasos específicos para desbloquear datos más precisos. La mayoría de las tarjetas de crédito corporativas, como MasterCard, Visa y American Express, tienen más de 200 campos de datos que se pueden rellenar y utilizar para la elaboración de informes. Sin embargo, las empresas pierden información sobre el panorama completo si se utilizan múltiples métodos de pago o si los gastos se envían manualmente.
La pregunta entonces es: ¿cómo gestionar los gastos de viaje para liberar y aprovechar el poder de los datos de pago?
Qué es posible con los datos sobre los pagos
Uno de los ponentes de la GBTA contó que, después de que su organización fuera penalizada por no pagar a tiempo una factura de tarjeta de crédito, empezaron a gestionar cada paso de su programa de viajes de negocios de forma más rigurosa.
Durante este proyecto, revisaron completamente sus políticas de viaje y cómo utilizaban sus datos de pago. Obtuvieron datos de todo tipo, desde los motivos de los viajes de los empleados hasta las transacciones individuales con aerolíneas y empresas de viajes compartidos, desglosando estos datos a un nivel más granular para poder ver de qué parte de la empresa procedían la mayoría de los gastos de viaje y por qué.
Los datos de gastos pueden ayudarte con varios objetivos:
- Facilitar la conciliación
- Supervisar los gastos
- Auditar los gastos
- Modificar las políticas de viaje
- Negociar contratos con proveedores
Los datos de pago también pueden revelar eficiencias inesperadas. Muchas empresas dan por sentado que proporcionar coches de alquiler a sus empleados es demasiado caro. No obstante, si analizas los recibos de viajes compartidos de tus empleados, puedes descubrir que los coches de alquiler cuestan menos que los viajes compartidos y los taxis.
Desbloquea el poder de los datos de pago
Los gastos de viajes de negocios son uno de los mayores gastos para muchas empresas. Sin embargo, la mayoría de estas empresas no utilizan la información y el conocimiento que pueden derivarse de sus datos. Mediante el uso de software de gestión de gastos, los equipos financieros no sólo pueden simplificar y optimizar sus procesos de viajes y gastos, sino también ahorrar tiempo y costes explorando el potencial oculto de sus datos de pago.
Descubre cómo Heineken simplificó el reporte de los gastos de viaje y ahora puede aprovechar los datos para tomar decisiones más informadas.
