Las dietas y el kilometraje se pueden gestionar más y mejor

A la hora de liquidar las dietas y los gastos de kilometraje de los desplazamientos por motivos laborales, que no están incluidos en las nóminas, es relevante saber si tienen carácter retributivo o compensatorio. La importancia radica en el hecho de que en uno u otro caso, el impacto del IRPF es diferente. Además, tras la nueva orden ministerial de julio de 2023, se suman algunas exenciones.  ¿Quieres saber cómo gestionar más y mejor las dietas y kilometraje? Este es tu post.

Los gastos de kilometraje integran cualquier factor relacionado con los llamados gastos de locomoción que agrupan cualquier concepto económico relacionado con el transporte del trabajador. Así, podemos dividir estos gastos en dos tipos:

• Costes del servicio: desplazamientos en transporte público como billetes de tren, bus, avión o barco, costes de taxi, entre otros.

• Costes del consumo y mantenimiento: desplazamientos en vehículo privado como combustible, desgastes, seguros, entre otros.

Generalmente se pueden encontrar unos límites a lo que se considera kilometraje y lo que no. En este caso no se consideran gastos de kilometraje:

• Multas de tráfico y aparcamiento.

• Movilidad con el vehículo no relacionada con el negocio.

Por otro lado, una dieta es la cantidad económica que la empresa destina a retribuir los gastos relacionados que el empleado genera durante un viaje por trabajo. El concepto dieta se puede dividir en:

• Manutención: gastos derivados de la manutención del empleado.

• Estancia: gastos relacionados con el alojamiento.

No se consideran como dietas:

• Las comidas y viajes no relacionados con el negocio, aunque parezca obvio.
  
  
• Las dietas no son acumulativas si se reciben invitaciones; se gastan o se pierden. Si el trabajador ha aceptado una invitación, pierde el derecho a la dieta que le hubiese correspondido.

• Dietas extra a la manutención contratada.

• Gastos personales que no son indispensables para desempeñar la labor profesional.

Obviamente, tanto las dietas como los kilómetros son gastos que tienen lugar en todos los viajes de trabajo, por lo que en muchos casos pueden englobarse en un concepto más amplio, que serían los gastos de viaje o representación.

Los importes de dietas y kilometraje están sujetos a modificaciones –ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas externas como cambios en la legislación o en la fiscalidad–. Se suelen fijar actualizaciones anuales o para varios años, añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.

Así que, en caso de querer saber más sobre la regulación de las dietas en la empresa, el trabajador debe remitirse al convenio colectivo en el marco de la política de viajes. Por otra parte, para conocer el precio del kilometraje de la empresa hay que remitirse, también, al convenio colectivo o, en su defecto, al convenio del sector

Exenciones de IRPF de dietas y kilometraje

Para que los gastos por transporte, dietas laborales y gastos por manutención estén exentos de pagar IRPF, el desplazamiento debe producirse fuera del lugar habitual de trabajo y del de la residencia, tiene que llevarse a cabo por cuestiones profesionales y durante un período continuado inferior a nueve meses. En el supuesto de que el viaje se realice con un vehículo privado, el pago máximo es de 3 € por kilómetro para que se mantenga la exención del impuesto. Para los gastos de peaje y aparcamiento hará falta el comprobante. Cuando el desplazamiento sea en transporte público, la dieta también estará exenta de pagar IRPF.

La cuantía de los gastos de manutención (establecimientos hosteleros) y estancia (alojamientos), dependerá de lo establecido en el convenio de cada empresa. Estas oscilan entre los 8 y los 90 euros pero están exentos de pagar el IRPF si son inferiores a 53,34 euros al día para territorio nacional y 91,35 euros en el extranjero con pernocta. Sin pernocta, los límites son de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero. Los gastos de estancia no tienen limitación legal, debiendo sólo acreditarse el gasto con factura o documento equivalente.

Junto con la factura, siempre hay que acreditar el día, el lugar y el motivo de desplazamiento. De esta forma, podrás demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y que no se alargan más de 9 meses de forma continuada. En caso de superar los límites fijados, habrá que declarar esos excesos. La siguiente tabla resume las condiciones límite mencionadas.

Debes tener en cuenta que, desde hace algunos años, una modificación en la Ley General de la Seguridad Social obliga a las empresas a declarar todos los conceptos retributivos de las nóminas de sus trabajadores. La comunicación debe llevarse a cabo a través del fichero CRA (Conceptos Retributivos Abonados) que se envía por el Sistema RED.

Esto ha provocado que ciertos pagos que las empresas obviaban incorporar en la nómina ahora deban declararse y, por lo tanto, estén gravados por el IRPF. De ahí la importancia de la justificación y los límites de gastos tan habituales en el funcionamiento de una empresa como son las dietas y kilometraje de sus trabajadores en desplazamiento.

Nuevos límites de dietas exentas por kilometraje

Hasta ahora sabíamos que la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, reguladora del IRPF, establecía que las dietas y asignaciones para gastos de viaje están exentas de IRPF, salvo los gastos de locomoción y los de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que establecen por su reglamento, es decir, límites establecidos para considerar exentas estas retribuciones.

Hasta el 16 de julio de 2023, la dieta exenta para los gastos de transporte privado era de 0,19 euros, a partir del 17 de julio de 2023 se incrementa a 0,26 euros por kilómetro recorrido, a cuyo importe se le deben sumar los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Para que se pueda aplicar la exención, es necesario que el trabajador se desplace fuera del lugar o centro de trabajo, para llevarlo a cabo en otro espacio distinto al habitual.

Otro importe que aumenta a 0,26 euros el kilómetro recorrido desde el 17 de julio de 2023 es el importe por el que podrán minorar sus ingresos (para la determinación del rendimiento neto) quienes presten sus servicios en el ámbito de una relación laboral especial dependiente, cuando los gastos no les sean compensados específicamente por la empresa. La regulación del resto de dietas, como la de mantención, se mantiene sin ninguna modificación.

Todas estas novedades pueden consultarse en el BOE, en la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio de 2023, por la que se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, publicada por el Ministerio de Hacienda. Esta Orden entró en vigor el día de su publicación en el BOE, el 17 de julio de 2023 y en ella se ha elevó, como hemos mencionado anteriormente, de 0,19 € a 0,26 € el importe a deducir de sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos por gastos de locomoción, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

¿Qué tipo de dietas y gastos de kilometraje están exentos de tributación, entonces?

Si nos atenemos a lo que establece el artículo 9 del RIRPF están exentas de gravamen «las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo».

Gastos de kilometraje

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de su centro de trabajo para llevar a cabo su trabajo en un lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

1. Cuando el empleado o trabajador utilice el transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

2. La cantidad que resulte de sumar 0,26 euros por kilómetro recorrido por el uso de automóviles y en 0,106 euros por kilómetro recorrido por el uso de motocicletas, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Gastos de manutención y estancia

Sí que están exentas las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual.

Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 € diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 € diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

Hay que cumplir estas condiciones para acceder a la exención:

1. Se debe producir un desplazamiento del municipio distinto de aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual del empleado y del que constituya su residencia.
2. El desplazamiento y permanencia del trabajador no debe superar los 9 meses de forma continuada.
3. Los gastos por estancia y manutención deben producirse en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, por lo que quedan excluídos los gastos en casas de familiares, amigos, etc.
4. Las cuantías máximas que se exceptúan de gravamen son las siguientes:

• En cuanto a los gastos de alojamiento, la exención se mantiene para los importes inferiores a 53,34 euros al día en España y de 91,35 euros en el extranjero con pernoctación. 
• Por lo que se refiere a los gastos sin pernoctación, los límites se establecen en 26,67 euros al día en España y de 48,08 euros en el extranjero.

¿Qué debes cotizar en la Seguridad Social?

Debes saber que el artículo 147 del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social (TRLGSS) establece que las asignaciones para gastos de viaje y locomoción, así como los gastos normales de manutención y estancia en municipios diferentes al lugar de trabajo habitual y residencia del trabajador, no se computarán en la base imponible, de acuerdo con la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Para conocer el precio actual del kilometraje en España, puedes consultar el artículo “A cuánto se paga el kilometraje en España tras la nueva reforma?”

Los modelos de gestión de las dietas y kilometrajes

Existen varios modelos de gestión de los mismos y la empresa debe elegir el que mejor se adapte a sus intereses, necesidades, sector, características, tipo y asiduidad de los desplazamientos y viajes de sus empleados. Los principales son:

• Modelo fijo. Se establece una cantidad fija para uno o un conjunto de gastos. En estos casos, la empresa renuncia a tener un control exhaustivo para agilizar el circuito, reduciendo el trabajo de elaboración y control de hojas de gasto.

• Justificación de cada gasto. El empleado debe justificar todos los gastos mediante el consiguiente tique o factura y, una vez recibido el visto bueno de la empresa, se le abona la cantidad al cabo de un tiempo (normalmente entre 11 y 30 días).

• Sistemas mixtos. A medio camino entre los dos modelos anteriores, existen infinidad de sistemas mixtos donde se combinan ambos modelos: obligatoriedad de justificar una parte de los gastos y otros no, fijación de cifras máximas para determinados conceptos, etc.

El valor de una gestión adecuada

El modelo elegido por la empresa debe gestionarse adecuadamente, ya que de esta forma se consigue mejorar la eficacia de la empresa, ahorrar costes, beneficiarse de ventajas financieras y fiscales, integrar sistemas, aprender de los datos generados, detectar fraudes, ser más competitivos y mejorar el ambiente laboral.

El ahorro como consecuencia de una gestión adecuada de dietas y kilometrajes se produce en dos esferas distintas: tiempo dedicado a tareas de elaboración de hojas de gasto y supervisión y ahorro directo por detección de fraude.

Una de las mejores formas de optimizar la gestión de dietas y kilometrajes es la utilización de herramientas de gestión basadas en plataformas software específicas que automatizan los procesos, aportando eficacia, flexibilidad y control.

Estas aplicaciones tienen la gran ventaja de poder utilizarse en cualquier modelo de gestión y siempre se consiguen notables resultados, así como un rápido retorno de la inversión necesaria. Además, su efectividad y rentabilidad se multiplica si sumamos otras acciones, como la definición por parte de la empresa, en consenso con los trabajadores y sindicatos, de unos parámetros de gastos bien definidos.