Las empresas, profesionales y autónomos tienen el derecho, tal como recoge la Ley, de deducir el IVA que han pagado en productos y servicios relacionados con su actividad. El problema es que para que estos gastos sean efectivamente deducibles tienen que cumplir una serie de requisitos y formalidades. ¿Quieres saber cuáles son? No te pierdas el siguiente post.
1. ¿Qué es el IVA?
2. IVA repercutido e IVA soportado
3. Requisitos para que el IVA soportado sea deducible
4. Los gastos no deducibles
5. El proceso de canje o rectificación
6. Beneficios de la deducción del IVA de los gastos no deducibles
7. El ahorro de costes que conlleva la digitalización
8. El modelo SII de gestión del IVA
1. ¿Qué es el IVA?
La Agencia Tributaria Española define el IVA de la siguiente manera: "El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava: las entregas de bienes y prestaciones de bienes y prestaciones de servicios efectuados por empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes".
Dicho de un modo más sencillo: el IVA es un impuesto que el consumidor final debe pagar al Estado por el producto o servicio que compra. En este contexto, las personas jurídicas, es decir las instituciones y empresas, los profesionales y los autónomos, están obligados a repercutir el IVA fijado por cada país a los consumidores y, posteriormente, ingresarlo en Hacienda, actuando como meros recaudadores.
2. IVA repercutido e IVA soportado
La Ley contempla que los participantes intermediarios (empresas, profesionales y autónomos) tienen el derecho de deducirse el IVA que han pagado en productos y servicios relacionados con su actividad. Esto significa que solo deben ingresar a Hacienda la diferencia entre el IVA de lo que compran y de lo que venden. Por este motivo, se habla de dos tipos de IVA diferentes: el repercutido y el soportado.
Llamamos IVA repercutido (o devengado) a la cantidad correspondiente al impuesto que las empresas, profesionales y autónomos aplican en sus facturas emitidas, por lo tanto, es el importe que se debe ingresar en Hacienda. Por lo contrario, el IVA soportado (o deducible) es la cantidad que las empresas, profesionales, autónomos y consumidores finales deben abonar cuando adquieren bienes o servicios, a excepción de los consumidores finales, es el importe a deducir en las declaraciones de IVA.
Por consiguiente, el IVA que las empresas y autónomos deben finalmente ingresar en Hacienda es el resultado de la siguiente ecuación: IVA SOPORTADO-IVA DEVENGADO.
3. Requisitos para que el IVA soportado sea deducible
El IVA soportado, es decir, el que la empresa o profesional abona al adquirir cualquier bien o determinados servicio, puede dividirse en dos categorías de vital importancia para las cuentas de la empresa: IVA deducible e IVA no deducible. Esto está regulado por la Ley 37/1992. 
Se considera IVA deducible aquel derivado de operaciones gravadas realizadas en el interior del país y ligado a gastos relacionados con la actividad económica desarrollada. Además, se establece como requisito que estén debidamente justificados e incorporadas a la contabilidad de la empresa.
Es conveniente diferenciar el proceso de deducción del gasto en el Impuesto de Sociedades de la deducción del IVA. Si bien comparten algunos requisitos se trata de dos procesos que no son paralelos. Por ejemplo: imaginemos el caso de la adquisición de un vehículo de empresa. A nivel contable, esto se trataría de una inversión a repercutir como gasto a través de amortizaciones en un periodo temporal.
Los requisitos son los mismos que para la deducción de un gastos en el Impuesto sobre Sociedades. La Agencia Tributaria remarca que sólo se podrá desgravar el IVA justificado mediante facturas completas en las que esté desglosado y detallado. Para que el IVA soportado sea deducible, se deben cumplir las siguientes condiciones.
Gasto vinculado a la actividad económica desarrollada
Obviamente, cualquier gasto que no esté relacionado con una determinada actividad empresarial o profesional no puede ser deducido. Esto parece obvio pero a veces puede traer complicaciones, como en el caso de los gastos relativos al uso de un vehículo o a los viajes de empresa. En estos casos hay que poder probar que ese gasto está relacionado con una actividad económica de la sociedad como los llamados gastos de locomoción que agrupan cualquier concepto económico relacionado con el transporte del trabajador .
Gasto justificado
No todos los justificantes de gastos son válidos, sino que deben cumplir una serie de requisitos de carácter formal y temporal. Para que sean considerados justificados se tiene que disponer de la factura original. Las facturas simplificadas ni otros documentos sustitutivos, como albaranes u hojas de pedido, son un justificante adecuado para la deducción del IVA porque falta una parte de la información mínima necesaria para que sea válida para este fin frente a Hacienda, aunque existe una excepción que veremos más adelante: se podrá desgravar el IVA justificado mediante facturas simplificadas que recojan gastos cuya tipología permita que se documenten en este formato y que, además, hagan constar los datos identificativos del destinatario de la factura así como el IVA desglosado.
Gastos registrados en la contabilidad
Dichos gastos deben estar detallados, en función de una serie de parámetros y de una normativa, en la contabilidad que, con carácter obligatorio, deben tener al día todas las personas físicas o jurídicas que realicen una actividad profesional. Si no están en el libro de registro de IVA y en los libros contables, queda absolutamente descartado.
¿Quieres saber cómo exprimir las facturas y conseguir la deducción del IVA? No te pierdas la Devolución del IVA: cómo convertir los justificantes en facturas deducibles.
4. Los gastos no deducibles
En la práctica, se da la circunstancia de que muchos gastos que, al ser propios de la actividad empresarial podrían ser deducibles, acaban no siéndolo simplemente por no cumplir algunos de los requisitos formales.
Las principales causas son:
- Justificantes no válidos por carecer de algún dato básico.
- Justificantes no válidos por presentarse fuera de plazo.
- Facturas no validadas.
- Errores en la contabilidad.
Estos factores acaban provocando que muchos más gastos de los que deberían caigan fuera de la categoría del IVA deducible.
Este IVA no deducible en los gastos supone un perjuicio notable para la empresa, puesto que deja de ahorrarse un porcentaje de sus gastos de un 10 o hasta un 21% según sea el IVA aplicado en cada caso.
También está el caso de determinado tipo de gastos cuya cuota de IVA es per se no deducible. Se trata de la compra de joyas y alhajas, alimentos, bebida o tabaco, espectáculos o servicios recreativos, las atenciones a clientes o terceras personas, etc.
5. El proceso de canje o rectificación
Afortunadamente, el proceso de canje o de rectificación de facturas es la solución o mecanismo que sirve para poder convertir en deducibles de acuerdo con la Ley todos esos gastos que, por cuestiones formales, podrían quedar excluidos. 
¿Qué son las facturas rectificativas?
Una factura rectificativa es un documento que sustituye la factura ordinaria completándola con los datos obligatorios de los que carezca. En esencia, el contenido de una factura rectificativa es el mismo que el de la factura ordinaria, pero con un mayor número de datos identificativos y detalles fiscales.
¿Para qué sirven este tipo de facturas?
La normativa vigente no permite deducir directamente la totalidad del IVA soportado, sino que cada gasto tiene que estar debidamente justificado mediante unos documentos que, obligatoriamente, deben contener una serie de datos y unos requisitos formales y temporales. La utilidad de las facturas rectificativas es poder añadir algún dato o requisito que falte para ajustarlo a la Ley, permitiendo de esta forma la deducción de los gastos.
¿Cuáles son los pasos del proceso de rectificación?
Selección y digitalización de los justificantes
El primer paso para poder recuperar el IVA deducible de los gastos de empresa es la selección de los justificantes.
No todos son aptos para su posterior rectificación y, por lo tanto, para poder declararlos como IVA soportado tienen que haber sido emitidos en los últimos cuatro años. Además, tienen que estar bien conservados (no sirven los rotos o enmendados) y en buenas condiciones de legibilidad.
Una vez seleccionados, todos los justificantes deben ser digitalizados para su posterior tratamiento informático.
Tratamiento de datos
Básicamente se trata de recapitular todos los archivos en formato JPG de cada justificante y agruparlos en función de dos parámetros distintos:
- Por proveedor. Expendedor del justificante o factura.
- Por período temporal. Como plazo de prescripción general se pueden recopilar facturas con una antigüedad máxima de cuatro años, fecha factura.
Elaboración de facturas rectificativas
El justificante por sí mismo no es por si solo un documento válido, sino que es necesario agrupar los emitidos por un mismo proveedor en un periodo determinado y convertirlos en facturas.
Estas facturas deben contener, como mínimo, los datos básicos del proveedor y cliente, la fecha y el tipo de IVA. Reciben el nombre de facturas rectificativas porque añaden algún tipo de dato básico del que carece en el justificante original. Esta factura no se puede realizar si han pasado más de cuatro años desde el momento en que se realizó la original.
Validación de proveedores
Para que estas facturas rectificativas sean válidas han de ser validadas (con firma y sello). La opción clásica es la validación por el propio proveedor, aunque la validación por una empresa de facturación a terceros es un método más rápido y dinámico.
Uno de los factores que se deben tener en cuenta en la validación de las distintas facturas rectificativas y recapitulativas es que deben ser cotejadas con el objetivo de comprobar que cumplen con el Real Decreto (RD) de Facturación, así como con la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del IVA.
Elaboración de un libro de registro de IVA para su introducción en el sistema de contabilidad
Finalmente, todos los justificantes del IVA deducido deben ser correctamente introducidos en los sistemas centrales de contabilidad de la empresa o en los libros contables de los autónomos.
Para poder realizar correctamente este trabajo contable, además de cumplir con la normativa de guardar los justificantes en formato papel durante cinco años (o una versión digital que cumpla con los requisitos de la AEAT), es necesario la elaboración previa de unos libros de IVA para archivar y ordenar toda la documentación.
Una vez conocemos qué gastos de empresa son los considerados no deducibles y cómo podemos cambiar esta condición llegamos a las siguientes conclusiones:
- Es necesario documentar y justificar siempre las operaciones de la empresa con una factura (completa o simplificada).
- Las facturas deben contener el IVA desglosado y la identificación de la empresa siempre.
- Sumando estas condiciones se podrá deducir el IVA.
Así pues, para que sea un gasto deducible, habrá que gestionar con el proveedor la realización de una factura sustitutiva que incluya los datos del destinatario (NIF y domicilio), además de especificar la cuota repercutida de IVA.
6. Beneficios de la deducción del IVA de los gastos no deducibles
Uno de los principales y más evidentes beneficios de la recuperación del IVA de los gastos de empresa no deducibles es el beneficio económico. Y es que el IVA soportado en actividades empresariales puede restarse al IVA repercutido por la empresa. Por tanto, la cantidad a ingresar a Hacienda es menor. Así, en las empresas que tienen una parte importante de trabajadores en movilidad la cantidad desgravada puede llegar a ser realmente relevante. De hecho, se puede traducir en un mayor equilibrio presupuestario y, en definitiva, rentabilidad.
Otro de los beneficios destacados es que si la recuperación del IVA se realiza a través de un proceso bien estructurado, se podrán extraer patrones de los conceptos y actividades que engloban mayor número de gastos. Una información que puede condicionar la toma de decisiones de la empresa según los resultados de dicha análisis.Además, otra de las ventajas es el control de las actividades de los empleados que, con la verificación de los gastos, puede transformarse en detección de oportunidades de mejora de los procesos internos. De hecho, el proceso de deducción del IVA de los gastos no deducibles conlleva en sí mismo un mayor control de los gastos. Por tanto, es una inmejorable oportunidad para detectar posibles fraudes.
7. El ahorro de costes que conlleva la digitalización
Tiempo. La gestión de la documentación digitalizada es mucho más ágil que la de la documentación manual. Un buscador para este tipo de documentos, supera todos los inconvenientes de la búsqueda manual.
Coste de almacenamiento. Se trata de una cuestión especialmente importante sobre todo para empresas que gestionen un gran volumen de información, en las cuales éste supone un coste muy elevado. El papel ocupa espacio, a veces mucho, y eso se debe pagar. Por otra parte, con los medios tecnológicos actuales, el coste de almacenamiento digital es casi irrelevante. Teniendo en cuenta además de la posibilidad de realizar diferentes copias de seguridad, para sobreponerse a cada imprevisto.
Riesgo de pérdida o destrucción. El deterioro del papel es otro problema añadido a la posibilidad de que por un accidente o mal uso se acaben destruyendo los documentos. Como hemos visto, ese riesgo prácticamente ha desaparecido en el entorno digital.
8. Modelo de gestión del IVA: el SII
El Suministro Inmediato de Inforción (SII) es el modelo de gestión del IVA la AEAT que consiste en el envío electrónico en tiempo real de todas las operaciones que deben figurar en los libros de registro del IVA. Las empresas deben remitir en un máximo de 4 días a la AEAT los detalles de sus operaciones (facturas y tiques expedidos y recibidos).
Esta normativa afecta a los contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), las empresas que cuenten con una facturación anual de más de 6 millones de euros y los grupos de IVA.
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Además, todos los datos obtenidos mediante el sistema OCR de Emburse Captio son enviados directamente a la AEAT, quien validará los datos suministrados. ¿Quieres saber más? ¡Solicita una demo gratuita de Captio!
