El cambio es una constante en un equipo financiero. Pero cuando hay demasiados cambios en un periodo prolongado de tiempo puedes caer en el burnout. La directora financiera (CFO) de Emburse nos da consejos para mantener el compromiso de los equipos, incluso en épocas de cambios frecuentes.
- Detectar los síntomas de la fatiga por el cambio
- Cómo gestionar el cambio
- Cómo minimizar la fatiga por el cambio
En un artículo reciente nuestra CFO, Adriana Carpenter, comentaba la tendencia creciente a la fatiga por el cambio entre los equipos financieros y qué pueden hacer los responsables para minimizar su impacto en sus respectivos departamentos.
Fomentar el cambio mientras bregamos con las vicisitudes diarias es todo un reto. Es vital minimizar los efectos negativos que la fatiga por el cambio produce en nuestros equipos, aunque no lo es menos el propio autocuidado si queremos seguir liderando con eficacia.
Los líderes financieros tienen cada vez más responsabilidad a la hora de impulsar la transformación digital en sus equipos. Sin embargo, dado que el departamento financiero informa sobre los resultados de la empresa, estos objetivos no pueden alcanzarse únicamente en el ámbito financiero. El líder es quien debe procurar la aceptación y el apoyo de todos los departamentos para llevar a cabo este tipo de iniciativas.
Al tiempo que impulsan la transformación y recaban ese apoyo multidisciplinar, los líderes financieros deben estimular a su equipo y entender cómo repercuten estas iniciativas en su trabajo diario con el fin de no contagiar la fatiga por el cambio.
1. Síntomas de la fatiga por el cambio
La fatiga por el cambio se manifiesta en los líderes financieros de tres maneras:
- Muchas de las iniciativas de transformación pueden durar semanas o meses y acaparan gran parte de su tiempo y atención. Por eso, a menudo no resisten el ritmo de estos proyectos de cambio si además tienen que procurar que sus equipos sigan generando información financiera, lo cual conduce a retrasos y/o errores en los informes rutinarios.
- El líder no se comunica con la suficiente frecuencia con su equipo ni con los demás responsables de la organización. Tienen demasiadas cosas entre manos y son incapaces de priorizar las reuniones con sus equipos, ya sea sobre las tareas diarias o sobre el progreso general de la iniciativa de cambio.
- Los empleados suelen buscar en sus líderes orientación y apoyo, y perciben y se nutren del nivel de energía que estos irradian. Este efecto dominó hace que, con frecuencia, la fatiga por el cambio de los líderes se contagie a sus equipos y se desmotiven y desmoralicen. En consecuencia, las empresas pueden experimentar rotación en los equipos, ya que la fatiga les llega desde arriba.
2. Cómo hemos gestionado el cambio
Emburse ha ido pasando por su propia transformación a medida que implantamos sistemas y procesos para integrar numerosas empresas tras múltiples rondas de adquisiciones a lo largo de varios años. Nos hemos topado con todos los obstáculos típicos de este tipo de proyectos a gran escala, en particular con la falta de coherencia entre los datos y procesos de las diferentes empresas.
Como responsable financiera a cargo del proyecto, Adriana tubo que asegurarse de que las principales partes interesadas se pusieran de acuerdo en cuanto a cómo sintetizar los datos de todas las empresas. Comenzamos la iniciativa implantando los procesos más eficientes y, a continuación, trabajamos con los responsables de cada proceso para formarlos y determinar si era necesario personalizar dichos procesos (y cómo) para obtener los mejores resultados.
A la vez que ocurría todo eso, debíamos mantener los actuales procesos manuales y seguir presentando los informes financieros. Dada la envergadura del proyecto, naturalmente hubo dificultades para lograr la aceptación y el acuerdo de las partes interesadas, así como para ejecutarlo de forma más general. Adriana se dió cuenta de que, a medida que se acumulaban los problemas y los retos y aumentaba el volumen de trabajo, también comenzábamos a incubar síntomas de fatiga. Cuando esto ocurre, lo primero de lo que se prescinde son las comunicaciones periódicas porque consumen mucho tiempo. Cuando sólo te dedicas a apagar fuegos, no te queda apenas tiempo para estos procesos, con lo que se corre el riesgo de que surjan más problemas con las iniciativas.
Para remediarlo, buscó la ayuda de toda la empresa, especialmente de otros directivos. Compartió la responsabilidad del proyecto con nuestro director técnico (CTO), nombró a encargados de los procesos de gestión y comunicación del cambio y contratató ayuda temporal para su equipo, que también estaba desbordado. Gracias a eso, los principales miembros de su equipo pudieron centrarse en la creación de los nuevos procesos, mientras que el equipo temporal cumplía con las tareas diarias.
3. Evitar y minimizar la fatiga por el cambio
Algunas estrategias que han ayudado a capear la fatiga por el cambio son:
- Priorizar, priorizar, priorizar: Es muy importante ponderar todas las «demandas» y saber ver el valor real de cada una. Eso nos permite a ella y a su equipo avanzar en aquellos proyectos que aporten valor con el menor esfuerzo, y así ir ganando carrerilla. Esas pequeñas y rápidas victorias son estupendas para mantener la moral alta.
- Pedir ayuda: Cuando ha abordado grandes proyectos de transformación digital, siempre se ha asegurado de contar con el equipo de TI (así como con responsables interdisciplinares de datos y sistemas operativos) como partes interesadas clave. Así garantiza que, como directora financiera, no carga sola con todo el peso de la iniciativa.
- Implicar al equipo: Siempre intenta recordarse a mí misma que la unión hace la fuerza. Cuanto más implique a su equipo y más responsabilidad asuman por los resultados, más probabilidades habrá de que los proyectos de cambio lleguen a buen puerto. Cada triunfo trae consigo los conocimientos y habilidades que hacen que el próximo proyecto resulte un poco más fácil.
- Dejar también espacio para lo personal: Los líderes financieros también deben respetar lo que es importante para ellos, de lo contrario es posible que aparezcan síntomas del burnout, como sentimientos de culpa, resentimiento y agotamiento hacia lo que les impide atender esas cosas: el trabajo. Por muy relevante que sea su trabajo, siempre se asegura de seguir dedicándose tiempo a si misma y a su familia.
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