Dietas laborales: Gastos de kilometraje, regulaciones fiscales y mucho más (Actualización 2024)

Las dietas laborales son compensaciones económicas que las empresas pagan a sus trabajadores además del salario base del empleado. También se les paga a los empleados cuando estos se deben desplazar por motivos de trabajo. Estos gastos pueden ir desde el transporte hasta la alimentación o el alojamiento, tal y como establece el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores. ¿Tienes que desplazarte fuera de tu lugar de trabajo habitual durante tu jornada laboral? Si es así, probablemente tengas derecho a estas dietas laborales.

El auge del trabajo a distancia debido a la pandemia ha introducido nuevas regulaciones en materia de asignaciones laborales. El Real Decreto-Ley 28/2020 exige que los empresarios cubran todos los gastos incurridos por los empleados para la compra del equipo necesario para desempeñar sus funciones desde una ubicación remota o desde casa. Esto incluye artículos como el maquinario, herramientas y muebles.

A lo largo de este artículo analizaremos todo lo que tiene que ver con las dietas laborales, para que sepas cuándo tienes derecho a ellas, cómo debes solicitarlas y la forma en que las cobrarás.

Lo primero que debes saber es que las dietas laborales no forman parte de tu salario, puesto que no retribuyen tu trabajo. Su objetivo es cubrir aquellos gastos en los que los trabajadores incurren de forma adicional. Se entiende, por tanto, que no debes soportarlos tú.

También es importante que sepas que la cuantía o el derecho a cobrar ese complemento suele venir establecido en el convenio colectivo o la normativa interna de la empresa. Así que puede que darse el caso de que tu empresa no reconozca ese derecho.

Eso no quiere decir que tengas que pagar el hotel de tu bolsillo, solo que el abono se hace de otra forma. A lo mejor tienes que adelantar los gastos y luego te devuelven el dinero, o el departamento administrativo es el que se encarga de sacar los billetes y reservar el hotel.

Clasificación de las dietas laborales

Pongamos que sí, que tu empresa reconoce el derecho de sus empleados a cobrar dietas laborales. Los conceptos que pueden dar lugar a estas compensaciones extrasalariales son variados. Estos se clasifican en dos grandes grupos:

1. Gastos de kilometraje

Si por motivos de trabajo tienes que desplazarte, tu empresa se hará cargo de los gastos de locomoción. Dentro de las dietas por kilometraje se incluyen los siguientes conceptos: 

• Combustible
• Billetes de tren, avión o autobús
• Bonos de transporte público
• Facturas de taxi
• Mantenimiento del vehículo

Los vehículos propios son el medio de transporte más habitual para los trabajadores, especialmente para distancias más cortas, como indicó Statista en 2024. Esto se debe por su comodidad y porque suele ser la alternativa más eficiente y viable. Eso supone que la empresa deberá compensar al trabajador por los gastos en los que incurre.  

Ten en cuenta que cada empresa, según su convenio colectivo, pagará un importe por kilómetro. En todo caso, estará exenta de impuestos un importe máximo de 0,19 € por kilómetro. Todo lo que supere esta cantidad estará sujeto al impuesto sobre la renta personal del empleado.

En ese sentido, debemos tener presentes algunas consideraciones:

• Cuando el desplazamiento sea en transporte público la dieta también estará exenta de pagar IRPF.

• En principio se entienden como sujetos a estos gastos los que se realicen fueran de la oficina, y no para ir y volver desde el domicilio propio al lugar de trabajo.

• El importe que se paga se hace en concepto de todos los gastos que está soportando el trabajador. Existen algunos que son fácilmente cuantificables, como podría ser la gasolina empleada en el desplazamiento. Pero hay que tener en cuenta otros que también se producen como el desgaste de neumáticos y vehículo en general, etc.

• No se incluyen en este concepto otro tipo de gastos que suelen realizarse de forma conjunta en otras ocasiones como son el abono de peajes, el pago de estancias en aparcamientos privados o las multas de tráfico. En caso de producirse, la empresa los debe abonar aparte.

Todos estos aspectos deben ser tenidos en cuenta por los trabajadores para valorar la compensación que están recibiendo por esos desplazamientos. En caso de que éstos sean muy frecuentes y en un número elevado de kilómetros al año, lo más habitual es que sea la propia empresa quien facilite un vehículo propio al trabajador, evitando el pago de estos gastos.

2. Dietas

Cuando tengas que hospedarte en un hotel para pasar la noche o comer fuera de la oficina por motivos de trabajo, la empresa también se hará cargo del gasto. En este caso hablamos de los gastos de manutención (establecimientos hosteleros) y estancia (alojamientos).

Hay convenios, incluso, que ofrecen dietas a los trabajadores que tengan que quedarse a comer en el centro de trabajo. La cuantía, como decíamos antes, dependerá de lo establecido en el convenio.

Por poner un ejemplo, la media de las medias dietas está entre los 8 y los 25 euros, mientras que las dietas completas oscilan entre los 33 y los 90 euros. Los kilómetros se pagan en torno a los 0,19 euros el kilómetro, pero hay empresas que suben esa cantidad hasta los 0,30 euros.

 3. Teletrabajo

La normativa de trabajo a distancia se aplica a todos los empleados que teletrabajan habitualmente, como los trabajadores que prestan sus servicios a distancia o fuera de las instalaciones de la empresa durante al menos el 30 % de su tiempo de trabajo durante un periodo de tres meses.

Según los artículos 11 y 12 del Real Decreto, los empresarios están obligados a proporcionar a los trabajadores a distancia los equipos y herramientas necesarios para el desempeño eficaz de sus funciones. Los empleadores también deben compensar a los empleados por los costes de mantenimiento relacionados con estos recursos y cualquier gasto incurrido debido a dificultades técnicas relacionadas con las TIC. El artículo 12 establece que los mecanismos de compensación de dichos gastos deben estar previstos en el convenio colectivo de trabajo (CCT) de la empresa o en el acuerdo escrito de trabajo a distancia.

 4. Horas extras

Cada hora trabajada más allá de la semana laboral estándar de 40 horas se considera tiempo extra. Como empleado, no estás obligado legalmente a trabajar horas extras a menos que se especifique en un convenio colectivo o en tu contrato de trabajo.

Según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores y la Guía Laboral, los empleadores deben compensar las horas extraordinarias, ya sea mediante paga adicional o periodos de descanso equivalentes dentro de los cuatro meses siguientes.

El IRPF en las dietas laborales

Estas dietas están exentas de pagar el IRPF si son inferiores a 53,34 euros al día para territorio nacional y 91,35 euros en el extranjero con pernocta. Sin pernocta, los límites son de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero. Para medias dietas las cantidades anteriores se rebajan a la mitad. 

Hay que demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y que no se alargan más de 9 meses de forma continuada.

Para algunas empresas mantener al día el papeleo de las dietas laborales es complicado. La clave está en fijar una cantidad, tener claro en qué casos se paga, así como ordenar y clasificar las facturas. Lo más cómodo para tenerlas almacenadas correctamente es utilizar herramientas digitales. 

¿Dónde vienen reflejadas las dietas laborales?

Aunque las dietas laborales no formen parte de tu salario, el importe debe venir reflejado en la nómina. Concretamente, el importe debería aparecer en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”.

Mientras las cantidades no sobrepasen los límites que las eximen de pagar el IRPF, no tendrás que incluirlas en la declaración de la renta.