La contabilidad de las nóminas no siempre es fácil. Según el artículo 29 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, los empleados tienen derecho a solicitar un anticipo de su nómina a la empresa para la que trabajan. ¿Pero cómo contabilizar este anticipo en la contabilidad de las nóminas? Te lo explicamos paso a paso a continuación.
¿Está mi empresa obligada a darme un anticipo de la nómina? ¿Cuál es la cantidad de dinero con la que puedo contar? En ocasiones los trabajadores se ven obligados a pedir un adelanto de su sueldo, pero no tienen muy claro cuáles son sus derechos a este respecto. A lo largo de este artículo trataremos de disipar las dudas más comunes que asaltan tanto a empleados como a empresas.
Empezaremos recordando que los anticipos son retribuciones a cuenta del trabajo ya realizado sin que llegue el día señalado para el cobro. Este pago por adelantado de la nómina no puede ser negado por ninguna empresa, puesto que se trata de un derecho del trabajador por cuenta ajena reconocido en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores.
La norma dice, textualmente: “El trabajador y, con su autorización, sus representantes legales, tendrán derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado”. Dicho anticipo será descontado en el pago de la nómina siguiente sin intereses.
El anticipo de nómina, un derecho para los trabajadores
No dice nada el Estatuto de los trabajadores sobre la cantidad exacta. Solo habla de “la cuantía del trabajo ya realizado y pendiente de liquidar”. Esto quiere decir que, en teoría, el día 16 puedes pedir un anticipo de la nómina y la empresa debe pagarte el salario correspondiente al neto de la primera quincena de ese mes (se descuenta la parte proporcional de los seguros sociales a cargo del trabajador y de las retenciones a cuenta del IRPF).
No obstante, para estar seguros lo mejor es acudir al convenio colectivo para ver lo que se establece en estos casos. La mayoría limitan la cuantía al 90% del sueldo neto. Si tu convenio no establece límites, tienes la posibilidad de cobrar el salario devengado hasta la fecha.
El Estatuto de los Trabajadores tampoco dice nada sobre el número de anticipos que se pueden pedir ni sobre el plazo de antelación para solicitarlos (muchos convenios colectivos limitan también la fecha de solicitud del anticipo de nómina a partir del día 15 del mes en curso). Ni siquiera indica cuánto tiempo puede pasar como máximo entre la petición de anticipo y el pago por parte de la empresa.
Hablando de la empresa, es importante saber que los anticipos tienen unos límites. A saber:
- Los trabajadores no pueden exigir el adelanto correspondiente a más días de los que hayan pasado del mes en curso. Si estamos a 21 de enero, por ejemplo, no pueden pedir el dinero correspondiente al mes de enero y febrero. De ser así, la empresa está en su derecho de negarse.
- Los límites de los anticipos y los motivos aludidos por los trabajadores para solicitarlos pueden reflejarse en el convenio colectivo para evitar conflictos.
- Las empresas están obligadas a pagar el anticipo de nóminas del mes en curso, pero no de las pagas extra.
¿Cómo se contabiliza el adelanto de nóminas?
A la hora de realizar el asiento contable también pueden surgir dudas. No suele ser muy habitual encontrarse en esta 
situación y, a veces, las sociedades pueden tener dudas de cómo anotarlo en los libros de contabilidad. Como hemos visto, un anticipo no se puede considerar un préstamo, por lo que no se tiene que contabilizar como tal. El asiento contable que tenemos que utilizar para estas situaciones el es 460 (anticipo de remuneraciones), en vez del 544 (créditos a corto plazo al personal) o el 254 (crédito a largo plazo al personal).
Vamos a poner un ejemplo tomando como referencia un convenio colectivo en el que se establezca que el adelanto no puede superar el 90 % de la nómina devengada en el momento de la petición. Llegado el caso, un trabajador que cobra 1.200 euros mensuales, pide un anticipo en día 20. Este será como mucho de 720 euros (90 % de 800 euros devengados hasta el día 20). Este dinero se restará de la siguiente nómina a cobrar por el empleado.
En el momento de hacer el anticipo, la empresa debe cargarlo en la cuenta 460 y abonarlo en las cuentas 570 (caja) y/o 572 (banco). El día de la liquidación del resto del sueldo, pasará a contabilizar la nómina de la siguiente manera: cargará el total de la nómina en la cuenta 640 (de sueldos y salarios) y abonará el anticipo en la cuenta 460, además del resto del sueldo a liquidar en las cuentas 570 (caja) y/o 572 (banco).
Es decir, en el "debe" pondrá 1.200 euros en la cuenta 640, y en el haber, 720 euros del anticipo en la cuenta 460. Los 480 euros restantes (que será lo que el trabajador que ha pedido el anticipo cobrará a final de mes) irán en la cuenta 570 o 572 según proceda.
Cabe decir que posiblemente faltarán otras deducciones por seguridad social e IRPF, pero éstas se harán constar como en una nómina corriente.
