Àlex Martínez: "Las tres virtudes de las Emburse Cards son la inmediatez, el control y la seguridad"

Hoy entrevistamos a Àlex Martínez, Product Manager en Emburse Captio. Nos cuenta qué son las Emburse Cards y todo lo que pueden ofrecer a tu empresa como método de pago de gastos de empresa. ¿Quieres saber más? No te pierdas esta entrevista.

1. ¿Qué son las Emburse Cards?

Son tarjetas virtuales y también físicas para los empleados destinadas a la gestión de gastos. Además, te permiten realizar un control en tiempo real en cualquier punto del proceso del gasto obteniendo visibilidad desde el punto de venta hasta la conciliación. 

2. ¿A qué problemas dan respuesta las tarjetas de control inteligente para una empresa?

Las tres virtudes de las Emburse Cards son la inmediatez, el control y la seguridad. Es muy fácil generar tarjetas virtuales o físicas y que estén disponibles en seguida para los empleados. Esto flexibiliza mucho el uso de tarjetas para empleados, facilitando que puedas asignar tarjetas a muchos empleados. Aparte, como tienen muchas herramientas de control, puedes estar tranquilo a la hora de darle una tarjeta a un empleado porque sabes que no hay lugar a que haya fraude. Por otro lado, al final no dejan de ser tarjetas VISA por lo cual incorporan los mecanismos de seguridad de VISA.

3. ¿Cómo se adaptan las Emburse Cards a las políticas de empresa?

Las tarjetas Emburse se adaptan a las políticas de empresa mediante controles que funcionan del siguiente modo. Cuando un usuario va a pagar con una tarjeta se activan estos controles e impiden el pago si el gasto no entra en la política de gastos de la empresa. Por ejemplo, si el empleado quiere hacer un gasto de un importe muy elevado que no entra en la política de gastos ya no puede utilizar la tarjeta, al pagar le da un error. Además el administrador recibe un aviso informando de que alguien está usando esa tarjeta. Si tiene un motivo justificado, puede autorizar el gasto. La gran ventaja es que el control se realiza antes del pago y no después cuando se solicita el reembolso.

4. ¿A partir de cuántos empleados debe plantearse una empresa tener Emburse Cards?

No hay un mínimo de empleados, por ejemplo, para aquellos que necesitan pagar una suscripción o un servicio SaaS se puede generar una tarjeta solamente para pagar ese servicio. O por ejemplo, si un empleado necesita hacer una compra, en ese caso le puedes hacer una tarjeta solo para hacer dicha compra.

5. ¿Cómo se crea y se configura una tarjeta?

Es muy sencillo. Para crear una tarjeta, el administrador solo debe entrar al portal de Emburse Cards y allí ya tiene el listado de sus empleados. Es tan fácil como seleccionar un empleado y asignarle una tarjeta. A partir de ahí se puede determinar un presupuesto, un límite y unas restricciones a dicha tarjeta. Así, en cuestión de segundos el empleado puede disponer de una tarjeta virtual.

También puedes configurar reglas y presupuestos para controlar los gastos:

• Límite por importe. Aplica automáticamente un límite de gasto diario, semanal o mensual, así como restricciones en relación a fechas para el uso de  cada tarjeta.
  
• Límite por categoría. El gasto de cada tarjeta puede limitarse a categorías de comercios o incluso a proveedores específicos, lo que elimina el riesgo de gastos fuera de la política.
• Requerimientos específicos. Establece políticas para que el empleado añada un recibo y los detalles de gastos requeridos inmediatamente después de realizar una compra.

6. ¿Tienen control de seguridad?

Son totalmente seguras. Incorporan todos los mecanismos de seguridad de VISA: tienen un pin, recibes un SMS para confirmar que eres el autor de la compra según importes e incorporan la tecnología de seguridad de VISA 3DS. La autenticación del titular de la tarjeta para proteger y asegurar tus compras es nuestra prioridad.

Todas nuestras tarjetas Visa ahora tienen verificación 3DS y 3DS2, por lo que, como controlador o administrador de la cuenta, puede tener la tranquilidad de que sus tarjetas están siendo utilizadas por las personas adecuadas.

3DS (3D Secured), también conocido como "Verified by Visa", es una capa adicional de seguridad para garantizar que los pagos los realiza el propietario legítimo de una tarjeta de crédito. A través de nuestra asociación con Stripe, podemos ofrecer 3DS a todos nuestros clientes con nuestra tarjeta Visa.

7. ¿Los gastos realizados con las tarjetas de crédito se integran con la conciliación bancaria de la empresa?

Sí, las tarjetas Emburse Cards están completamente integradas con Emburse Captio. Esto significa que cuando un usuario realiza un pago con una tarjeta Emburse, esta transacción llega a Emburse Captio automáticamente y el usuario casi sin guardar la tarjeta recibe una notificación de confirmación en su móvil. Entonces ya tiene creado ese gasto en Emburse Captio y el usuario lo único que tiene que hacer es adjuntar el justificante a ese gasto que ha creado a partir de la tarjeta.

8. ¿Se integran con la billetera del teléfono móvil?

Sí, se puede integrar con las principales billeteras electrónicas como pueden ser el Apple Pay o Google Pay.

Principales funcionalidades de las tarjetas de gasto corporativas

• Control en el punto de venta: Los administradores pueden establecer fácilmente restricciones de gastos sobre dónde, cuándo y cuánto puede gastar un empleado y bloquear las compras que no cumplan con la política de la empresa.
• Elimina los anticipos en efectivo:  Crea tarjetas virtuales de manera instantánea para necesidades concretas y elimina los anticipos en efectivo.
• Conciliación de gastos automatizada: Captio recopilará información del proveedor y completará automáticamente los detalles de los gastos con la información disponible.
• La mejor protección contra el fraude interno: Emburse Cards comprueba que cada gasto se adhiera a la política de la empresa con avisos automáticos. De este modo, los administradores reciben una notificación en tiempo real si algún dato no es correcto.
• Las tarjetas se pueden desactivar con un solo clic.
• Paga con tu móvil: Agrega una tarjeta Emburse virtual o física a la billetera móvil de un teléfono para acceder fácilmente. Se aplican las mismas reglas y las tarjetas se pueden desactivar con un solo clic.

Beneficios para tu empresa

• Control. Gana control en tiempo real y antes que se produzca el gasto
• Política de gastos. Implementa tu política de gastos de principio a fin.
• Conciliación instantánea. Mejora los tiempos de conciliación. 
• Satisfacción. Aumenta la satisfacción de tus empleados, evita que tengan que realizar pagos con sus tarjetas personales.

Distintas posibilidades de uso

Gastos generales y de viaje. Asigna una tarjeta a cada uno de sus empleados para todo tipo de compras.  La opción de configurar reglas de aplicación automática garantiza que las compras fraudulentas no lleguen ni siquiera a cargarse en su cuenta. 

Control de proveedores. Supervisa la actividad de tus proveedores emitiendo tarjetas con límites de presupuesto para cada uno de ellos. Configura las tarjetas hasta el importe máximo acordado y cuando un proveedor intente cobrarle más, la compra será rechazada y el administrador correspondiente recibirá una notificación al respecto.

Beneficios y comidas.  Simplifica la gestión del programa de beneficios poniendo a disposición de sus empleados tarjetas de beneficios que solo se pueden utilizar para compras de productos como café, comidas, servicios de bienestar o transporte. Por ejemplo, el pago de almuerzos de hasta 15€ y de lunes a viernes. 

Oficinas y empleados a distancia. Gestiona fácilmente las compras del personal ubicado en diferentes localizaciones fijando presupuestos únicos para cada zona  y para cada empleado en particular. Desactiva una tarjeta con tan solo click en caso de que un empleado que trabaje a distancia abandone la compañía.

Eventos. Tanto si tienes previsto celebrar una fiesta en la oficina como si necesita desplazarse para asistir a una conferencia, las tarjetas Emburse te permitirán no salirte del presupuesto. Preconfigura las tarjetas con un límite máximo y una fecha de vencimiento, de manera que una vez que finalice el evento, las tarjetas queden anuladas.

Contratación. En lugar de pedir a los candidatos a que abonen sus gastos para luego reembolsarles, podrás enviarles una tarjeta virtual cuyo saldo se limite exclusivamente a proveedores de servicios relacionados con el viaje, como Uber, Renfe o Airbnb. Además, los candidatos podrán añadir la tarjeta a su monedero móvil.

¿Quieres saber más sobre las Emburse Cards? Solicita una demostración gratuita de producto aquí.

Àlex Martínez, Product Manager en Emburse