Para establecer una gestión basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. A partir de aquí, se elabora el mapa de procesos que ayudará a identificar las interrelaciones de cada uno de ellos. ¿Quieres saber más? Te lo explicamos con un ejemplo práctico.
Hacer un mapa de procesos de la empresa es una tarea compleja que puede ser clave en la elaboración de un plan estratégico corporativo, pero ¿qué es exactamente un mapa de procesos? ¿Qué aporta a la empresa?
El mapa de procesos es la representación gráfica, o sea el diagrama, de la interrelación existente entre todos los procesos y subprocesos de la empresa. Dicho así, puede parecer fácil de realizar, pero la verdad es que suele ser una tarea ardua que implica a los diferentes departamentos de la empresa.
El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamientos de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada. Lo suele realizar un equipo con responsables de todos los departamentos, que se ocupan de identificar los procesos, tanto los principales como los secundarios.
De hecho, se suele diferenciar tres grandes grupos de procesos de la organización: estratégicos, operativos y de soporte.
Para establecer una gestión basada en procesos en tu organización, primero debemos identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres bloques principales: estratégico, operativo y de soporte. A partir de aquí, se crea un mapa de procesos que ayude a identificar las interrelaciones de cada bloque.
Veamos más de cerca el mapa de procesos.
Beneficios de los mapas de procesos
Un mapa de procesos es mucho más que un simple diagrama. Cuando está bien hecho, sin errores, aporta mucha información vital para el desarrollo de la actividad de la empresa. Así, esta herramienta se puede utilizar para:
- Detectar ventajas competitivas.
- Identificar posibles mejoras o correcciones, así como nuevas oportunidades para el negocio.
- Administrar los recursos y actividades de la empresa.
- Identificar los roles claves de la compañía.
- Identificar los roles claves de la compañía.
- Definir las responsabilidades y funciones de cada empleado.
- Identificar la necesidades actuales y futuras de los clientes.
- Mejorar el flujo de información entre los diferentes procesos y/o departamentos.
Empezar el mapa de procesos en una empresa genera muchas dudas sobre cómo implementarlo pero también sobre los beneficios que conlleva. Así pues, es importante determinar cuáles son las ventajas:
- En primer lugar, realizar este mapa por procesos implica que se definan roles y responsabilidades en el seno de la organización.
- En segundo lugar, se mejora el flujo de información entre las diferentes funciones.
- En tercer lugar, el hecho de tener unos objetivos definidos a todos los niveles propicia que los distintos niveles dentro de la empresa estén alineados en la visión global de la organización.
- Además, también es importante destacar que con funciones y procesos orientados en una cadena de valor los objetivos definidos en todos los niveles están alineados a la visión organizacional.
- Por último, debemos entender que con los mapas de procesos se consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes. En definitiva, con un mapa de procesos se consigue tener más orden y alinear visiones de la empresa: puntos clave conseguir una empresa más competitiva.
Crear un mapa de procesos
Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más “pequeños” que formarían cada gran grupo. La mejor forma para entenderlo es mediante un ejemplo:
"Una empresa distribuidora de bebidas refrescantes decide gestionar su empresa mediante procesos. Para ello tiene que identificar todos los procesos en los cuales se dividirá la compañía para una gestión eficiente. A continuación, algunos ejemplos de los procesos que se encontrarían dentro de cada gran bloque":
Una vez todos los procesos de la compañía son conocidos, el siguiente paso es elaborar el mapa de procesos. Éste podría considerarse como una “gran telaraña” de procesos unidos entre sí representados gráficamente.
Se trata de un diagrama que presenta la visión global de la estructura de la empresa, donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones. Para elaborarlo se deben conocer todas las conexiones además de las entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso, teniendo en cuenta que la entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y la salida de éste tiene que satisfacer las necesidades del cliente en relación a los objetivos marcados.
Un mapa de procesos no es igual en todos los casos, sino que cada empresa lo adapta a su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que refleja para cumplir con su finalidad. Todos los procesos deben constar en el mapa y deben de estar unidos a los procesos con los que se interrelacionan, si los hay. No es necesario que se expliquen en detalle todos los procesos pero sí que consten los grupos de actividades que engloban.
Como ves, una gestión empresarial que se basa en un mapa de procesos se sustenta en una base sólida, con una orientación a objetivos y resultados, con una perspectiva global y transversal de toda la empresa. este tipo de gestión conlleva una estructura de procesos coherente con el funcionamiento y la estructura organizativa de la empresa, un sistema de indicadores que permiten evaluar la eficiencia de todos los procesos así como una designación de responsables de procesos, que supervisan y mejoran el cumplimiento de los requisitos y objetivos asignados.
Cómo mejorar los procesos de gestión de gastos con el mapa de procesos
El mapa de procesos es una herramienta poderosa para mejorar la gestión de gastos. Empieza por definir el alcance de tu proceso de gestión de gastos. Luego, recopila datos relevantes para fundamentar tu mapa de procesos. Estos datos pueden provenir de documentos, informes, sistemas y métricas relacionadas con la gestión de gastos, como informes de gastos, recibos, facturas, aprobaciones, reembolsos y presupuestos. Al recopilar esta información, obtendrás una comprensión integral de tu proceso actual de gestión de gastos y de los desafíos y expectativas de tus partes interesadas.
Uno de los beneficios más importantes de la automatización de gastos es una mayor visibilidad de las operaciones financieras. Los directores financieros pueden obtener información en tiempo real sobre los patrones de gasto, lo que permite la planificación estratégica. Además, el 55 % de los profesionales financieros que encuestamos afirmaron que utilizan análisis para mejorar su función de gestión de gastos e informar sobre otros procesos financieros, como se indica en un informe reciente de Emburse.
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Para el presente artículo hemos contado con la ayuda de: Paco Corma, Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
