Para los viajes de negocios a media distancia, son muchas las empresas que optan por el tren. Las ventajas de este medio de transporte son muchas: es cómodo, permite al comercial o empleado seguir trabajando durante el trayecto si es necesario, es de fácil acceso, etc. Te explicamos qué hay que tener en cuenta respecto a la contabilidad y la fiscalidad de estos gastos de empresa.
¿La cuenta 629, la 627 o la 640? ¿Tienes que contabilizar un billete de tren y no estás seguro de que cuenta es la más 
conveniente? Siguiendo el Plan General de Contabilidad, los viajes de trabajo se incluyen en el grupo de cuentas 6, que hace referencia a las compras y los gastos.
Dependiendo del motivo que haya originado el desplazamiento, los gastos de viaje en tren se reflejarán en una cuenta u otra:
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En la cuenta 627 (“Publicidad, propaganda y relaciones públicas”), si la empresa necesita el gasto para temas comerciales. Es decir, cuando el viaje en tren se ha producido como gasto de representación.
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En la cuenta 629 (“Otros servicios”), cuando la empresa necesita el gasto para el desempeño de la actividad a la que se dedica. En este caso se computa como gasto de viaje.
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En la cuenta 640, (“Sueldos y salarios”), en el caso de que la empresa abone una cantidad al trabajador para que este gaste el dinero en concepto de dietas. El importe quedará reflejado en la nómina.
En el supuesto de que los gastos de viaje se los vayas a cargar a un cliente, debes incluirlos en la factura como suplido, así que no tienes que aplicar impuestos. Adelantas el dinero y el cliente lo abonará posteriormente.
¿Cuál es el tratamiento fiscal para los billetes de tren?
Si la contabilidad genera dudas, la fiscalidad no le va a la zaga. El IVA de los gastos de transporte en tren es del 10% cuando se realiza en territorio español. Al cruzar una frontera, se pasa a pagar el IVA correspondiente del país en cuestión.
En la UE, el procedimiento varía en función de los países (así lo establece la Resolución de 23 de diciembre de 2009, de la Dirección General de Tributos).
No obstante, este impuesto es desgravable siempre y cuando la empresa pueda justificar que el motivo del viaje ha sido laboral. Esto es muy importante, ya que, en caso de inspección, la empresa debe de ser capaz de justificar este gasto. De lo contrario, ese gasto y ese IVA pueden ser anulados por la Administración Pública con los correspondientes recargos o posibles sanciones posteriores.
¿Se puede deducir el IVA de los billetes de tren?
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es que los billetes de tren no son suficientes para poder deducir el IVA correspondiente. Como ya sabrás, hace falta tener una factura. Los billetes de transporte público no lo son, puesto que no cumplen todos los requisitos formales.
Por lo tanto, tendrás que pedir a RENFE la factura correspondiente, a través del servicio de atención al cliente, entregando los billetes físicos, o bien a través de su servicio de emisión de facturas online, disponible para usuarios registrados.
En definitiva, para poder deducir el IVA de los billetes de tren, el viaje debe cumplir una serie de requisitos:
- El gasto debe estar vinculado a la actividad económica desarrollada. ¿Eso qué quiere decir? Pues que los gastos son necesarios para obtener ingresos.
- Es necesario que el gasto esté justificado documentalmente. Por tanto, hay que pedir la factura original completa (no basta con el billete o una factura simplificada). Asegúrate de que tiene todos estos datos: numeración de la factura, fecha, lugar de emisión, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga.
- Es obligatorio registrar debidamente el gasto en la contabilidad. Como hemos visto más arriba, el apunte contable se registrará en una cuenta o en otra dependiendo de la naturaleza del viaje de negocios.
Además, debes tener en cuenta que Hacienda puede ponerte problemas si el viaje en tren no se realiza en horario laboral.
También es importante recordar que el plazo para pedir la deducción del IVA relacionado con el transporte finaliza transcurridos cuatro años desde la emisión de la factura. Si no se pide en ese periodo, se pierde esa opción.
Para que tus justificantes siempre estén a buen recaudo te recomendamos que digitalices los tiques y recibos.
Como puedes comprobar, la contabilidad y fiscalidad de los gastos de transporte en tren son muy parecidas a la de las dietas en general. La mayoría de las veces, en caso de duda es mejor aplicar el principio de prudencia para evitar posibles problemas si llegase una inspección.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Economista. Socio co-fundador de De Mesa y Vertiz Consultores
