El control entorno los gastos de viaje es una de las máximas preocupaciones en la empresa. De hecho, es comprensible teniendo en cuenta que el fraude interno en relación a los gastos de viaje tiene un coste muy elevado. No te pierdas el siguiente artículo.
Las consecuencias negativas del fraude interno son muchas. La más notable y la más evidente es sin duda el coste económico directo que esto supone para la empresa. Concretamente, según el informe de Emburse Captio sobre "El impacto del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas españolas" el fraude detectado en las 893 empresas analizadas asciende a un total de 83.473.020,63 euros. A continuación, te explicamos algunos de los principales tipos de fraude detectados en la empresa. De hecho, hay mucha diversidad aunque es cierto que los más frecuentes se pueden enmarcar en tres grupos:
- Gastos antiguos (22 %): gastos que según las políticas de la empresa han prescrito, y que no corresponden con el periodo indicado en el informe de gastos
- Gastos duplicados (20 %): gastos que se han reportado más de una vez, con el mismo justificante.
- Editar la información del justificante (30 %): El tique se ha manipulado de alguna manera.
Por otro lado, hay otros tipos de irregularidades de menor relevancia como:
- Superar el importe máximo autorizado
- Falta el justificante del gasto
- Faltan datos sobre el gasto
- Editar la información del justificante
Una vez expuestos los tipos de fraudes, la siguiente pregunta es: ¿cómo puede evitar la empresa este tipo de irregularidades en los gastos de viaje?
Una de las soluciones tan evidentes como difíciles es conseguir un mayor control de los gastos de viaje en todo su proceso. En todo el proceso, tanto en el reporte, la supervisión, como en la validación de dichos gastos. Para conseguir tal objetivo una apuesta firme por la transformación digital es una buena opción. Un proceso digitalizado y automatizado de la gestión de gastos puede conseguir aumentar el control y seguridad en cada uno de los pasos del flujo de reporte de gastos.
Además, la posibilidad de contar con una integración de los gastos con el ERP, que el departamento de Finanzas utilice en la empresa, permite facilitar las tareas de contabilidad y, en consecuencia, de control.
Si quieres saber más sobre el qué y el cómo de una gestión de gastos de viaje eficiente no te pierdas el siguiente ebook.
