Desde el grupo Emburse, hemos analizado algunos de los desafíos a los que se enfrentan los responsables financieros con sus procesos de cuentas por pagar. Hemos evaluado el estado actual de la automatización de facturas y los problemas más importantes que afectan a su funcionamiento. El resultado es que, aunque la tecnología juega un papel significativamente mayor en cuentas por pagar que hace solo unos años, todavía hay muchas oportunidades para mejorar la eficiencia.
Tan solo el 60 % de las empresas encuestadas por Emburse comunican haber implementado algún tipo de software automatizado de procesamiento de facturas, y aunque la tecnología se usa con un poco más de frecuencia al comienzo del proceso (el 30% ha implementado la facturación electrónica o el escaneo/conversión a imagen de facturas) o al final del proceso (el 30% genera pagos electrónicos), la automatización integral del proceso sigue siendo poco común. De hecho, solo el 23 % ha implementado el flujo de trabajo en línea para aprobar facturas o resolver excepciones de facturas.
Esta falta de automatización se manifiesta de varias maneras, muchas de las cuales aumentan directamente el coste de procesar una factura desde la recepción hasta el pago. 6 de cada 10 encuestados también dicen que más de la mitad de sus pagos todavía se hacen con cheques en papel, aunque el coste que ello supone puede ser 10 veces mayor que el de los pagos electrónicos.
La falta de automatización agrava aún más estos problemas de costes al evitar que estas empresas aprovechen los descuentos por pagos anticipados: casi una cuarta parte de las empresas (24 %) declara que no puede aprovechar estos descuentos como resultado de la lentitud de las aprobaciones. Dado que un descuento de pago anticipado 2/10 neto 30 puede generar el equivalente a una tasa de rendimiento del 36 %, las implicaciones para las grandes organizaciones con millones o incluso miles de millones de dólares en pagos de facturas pueden ser significativas.
Otro problema que presentan los cheques en papel es el mayor riesgo de estafa. El 18 % de los encuestados declara que su organización ha sido víctima de estafa a través de cheques. Incluso con el coste real y potencial y las implicaciones de riesgo de reducir los cheques en papel, dejarlos atrás sigue siendo una asignatura pendiente para muchos. Solo 1 de cada 6 encuestados tiene previsto migrar a pagos electrónicos en el próximo año.
¿Pero por qué? La respuesta más frecuente es que es complejo trabajar con diferentes formatos de aviso de pagos. Sin embargo, este desafío ahora se puede abordar fácilmente. La implementación de una plataforma en línea para la automatización de facturas permite a los equipos de cuentas por pagar revisar, aprobar y administrar fácilmente todos los pagos de proveedores, independientemente del tipo de pago o la institución financiera.
Estos pagos electrónicos se pueden administrar después a través de la plataforma; todo lo que se necesita es permitir que los proveedores reciban estos pagos electrónicos a través de la plataforma. De hecho, incluso hay procesos y herramientas que se pueden utilizar para hacerlo, sin necesidad de comprometer grandes recursos por su parte.
Automatizar tu proceso de facturación no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Si deseas saber más sobre cómo puedes superar este desafío puedes ver este video sobre nuestra solución para Agilizar la gestión de las facturas de proveedores. Para saber cuánto dinero podría ahorrarse tu organización al automatizar su proceso de pagos con Chrome River Invoice contáctanos en este formulario o llámanos al +34 900 10 19 86.
