La firma electrónica, por el hecho de ser una herramienta digital, sabemos que está disponible en cualquier lugar: en la oficina, desde casa, visitando a un cliente, pero también durante un viaje de empresa. En el siguiente artículo te contamos las 5 ventajas de utilizar esta herramienta digital durante tus desplazamientos laborales. No te lo pierdas.
Durante los viajes de empresa pueden surgir muchos imprevistos que pueden hacer peligrar el éxito del desplazamiento, causando estrés y disminuyendo la productividad del profesional que se desplaza.
Para evitar al máximo los problemas que puedan surgir es fundamental hacer una buena planificación y rodearse de las mejores herramientas que faciliten el trabajo durante el viaje.
Por lo general, las innovaciones tecnológicas para los profesionales habituados a viajar consisten en facilitar procesos, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Todas estas ventajas son las que proporciona utilizar la firma electrónica que resumidos aquí:
Ahorrar tiempo
En primer lugar, utilizar una aplicación para firmar documentos disminuye el tiempo de respuesta para el cierre de un contrato o un documento. No es necesario llegar a la oficina del viaje para enviar el email o correo postal y esperar que la otra parte lo imprima, escanee, lo firme y envíe de vuelta.
Con la firma electrónica se puede iniciar el proceso en unos pocos clics, desde por ejemplo el ascensor del hotel. Esta ventaja es especialmente crucial si la firma del documento es urgente y no hay tiempo para llegar a la oficina.
Además, localizar los documentos también se vuelve una tarea mucho más rápida con un software de firma electrónica que almacena toda la información en la nube. Con él ya no es necesario moverse con una carpeta llena de papeles con todo lo necesario. Simplemente accede a un dispositivo con internet y con un clic revisa el documento y comparte con todas las partes.
Aumentar la productividad
El tiempo que ganas con una solución de firma electrónica hace que tanto tú como tu oficina ganéis en productividad, ya que permite minimizar las tareas repetitivas de administración y enfocarse en otras tareas importantes.
Por ejemplo, si usas los mismos documentos a diario, la función de utilizar plantillas para utilizarlas una y otra vez tantas veces como sea necesario, permite no tener que escribir desde el principio ese documento para que los clientes lo firmen.
Reducir costos
El tiempo es dinero. Es una máxima en los negocios. Pero además, si se compara el coste del flujo tradicional de firmar documentos en papel, con el de la firma electrónica la conclusión es clara. El método digital es más rentable si se tiene en cuenta el ahorro en papel, impresión o costes de envío.
Los desplazamientos en sí ya son un coste, por ello lo mejor es disfrutar de un software de firma electrónica implica que aunque implique un gasto, sin embargo, es insignificante en comparación con los del método tradicional de papel.
Reduzca riesgos y asegure el flujo de sus documentos
Durante un viaje la probabilidad de que un documento en papel se pierda o sufra daños es bastante alta. Además, muchos profesionales se han encontrado días esperando que llegue un documento firmado, para que llegado el momento lo reciban con errores o incompleto.
El entorno digital elimina estos riesgos ya que el proceso no se completa hasta que todos los pasos estén completados de la forma correcta. La firma electrónica de hecho, suma seguridad a estos trámites, ya que para que una herramienta sea reconocida como legal por el eIDAS, Reglamento Europeo que regula este servicio electrónico, debe cumplir con unas estrictos requisitos.
Mejora la experiencia del cliente
Todo el mundo sabe que la satisfacción del cliente es un factor importante que influye en el éxito del negocio. Y, obviamente, si el objetivo de un viaje de empresa suele ser cerrar un trato con un cliente, lo mejor es que este tenga una buena experiencia con una interacción fácil y eficiente.
Porque si las firmas electrónicas nos ahorran tiempo a nosotros, también se lo ahorran a los clientes y hacen que el proceso general de firma sea mucho más cómodo para ellos. Pueden enviar el documento para que lo revise su departamento legal y en unos clics devolverlo firmado antes que te de tiempo llegar a tu oficina de vuelta.
Conclusión sobre las ventajas de las firmas electrónicas
Teniendo en cuenta todos los beneficios antes mencionados, es fácil ver cómo migrar a la firma digital ayuda a administrar la firma de documentos durante los viajes de empresa, ahorrando tiempo y costes, mejorando en productividad, ofreciendo seguridad y una experiencia satisfactoria para los clientes.
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