La digitalización de los departamentos que se dedican a gestionar personas ha provocado el uso de software como herramientas para realizar todo tipo de tareas administrativas como, por ejemplo, la gestión eficiente de las vacaciones y de las ausencias, el control de la presencia, la correcta gestión de la política de gastos de la empresa y la posibilidad de generar informes y estadísticas sobre la gestión de los recursos humanos.
De esta forma, se simplifican los procesos habituales de trabajo, se generan datos que agilizan la toma de decisiones, se impulsan acciones y se transforma la organización. La forma de adaptarse a esta digitalización será la que determine la distancia a la eficiencia empresarial.
El departamento de recursos humanos suele ser el espejo de la organización, si se percibe como obsoleto, existe el riesgo de que se instaure esta dinámica de trabajo en la organización. Los empleados están familiarizados con la tecnología y sus diversos usos, ahora es el momento de digitalizarse si todavía no lo has hecho.
En algunas compañías la transformación digital la lidera el departamento de recursos humanos, puesto que necesitan tener la capacidad de anticiparse a medio plazo a las necesidades y tendencias del mercado, prever cambios, nuevas oportunidades y gestionar la rotación de empleados. Es necesario identificar puestos clave y el talento necesario para desarrollar proyectos con éxito.
Tener una estrategia de la fuerza del trabajo evita tomar decisiones a ciegas y esta estrategia puede diseñarse gracias a la digitalización de los datos, ya que las empresas tienen acceso a más información y se mejora la eficiencia del talento. Con herramientas proactivas este departamento puede dejar a un lado cargas de trabajo repetitivas que no aportan valor alguno y desempeñar un papel clave para lograr los objetivos marcados.
La mayoría de profesionales de recursos humanos priorizan tres requisitos a la hora de escoger un software para la gestión de personas:
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Solución rápida a los problemas cotidianos: se trata de poder gestionar las vacaciones y los permisos de los empleados de una manera más ágil sin complicarse la vida con tablas de excel. Se trata de poder ver rápidamente quién está fuera, y al mismo tiempo, contactar rápidamente con el equipo o resolver al instante cualquier conflicto de fechas.
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De fácil uso: la empresa ha decidido implantar un nuevo software de gestión pero antes de usarlo el equipo tiene que asistir a varias sesiones semanales para aprender su funcionamiento.Puede que también tengan que leerse el manual un par de veces y que tengan “pesadillas” con él porque no entienden absolutamente nada. Error. Un software tiene que ser fácil de usar y debe hacer las gestiones del equipo mucho más llevaderas.
Si cada vez que alguien tiene que hacer una gestión necesita consultar un manual, lo más probable es que la implantación del software sea inviable. Nacerán las reticencias de los empleados, perderán tiempo y la productividad caerá en picado.
- Software “cloud” de total accesibilidad: un software no será completo si no es accesible desde cualquier dispositivo. Hace un par de años que el móvil ya superó al ordenador para acceder a internet, tanto en lo personal como en el profesional.
Por esta razón, es imprescindible que el software de gestión sea multidispositivo y pueda funcionar a través de distintos soportes. Se trata de que los empleados puedan realizar gestiones fuera de su espacio laboral o dentro del mismo a cualquier hora.
Tienen que poder gestionar sus vacaciones, realizar informes o completar distintas tareas a distancia, sin necesidad de duplicar esfuerzos.
De este modo, todos quedarán seducidos pero sobre todo, la generación millennial - la de los hiperconectados - estará satisfecha con las soluciones prestada desde su incorporación.
Tarde o temprano, la digitalización en la gestión de personas se impondrá por completo. Esperar a que otros tomen la iniciativa hará que existan brechas entre unas organizaciones y otras y entre unos departamentos y otros.
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