Existe un claro consenso: la automatización cambia la fisonomía de los departamentos financieros y los perfiles de los puestos de trabajo cada año. Sin embargo, tras la tendencia de la transformación digital, cabe plantearse una pregunta aún más profunda: ¿Qué hacen los departamentos financieros con los valiosos datos que obtienen de la automatización? 

¿Qué hacen los departamentos financieros con los valiosos datos que obtienen de la automatización?

¿Aprovechan al máximo esos datos para optimizar los procesos y ahorrar tiempo y dinero? O por el contrario, ¿suelen llegar al final de una serie de procesos de automatización, se sacuden el polvo y afirman «misión cumplida»? Según una encuesta que hemos llevado a cabo recientemente entre directivos financieros, creemos que la situación actual se asemeja más a la segunda opción.

En nuestro Informe Líderes financieros 2023  [Tendencias financieras: cómo los líderes pueden crecer durante una recesión en 2023], preguntamos a 400 líderes financieros cómo han previsto abordar los retos del mercado, el talento y los procesos durante este año, y en qué medida la automatización les ayuda a afrontar esos desafíos.

El informe reveló que la mayor parte de los directivos financieros ya disponen de planes de automatización: tan sólo el 4 % afirmó que no emprendería ningún proyecto de automatización en 2023. Pero la automatización por sí sola no es suficiente. El modo en el que los responsables financieros optimizan sus esfuerzos de automatización es fundamental para alcanzar el éxito. Cuando hablamos de optimización, significa que toda la organización debe avanzar hacia una visibilidad total del gasto de la misma. Para alcanzar el nirvana, las empresas deberán sacar partido a los análisis avanzados para llegar a ese tipo de información que permite producir un impacto real. Tiene un efecto cascada. La visibilidad de gasto es positiva tanto para las operaciones como para la recopilación de datos. Una mejor recopilación de datos, combinada con una mayor visibilidad, producen, a su vez, más visibilidad y más datos. Una vez que se pone en marcha, este es el flujo que permite que la empresa avance de forma sustancial.

Otros estudios del ámbito de las finanzas revelan que los directivos buscan formas creativas para automatizar las tareas rutinarias de sus empleados. En un informe de Forrester reciente, más de la mitad (52 %) de los directivos encuestados afirmaron que sus equipos dedican demasiado tiempo a tareas rutinarias y muy poco al pensamiento estratégico. De media, sus equipos dedican el 15 % de su tiempo a tareas manuales y/o de escaso valor, una cifra que aumenta hasta el 17 % en el caso de tareas más complejas, como la planificación y el análisis financieros. Los investigadores de Forrester consideran que, cuando las tareas menores se combinan en muchos puestos diferentes, algunos empleados podrían llegar a dedicar casi un tercio de su tiempo a las mismas. La automatización no puede quizás sustituir todas y cada una de estas tareas, aunque sí puede aliviar su carga en gran medida.

La eficiencia es tan necesaria como compleja para los directivos financieros. El 59 % de los encuestados en el informe de Forrester afirma que sus equipos necesitan sistemas más integrados y herramientas automatizadas, mientras que el 58 % afirma que una plataforma financiera totalmente automatizada es crucial para alcanzar la visibilidad y disponer de la información completa sobre el gasto en todas sus organizaciones.

El informe de Emburse va aún más allá, ya que se plantea hasta qué punto los responsables financieros mejoran esos sistemas. Algunos puntos clave del informe:

• El 95 % de los encuestados mejoró las capacidades de automatización el año pasado, pero un número igualmente elevado admite que aún queda un largo camino por recorrer.
• Existe una clara relación entre automatización y fidelización de talentos. Liberar a los empleados de esas tareas menores les ayuda a seguir comprometidos con sus funciones y es más probable que permanezcan en la empresa.
• Los informes financieros y los gastos de viajes y dietas son los dos procesos principales que los encuestados han previsto mejorar mediante la automatización.

Descárgate el informe completo para ver una hoja de ruta donde se muestra cómo tu empresa puede dar el salto de una planificación gestionada o ad hoc a una optimización total.