La política de viajes de la empresa es la biblia de la gestión de los gastos de viaje en el seno de la empresa y el gestor de viajes la figura clave para interpretarla y optimizar los recursos destinados. Pero ¿cuáles son las funciones de un travel manager hoy en día? Descúbrelo en este artículo.
Un travel manager o gestor de viajes es un especialista en viajes de empresa. Domina a la perfección la gestión de proyectos, tiene buenas habilidades sociales y está a la última en nuevas tecnologías. En líneas generales, su objetivo principal es que los viajeros de negocios se desplacen con la mayor seguridad y comodidad posible en un periodo de tiempo determinado y en unas condiciones óptimas. Al mismo tiempo, debe cerrar los presupuestos de los viajes corporativos y encuadrarlos en el plan de negocio de la empresa.
Para alcanzar estos objetivos, el gestor de de viajes corporativos debe diseñar al detalle unas reglas o políticas de viajes corporativos que determinarán, a su vez, la organización de los desplazamientos, la asignación de determinadas categorías de hoteles a los profesionales en función del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa, la gestión del transporte, las dietas y otros muchos aspectos de los viajes de negocios. Tiene que aplicar estas normas a las gestiones que él o ella realiza, pero también realizar una función de consulting con sus compañeros: en caso de duda, pueden recurrir a esta figura para que los asesore sobre la aplicación de las reglas.
La política de viajes de una empresa debe incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero. El travel manager es la figura clave para realizar esta tarea.
A nivel internacional este perfil profesional puede vestir distintas definiciones como procurement manager, travel arranger o travel analyst, aunque comparten un mismo objetivo: conseguir organizar los mejores viajes corporativos, relación calidad precio, y que resulten lo máximo de cómodos para el trabajador en movilidad y lograr una productividad real.
No obstante, hay que tener claro que el travel manager no es quien controla la aplicación por parte de los viajeros de las políticas de gastos. No es su rol hacer de “policía” pero sí puede valorar si se ha hecho una gestión de los recursos adecuada y en qué se puede mejorar.
Por otro lado, la empresa debe ser consciente de la necesaria flexibilidad de las políticas de viajes corporativos. El encargado de valorar y revisar estas políticas aportando su criterio profesional es el travel manager. De hecho, es el encargado de canalizar las opiniones tanto positivas como negativas de los viajeros para que se tengan en cuenta y buscar soluciones.
Las principales funciones del travel manager
En unos pocos años, el rol del travel manager ha evolucionado de manera importante y su trabajo se desarrolla en tres grandes áreas: la estrategia empresarial y de negocio, los recursos humanos y el ámbito tecnológico.
- En el área de estrategia empresarial y de negocio, el especialista en gestión de viajes desempeña sus funciones clásicas, es decir, organizar los viajes de los empleados de la compañía. Además, deberá hacer cumplir las políticas de viajes que previamente ha diseñado, obtener información de los viajes y completar informes que ayuden a mejorar la gestión de los viajes de empresa.
El travel manager deberá ser un buen comercial ya que se encargará de negociar las tarifas con las agencias de viajes, líneas aéreas o cadenas hoteleras y, en general, será el máximo responsable de las relaciones con los proveedores. También supervisará los pagos y constantemente buscará nuevas alternativas que ayuden a controlar los costes. - En el área de los recursos humanos se preocupará del bienestar de los viajeros de negocios, teniendo siempre en cuenta las políticas de viajes de la empresa. En definitiva, su objetivo es que los business travellers viajen con la máxima seguridad y comodidad y evitar los problemas en las reservas de alojamiento, cancelaciones de vuelos, pérdidas de conexiones o cualquier otra incidencia.
- Finalmente, en el área de la tecnología debe estar a la última en dispositivos y soluciones tecnológicas, aplicables a los viajes de negocios para minimizar los problemas de conexión y aumentar la productividad de los profesionales.
No hay que olvidar que las políticas de viajes evolucionan con los cambios en la empresa y en el entorno. Por eso, el especialista en viajes corporativos deberá entender la realidad que lo rodea y tener una visión práctica que le ayude en la resolución de conflictos.
Para mantenerse al día es imprescindible para que el travel manager evolucione junto a su empresa. Es importante escuchar las necesidades de la empresa para poder identificar en qué áreas puede mejorar o cómo buscar nuevas soluciones.
Para el presente post hemos contado con la ayuda de
Miembro de la Asociación de Travel Managers y de IBTA, con más de 15 años de experiencia en el sector turístico, especialmente dentro del área de meetings and events. Los últimos años ha dado soporte a firmas nacionales e internacionales y con la dual visión de proveedor –partner y travel manager– Congress Manager.
