En ocasiones, las pequeñas y medianas empresas consideran que los sistemas de contabilidad de gestión o directiva están pensados para empresas de mayor tamaño que el suyo, que no es una herramienta necesaria en un tipo de negocio como el que tienen ellas. Pero lo cierto es que independientemente del tamaño, sector o tipo de negocio, una contabilidad de gestión en las pymes genera claros beneficios. Si estás interesado en saber cuáles son, sigue leyendo este post.
Hubo un tiempo en que las cuentas de resultados de las pymes, sobre todo de las empresas familiares, estaban orientadas a lo que quería la Dirección. Debido a la complejidad de los procesos de producción actuales y al incremento de los costes indirectos, la tendencia hoy en día es la de aplicar modelos de gestión más orientados a resultados. Aquí es donde entra en juego la contabilidad de gestión en las pymes.
Gracias a este proceso voluntario de uso interno, podrás recabar toda la información necesaria acerca de tu empresa: stocks, control de la gestión, cálculo de costes de todos los servicios, actividades y productos... Nada se escapa a la contabilidad de gestión. Gracias a ello, podrás usar toda esa información para tomar decisiones estratégicas.
La gestión de las pequeñas o medianas empresas tiene tantas diferencias como similitudes con las de mayor volumen. Es cierto que en éstas los importes en todas las partidas serán más elevados y seguramente con una mayor complejidad. Pero en todos los casos es vital tener una idea muy clara de si la empresa funciona o no correctamente; esto es, entre otras variables, conocer cuáles son los costes, los ingresos y por tanto los márgenes que se obtienen.
La contabilidad ordinaria en este sentido muestra claras carencias. El uso de valores históricos o la dotación para las amortizaciones son conceptos teóricos con un claro sentido, pero sin una aplicabilidad directa a la gestión empresarial diaria. Para ello, es necesario utilizar otros parámetros que se utilizan habitualmente en la llamada contabilidad analítica.
Contabilidad de gestión en las pymes para conocer los costes
Esto es especialmente relevante en el caso de las empresas que tienen un proceso de producción industrial. En ellas,
existen varios elementos de mayor complejidad. A modo de ejemplo, una imputación adecuada de los costes es imprescindible para determinar la estrategia de la empresa. Si no sabes lo que te cuesta cada uno de tus productos, difícilmente podrás orientarte de forma efectiva hacia el mercado.
Siguiendo con el ejemplo anterior, saber cuál es el coste completo de fabricar una unidad de un producto es determinante para decidir si la empresa debe mantenerlo o no en el mercado. Y, en cualquier caso, para establecerle un precio que esté acorde con el margen que se espera obtener del mismo.
Otra cuestión diferente es que las empresas tengan capacidad de generar y gestionar toda la información necesaria para llevar ese control de forma correcta. Si no es posible determinar con exactitud los costes en los que estás incurriendo en un proceso industrial, ni los puedes distribuir adecuadamente, acabarás generando una información que no será fiable.
No solo es válido para productos que ya tienes en cartera. Una empresa que tenga un sistema eficiente y establecido correctamente, podrá calcular de forma más precisa cuál es el coste real de los nuevos productos en los que está trabajando. Y a partir de ello, podrá establecer una estrategia mejor fundamentada. Bien es cierto que algunos cálculos no son sencillos ni existe un criterio claro, con lo cual cada empresa debe adaptarlo de la manera que considere mejor para ella, aunque no tenga toda la precisión que idealmente desearía alcanzar.
Periodicidad de la contabilidad de gestión en las pymes
Otro aspecto relevante, en relación con lo anterior, es la periodicidad de la obtención de la información. Hay empresas que trabajan con períodos trimestrales mientras que otros generan los informes de forma mensual. Plazos superiores o inferiores no tendrían demasiado sentido. Buena parte de los gastos se generan en espacios de tiempo mensuales (con lo cual no aporta mucho tratar de imputarlos en un menor plazo) mientras que la información generada más allá de un trimestre tampoco ayudaría mucho si de lo que se trata es de tomar decisiones de forma recurrente.
No obstante, lo normal es que dicho período esté previamente definido en función de las necesidades que vayan surgiendo.
Debes también tener en cuenta que este tipo de contabilidad no tiene una normativa específica y por tanto cada empresa puede llevarla de la manera que considere más oportuna. En este sentido, la forma no es tan importante como el fondo. El objetivo es poder generar una información que ayude en la toma de decisiones desde la realidad de la empresa.
¿A quién corresponde llevar la contabilidad de gestión en las pymes?
La implantación y puesta en marcha es otro aspecto relevante. Por varios motivos. Por una parte, es necesario obtener la implicación del personal de la empresa. Se trata de un sistema que basa su eficiencia en frecuente aportación de información que se le haga. Y eso deben hacerlo los trabajadores de la empresa. Además, los responsables de la toma de decisiones deben utilizarla en sus tareas diarias. Si no es así, no tendrá ningún sentido la inversión que se haya hecho en ella.
Otro aspecto importante es la ayuda que prestan los progresos tecnológicos a la gestión de todos los procesos. La automatización de los mismos, la sistematización, el mantenimiento de los datos de forma segura y su facilidad de uso con las herramientas existentes en la actualidad ayudan a vencer la resistencia al cambio que pudieran tener algunos empleados.
Un ejemplo claro es el de los viajes de empresa. Si bien la contabilidad financiera te indica a cuánto ascienden los gastos de cada empleado en desplazamiento, alojamiento y manutención, una contabilidad de gestión te permite saber cuánto dinero se ha gastado en taxis, cuánto en trenes, cuánto en pagar kilómetros, y así sucesivamente.
En definitiva, la contabilidad de gestión en las pymes registra, clasifica y ordena las operaciones financieras para, posteriormente, reportarlas a los estados financieros de la compañía con los objetivos de conocer y controlar los costes, ser de utilidad para la toma de decisiones futuras y facilitar la planificación.
