El IVA incluido en los tiques que se reciben a diario por empresarios y profesionales no es directamente recuperable por carecer de todos datos necesarios para que sea posible deducir el IVA que en ellos se aplica. En este artículo te explicamos cómo recuperarlo de forma ágil.
La conversión o canje de los tiques por facturas que contengan los datos necesarios para poder deducir el IVA es una labor que puede suponer una importante inversión de tiempo por parte de las empresas y profesionales.
Para agilizar esta tarea, existe la figura de la factura recapitulativa de tiques, herramienta expresamente prevista en la normativa española que permite agrupar todos los tiques emitidos por un proveedor a un cliente durante un mes natural, siempre que el importe no supere los 3.000 euros (IVA incluido).
Este tipo de factura está especialmente prevista para el comercio minorista, la comercialización de productos a domicilio, los servicios de transporte y lavandería, además de la hostelería, la restauración, los servicios de estacionamiento, el ocio, servicios de belleza o peluquería, la telefonía, la fotografía y los peajes.
El plazo establecido para la emisión de la factura recapitulativa a un empresario termina el día 16 del mes siguiente al mes que se está recapitulando en la factura. En cualquier caso, para que sea válido el canje de los tiques por la factura recapitulativa, ha de ser solicitado por el destinatario de la operación.
La emisión de una factura recapitulativa debe acompañarse de los tiques que se agrupan en dicha factura, siendo necesaria una labor previa de separación de los tiques relevantes de cada proveedor y periodo.
Este proceso será más o menos complicado en función del volumen de tiques y organización de la empresa, siendo en cualquier caso una tarea laboriosa. Por esta razón, la automatización de la gestión de los tiques proporciona una solución de agilidad en la gestión de la recuperación del IVA en comparación con el proceso manual de selección. Comparamos los dos procesos a continuación:
Proceso manual
El procedimiento manual de gestión de las facturas recapitulativas empieza con un proceso de identificación de los tiques agrupables. Debido al elevado esfuerzo que supone, normalmente, no se suele solicitar la factura sustitutiva de todos los tiques. Por eso, en una primera fase, se criban aquellos tiques son más interesantes de agrupar, por suponer un mayor beneficio para la empresa.
Estos tiques se pueden identificar si la contabilidad de la empresa los refleja con claridad pero será necesario disponer de los tiques en cuestión, lo cual será más costoso o menos, según el estado del archivo de los documentos contables.
Una vez disponga la empresa de cada uno de los tiques a agrupar, se deberá pedir al establecimiento en cuestión la factura sustitutiva. Para eso, será necesario escanear o fotocopiar los tiques para hacerlos llegar por correo o email al establecimiento, o bien desplazarse allí para entregarlos.
Finalmente, conseguimos nuestra factura recapitulativa, que podremos utilizar para la autoliquidación del IVA.
Proceso automático
Con el procedimiento automático de gestión de las facturas recapitulativas, la identificación de los tiques agrupables se hace de forma mucho más ágil y rápida, ya que los tiques ya están disponibles en formato digital para enviarlos al establecimiento en cuestión y podremos seleccionar todos aquellos tiques de ese proveedor sin invertir tiempo en ello.
Es un proceso mucho más eficiente, que no sólo identifica y archiva los tiques para su contabilización sino que además nos permite disponer de la información y documentación necesaria para gestionar la obtención de la factura recapitulativa transformando la gestión de estos tiques en IVA a recuperar para la empresa.
