Hablamos muy a menudo de viajes de empresa pero saber a qué nos referimos exactamente nos ayudará a organizarlos mejor. Estos desplazamientos pueden ser de muchos tipos distintos ,y en función de eso, pueden variar factores como las políticas de gastos a aplicar, las necesidades organizativas, la forma de computar el gasto a un cliente, a un proyecto o al centro de costes, entre otras variables. En este post vamos a explicar algunos de los diferentes tipos de viajes de empresa más habituales.
El 8,2 % de viajes realizados en España a lo largo del 2017 fueron por motivos laborales y, aunque han disminuido el 1,3 % comparando con el año anterior, siguen siendo la base en el funcionamiento de muchas empresas. Es importante preparar bien esos desplazamientos para que cundan lo máximo posible, sobretodo si son viajes al extranjero, aunque lo más importante es, de entrada, saber de que tipo de viaje se trata, ya que no es lo mismo organizar uno u otros.
Viaje comercial
Este tipo de desplazamiento es el que se hace para visitar posibles clientes, preparar presupuestos, negociar contratos o renovarlos, fidelizar clientes ya existentes, ofrecer nuevos productos, etc. Lo suelen realizar, como es lógico, los comerciales o, a veces en caso de grandes cuentas, pueden ser incluso los directivos.
Para el máximo provecho de los viajes comerciales, el empleado suele realizar varias entrevistas cercanas al sitio donde se aloja o, incluso, los puede invitar conjuntamente para mostrarles su producto.
Viaje congresual
La asistencia a ferias, congresos, jornadas especializadas y otro tipo de actividades es muy frecuente, sobretodo cuando se tiene un papel más activo como conferenciante o expositor, pudiendo aportar sus conocimientos y novedades a los asistentes. También cabe la posibilidad de que tipo de actividades puedan resultar inspiradoras para la empresa cuando se enseñan y comunican las novedades de su sector, resultando un viaje formativo como el que veremos más adelante, si la empresa asiste como oyente o visitante.
Viaje por motivos técnicos
Se pueden hacer este tipo de viajes por el mantenimiento de los equipos o instalaciones, realizando una puesta a punto, efectuando formación de los clientes, etc. Aquí podemos incluir a las empresas que tiene la base de su exitencia como de un servicio técnico de reparación o, también, si disponen de él. Suelen realizar este tipo de desplazamiento el personal técnico, a veces en compañía del comercial “responsable” del cliente.
También llamado viaje aspiracional, consiste en un premio o gratificación ofrecido por la empresa a sus empleados, clientes o proveedores. Normalmente suelen participar a este tipo de viajes los empleados que hayan alcanzado unos objetivos previamente definidos, los grandes clientes con una facturación mínima con la empresa, etc.
Este tipo de viajes deben ser muy cuidados e incluir actividades que en los otros no se realizarían para ser una experiencia perdurable. Así se conseguirá motivar a la plantilla para la consecución de los objetivos empresariales y se cohesionarán departamentos creando un ambiente de trabajo distendido y solidario. Si los empleados están contentos van a hablar mejor de la empresa y trabajarán con más eficacia, ayudando a fidelizar a los clientes, además que estos pueden estar incluidos en los viajes. A la vez, todos ellos pueden hablarlo en sus redes sociales, creando una gran repercusión.
Viaje por motivos internos
En este apartado podemos encontrar las reuniones internas, ya sea de todo el equipo, de un departamento o a nivel individual, que en ocasiones también pueden provocar desp
lazamientos. Incluso, a veces, pueden ser mpotivo de desplazamientos internos las inauguraciones de nuevas instalaciones, cenas de empresa, etc. Los desplazamientos de los directivos para revisar el buen funcionamiento de las distintas sedes también lo podemos ubicar en esta categoría.
Viajes de formación
No se debe confundir con los viajes por motivos técnicos. En este caso, quien recibe la formación es el trabajador en movilidad. A veces, como hemos indicado anteriormente, puede mezclarse con el viaje por un congreso, feria o jornada cuando la asistencia a un evento tiene el objetivo de aumentar o mejorar la formación del empleado o empleados que asisten.
Como es lógico, ocurre a menudo que un mismo viaje de empresa pueda tener componentes de varios de estos tipos. Algunos ejemplos pueden ser aprovechar el desplazamiento de una reunión interna para hacer una visita comercial, que durante un viaje de incentivos se realice algún acto de formación, la inauguración de una nueva instalación para incentivar a los empleados o realizar formación, o un congreso o, como hemos dicho antes, que en un congreso se incluya formación para los empleados.
