Cualquier proceso de ejecución financiera pierde su sentido si no se define e implementa una estrategia de control del mismo, en base a unos objetivos acordes con la situación actual y los proyectos de futuro de la empresa.
En la actualidad, el control financiero se ha convertido en una parte fundamental de las finanzas de cualquier empresa. Por este motivo, es muy importante entender qué significa, cuáles son sus objetivos y utilidades y qué pasos hay que seguir para su correcta implantación
Definición de control financiero
El control financiero puede entenderse como el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa, enfocados desde distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.
Dichos análisis requieren de unos procesos de control y ajustes para comprobar y garantizar que se están siguiendo los planes de negocio. De esta forma, será posible modificarlos de la forma correcta en caso de desviaciones, irregularidades o cambios imprevistos.
Objetivos y utilidades
Por tanto, entre los objetivos principales del control financiero destacan los siguientes:
- Comprobar que todo va en la línea correcta. En ocasiones, el control financiero únicamente sirve para confirmar que todo funciona bien y que se están cumpliendo, sin alteraciones considerables, las líneas marcadas y los objetivos propuestos a nivel financiero, de ventas, ganancias, superávit, etc. De esta forma, la empresa gana en seguridad y confianza, afianzándose su patrón de funcionamiento y las decisiones que se estén tomando.
- Detectar errores o áreas de mejora. Un desajuste en las finanzas de la empresa puede poner en peligro los propósitos generales de la organización, perder ventaja frente a la competencia y, en ciertos casos, incluso verse comprometida su propia supervivencia. Por eso es importante detectarlos a tiempo.
También se pueden identificar diversas áreas y circuitos, que sin estar incurriendo en fallos o desviaciones graves, son susceptibles de mejorarse por el bien general de la empresa.
Atendiendo a sus utilidades, el control financiero sirve también para:
- Poner en marcha medidas de prevención. En ocasiones, el diagnóstico precoz de determinados problemas detectados por el control financiero hace innecesario implantar acciones correctoras. Basta con sustituirlas por medidas únicamente de prevención.
- Comunicar y motivar a los empleados. El conocimiento exacto de la situación de la empresa, con sus problemas, errores y aspectos que se están ejecutando correctamente, propicia una mejor comunicación de los empleados. Unos buenos datos financieros también ayudan a que los trabajadores estén más motivados para seguir en la línea correcta o mejorar los aspectos necesarios.
- Actuar sobre las áreas que lo precisan. Un diagnóstico de la situación de poco serviría si no se realizan actuaciones concretas que permitan reconducir una situación negativa, gracias a la información concreta y detallada proporcionada por el control financiero.
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Estrategias de implementación
Para que sea efectivo, el control financiero debe diseñarse en función de unas estrategias muy bien definidas. De esta forma, los administradores de las empresas podrán ser capaces de:
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Detectar desviaciones en los presupuestos, balances y otros aspectos financieros.
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Establecer diferentes escenarios operativos que pongan a prueba la rentabilidad, el volumen de ventas y otros parámetros.
Aunque existen muchos tipos y metodologías distintas, se pueden distinguir una serie de pasos muy comunes en la gran mayoría de estrategias de implementación de control financiero.
Paso 1. Análisis de la situación inicial
El primer paso consiste en realizar un exhaustivo, fiable y detallado análisis de la situación de la empresa en varias áreas: tesorería, rentabilidad, ventas, etc.
Con una buena contabilidad de costes, tienes gran parte del trabajo hecho. Del mismo modo, una auditoría interna identificará las debilidades y fortalezas de tu negocio.
Paso 2. Elaboración de pronósticos y simulaciones
En base a la situación inicial previamente analizada y el establecimiento de una serie de parámetros o indicadores, se pueden elaborar una serie de pronósticos y simulaciones de diferentes contextos y escenarios.
Estas acciones de simulación resultan de inestimable ayuda a la hora de tomar las decisiones adecuadas en aspectos cruciales como: inversiones, rentabilidad, cambios de sistemas de producción, etc.
Paso 3. Detección de las desviaciones de los estados financieros básicos
Los estados financieros básicos son los documentos que debe crear la empresa al preparar el ejercicio contable para conocer cuáles han sido los resultados económicos.
Aunque existen más, estos son los tres de mayor importancia:
- Balance general. A grandes rasgos, se puede decir que se trata de un informe que detalla la situación patrimonial de una empresa en un momento concreto. Siempre debe cuadrar, de tal forma que el total del activo coincida con la suma del pasivo más el patrimonio neto.
- Estado de resultados (o de ganancias y pérdidas). Es el resumen de las operaciones empresariales en un periodo determinado. Tras restar a los ingresos los diferentes gastos, es posible saber si una compañía es rentable y si está cumpliendo con los objetivos financieros que se había marcado.
- Flujo de efectivo (o estado de flujos). Como indica su nombre, este estado financiero muestra las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. Así, es posible averiguar si una compañía necesita o no liquidez.
Estos análisis y pruebas en distintos entornos es una parte fundamental del control financiero, pues permiten detectar a tiempo problemas, errores y desviaciones sobre la situación idónea o los objetivos iniciales. Asimismo, son una parte fundamental para poder aplicar fórmulas financieras, sacar estadísticas y realizar comparaciones.
Paso 4. Corrección de las desviaciones
Muy poca utilidad práctica tendría el control financiero si posteriormente no se tomasen las decisiones adecuadas en relación a las acciones correctivas a ejercer para conducir las cuentas de la empresa por la senda adecuada y prefijada en los objetivos generales de la organización.
No obstante, ya no basta con analizar los resultados en base a datos pasados. Lo ideal es dar de alta alertas que muestren los datos en tiempo real para adelantarse a posibles problemas y solucionarlos antes de que sea tarde.
¿Esto cómo se consigue? Una opción sería implantar un sistema de información de la gestión integral de la empresa (ERP). Entre las funcionalidades que ofrecen destacan, entre otras, el control presupuestario, el cálculo de los recursos necesarios en base a ventas previstas, el control de los gastos a priori, la gestión automatizada con la Agencia Tributaria o la contabilidad analítica.
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Agradecimientos:
Oriol Grima, responsable de marketing de Saima Solutions, consultora tecnológica especializada en Business Intelligence y Performance Management.
