Como herramienta clave de la estrategia de marketing de la empresa, los viajes de incentivos deben comunicarse adecuadamente a toda la cadena de valor involucrada (empleados, proveedores, clientes reales y potenciales, socios, etc.). Pero además, hay que tener en cuenta que se produce también un efecto en la dirección contraria, es decir, la forma cómo se organice y se implemente un viaje también comunica, ofreciendo una determinada imagen de la empresa.
El proceso de comunicación de un viaje de incentivos
Aunque no todas las empresas lo hacen así, el proceso de planificación, organización y, sobre todo, de comunicación de un viaje de incentivo debería tener las siguientes fases:
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Organizar un briefing intenso entre la agencia y el responsable de viajes de la empresa donde se determinen y analicen exhaustivamente los objetivos, target de los invitados y el histórico de la empresa en este tipo de acciones, entre otros aspectos
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En función de las conclusiones y resultados extraídas en la fase anterior, desarrollar un manual de procesos en el que quede reflejado la visión y misión del conjunto de profesionales que participan en la organización de viaje. El objetivo es que todos conozcan con claridad sus funciones y sepan perfectamente cómo desarrollarlas.
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Elaborar, conjuntamente con el departamento de marketing y otras áreas clave de la empresa, como finanzas y recursos humanos, un plan de negocio global del viaje, donde se tengan en cuenta aspectos económicos, logísticos y, por supuesto, también de marketing.
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Desarrollar con detalle los procesos de comunicación integrados en el plan de negocio. Dichas acciones deben estar perfectamente alineadas con los objetivos, incluyendo acciones como el envío de invitaciones y pequeños detalles y regalos complementarios a los invitados, elaboración de notas de prensa, contactar con medios de comunicación u organizar actividades complementarias.
No se debe pasar por alto o subestimar una cuestión muy importante y con notables consecuencias: el viaje tienen un gran impacto en la imagen proyectada por la empresa a empleados y proveedores. Es decir, no solo hay que realizar acciones enfocadas a publicitar el viaje, sino también procurar que la comunicación emitida por el propio viaje sea la correcta se encuentren en líneas con los objetivos.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Marketing & Travel Advisor
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