En los últimos años, las empresas han tenido que enfrentarse a un nuevo desafío: la forma en la que los empleados gestionan el lugar de trabajo. La mayor parte de organizaciones cuenta con trabajadores que realizan viajes de empresa con frecuencia. Por tanto, crear una política de gastos ayudará a que estas empresas den el salto a la eficiencia corporativa.
Crear una política de gastos puede parecer complejo pero sólo se tiene que tener todo el conocimiento sobre los gastos que reporta tu equipo por escrito: explorar el abanico de situaciones posibles, poner cifras exactas a cada punto, marcar bien los límites, etc.
Sin embargo, según el sector de cada empresa podrán establecerse otras normativas propias más adecuadas a su ámbito de negocio. Conocer de antemano todas estas políticas y tenerlas en cuenta a la hora de viajar ayudará al trabajador a evitar conflictos.
A continuación, te exponemos las principales políticas para una buena gestión de gastos de viaje.
1. Política de gastos de viaje sobre kilometraje
Si el trabajador no dispone de coche de empresa para desplazarse puede pactarse un precio por kilometraje. Normalmente, las empresas definen en su política de gastos pagar un precio de kilometraje distinto según el cargo o el departamento a que pertenece cada trabajador.
2. Política de gastos de viaje sobre las normativas
Este tipo de políticas son propias de cada empresa y pueden decidir cuantas normativas quieren fijar. Cada compañía podrá marcar políticas en diferentes categorías para llevar un mejor control de los gastos de viaje.
Por ejemplo, en la sección de dietas y restaurantes habrá empresas que establecerán el precio por dieta de, máximo, 15 € mientras que en otras será de 25 €. También, en la misma empresa, un comercial puede gastar hasta 12 € en una comida y un directivo 20 €.
3. Política de reembolso de gastos de viajes
Cada empresa tiene una manera de gestionar el procesamiento y control de los tiques generados. Por ejemplo, la empresa puede decidir no reembolsar aquellos gastos cuyos tiques justificantes se han extraviado. Lo que sí es un denominador común a todas las empresas, en lo que a reembolso de los gastos de viaje se refiere, es la necesidad del control sobre los gastos. Un control que además, en realidad, es sinónimo de necesidad de aumentar la eficiencia en todo el flujo de gestión de los gastos. Este control y eficiencia es muy difícil conseguirlo realizando un proceso manual. Por este motivo, la digitalización es la mejor opción.
4. Política de gastos digital y automatizada
¿Sabías que una empresa con 300 empleados puede ahorrar 102.000 euros con una política automatizada? El control de gastos es más eficiente con una política digital y automatizada. Con la comprobación automática que cada gasto de empresa se adhiere a la normativa de tu empresa, elimina el fraude interno y ahorra costes.
La digitalización de procesos en cualquier área siempre tiene efectos positivos. El proceso de digitalización de una compañía tiene como consecuencia su transformación digital, que supone un cambio de paradigma y una nueva cultura organizativa.
A continuación os presentamos los principales beneficios de aplicarla:
- Optimiza los recursos financieros al reducir errores, fraudes y tiempos de gestión, permitiendo un mayor control sobre los presupuestos
- Impulsa la productividad, ya que automatizar los procesos administrativos ahorra tiempo tanto a empleados como a gestores, quienes pueden centrarse en tareas estratégicas
- Mejora la satisfacción y el bienestar de los trabajadores, ya que disfrutan de una experiencia más ágil y transparente
- Garantiza el cumplimiento normativo, asegurando que todos los informes y justificantes sean válidos legalmente y cumplan con las regulaciones vigentes.
5. Política de gastos de viaje internacionales
En este tipo de políticas entran en juego tres factores:
- El cambio de divisa, sobre todo si hay alguien trabajando en otro país de forma permanente. Hay que plantearse en qué moneda se le va a pagar y cómo se le va a reembolsar.
- La contratación de seguros, tanto médico como de viaje, necesarios para aquel trabajador que realiza viajes largos al extranjero (para los que es necesario manejar el concepto de cross cultural).
- La diferencia de costes de cada país puede suponer grandes diferencias. Por ejemplo, el transporte público en Londres cuesta más del doble que en Madrid.
"Conocer en tiempo real el gasto del equipo nos permite ceñirnos mejor al presupuesto."
Erik Lütken, director financiero en SQM Iberian.
Consejos útiles para redactar la política de gastos de tu empresa
- Sé claro y conciso: una buena política de gastos de viajes de empresa debe ser fácil de entender y de recordar. Una cosa que suele funcionar es estructurarla en secciones. Es decir, puedes crear una sección para hoteles, dietas, etc. Esto te hará más sencillo recopilar posibles escenarios y regularlos, y será más fácil de recordar para todos.
- Añade una sección específica para gastos no reembolsables partiendo de tu experiencia. Es útil: ¿Qué elementos no reembolsables te suelen llegar con las notas de gastos de tu equipo? Un ejemplo frecuente son las comidas con acompañantes, gastos que se han producido fuera de la jornada laboral, entre otros.
- Haz saber al equipo qué medidas se van a tomar para asegurar el cumplimiento de la política de gastos. No está de más dar a conocer que las notas de gastos serán revisadas una por una cuidadosamente por un responsable; y que pueden ser revocadas si no se adaptan a las reglas descritas.
- Controla la política de gastos de empresa, es necesario si has decidido oficializarla. Sé concienzudo revisando los informes de gastos, si acabas no haciéndolo, probablemente notarás un relajamiento en el cumplimiento de las reglas.
- Aplica hasta 16 tipologías de controles en tu normativa. La plataforma permite establecer controles y alertas automáticas por cada gasto de empresa.
- Revisa los gastos de empresa en workflows. El usuario supervisor recibe informes enviados por su equipo de usuarios reportadores de gastos para su validación. El supervisor decide si aprobar los gastos, rechazarlos o aprobarlos parcialmente.
- Toma decisiones asertivas, basadas en números. Puedes visualizar, predecir y cambiar dinámicas de gasto que pueden mejorar; negociar descuentos y convertirlos en bonos para los empleados; obtener información detalladas por país, tipología de gasto, etc.; descubrir tendencias en base las alertas o gastos superfluos.
- Flexibiliza el documento de la política de gasto de viajes de empresa. No tiene por qué ser un documento cerrado. Es un documento que debe ser creado desde un punto de vista flexible, teniendo en cuenta la celeridad con la que cambian los contextos sociales, y en consecuencia empresariales, en el siglo XXI.
"Implantar Captio en la compañía ha supuesto un ahorro de tiempo, de papel, de costes y una mejora para el medio ambiente."
Anna Comajuncosa, jefa de Finanzas y Controlling de Jungheinrich.
La autorregulación para mejorar la política de gastos
La mayoría de los empleados que realizan viajes de empresa en nombre de la compañía tienen intenciones honestas cuando hacen una reserva y buscarán indefectiblemente las opciones más económicas siempre que sea posible. En consecuencia, la forma más sencilla de alcanzar el cumplimiento de las políticas de viajes es a través de la autorregulación. Te damos 5 tipos para conseguirlo:
- Proporciona a los empleados las herramientas necesarias para tomar las decisiones correctas utilizando políticas que sean razonables y que se hayan comunicado adecuadamente, y utiliza una agencia de viajes o una herramienta de reservas como guía para poder tomar las mejores decisiones. Presentando la política como un conjunto de directrices y no como un conjunto estricto de normas que deben cumplir a toda costa, los departamentos de viajes pueden crear un entorno más cooperativo entre los empleados.
- Ten en cuenta que alcanzar un cumplimiento del 100 % es lo ideal, pero en la realidad no siempre es práctico. Los compromisos familiares o personales pueden exigir que se contraten viajes de empresa en momentos más caros o algunos destinos de viajes pueden no ser óptimos para los proveedores de viajes preferentes. Por tanto, si fuera necesario reservar ocasionalmente algún vuelo o algún hotel al margen de la política, suele haber un buen motivo para hacerlo y será una excepción, no una tendencia.
- Establece unas normas de viajes de empresa dentro de tus herramientas online de gestión de gastos de viaje para una adherencia más estricta entre los empleados más nuevos. Esto contribuirá a fomentar estos buenos hábitos desde un principio. Si fuera necesario, se puede derivar a los empleados que abusan con frecuencia de la política a una categoría “sancionada” dentro del sistema, y se les reducirá el margen permitido de variaciones con respecto a las tarifas más bajas razonables a la hora de reservar.
- Averigua por qué los empleados reservan viajes de empresa que no cumplen la normativa. Ofrece a los responsables la oportunidad de identificar algunos de los puntos conflictivos clave y, por ende, abordarlos en futuras versiones de la política. Quizás una determinada cadena de hoteles no tiene establecimientos cerca de los destinos más habituales o los horarios de los vuelos de la aerolínea preferente al aeropuerto más cercano a un cliente clave no son cómodos para algunos miembros del equipo. Si la política contiene algunos inconvenientes graves que socavan el cumplimiento, será necesario modificarla.
- Pide opiniones y comentarios (y actúa en consecuencia), confiere autoridad a los empleados que viajan. Sentirán que tienen voz en el proceso de diseño de la política, en lugar de verse obligados a cumplir con una política rígida que les complica la vida.
Según los datos de la Asociación de Directores de Viajes Corporativos, el 75 % de los directores de viajes afirma que las mejoras en el servicio prestado a los empleados que realizan viajes de empresa pueden incrementar el cumplimiento, así como, además, puede cambiar la actitud de los empleados con respecto a los viajes. Sin embargo, menos de la mitad de las empresas piden conocer la opinión de sus empleados, por lo que sigue existiendo una brecha entre conocer las prácticas recomendadas y acatarlas.
