La deducción del IVA es una práctica muy saludable para las empresas: reduce costes, mejora la tesorería, aumenta el control de gastos… Pero es un proceso que puede ser laborioso, y con el que resulta fácil cometer un error. Así que para evitarlo, te presentamos los 4 errores comunes que tienes que evitar para deducir correctamente el IVA en tu empresa.
Error #1: Utilizar facturas simplificadas
Las facturas simplificadas, popularmente conocidas como tiques, no son unos justificantes válidos para deducir gastos. Es necesario pedir al establecimiento emisor de dicha factura que nos la sustituya por una factura completa, o al menos que contenga el nombre y los datos del cliente, así como el desglose del IVA.
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Error #2: No utilizar facturas
Parece de cajón, pero a menudo hay ciertas confusiones respecto a esto. No se puede deducir el IVA de un gasto si no se dispone de factura, tal como explicamos en el punto anterior. Esto significa que no sirven ni albaranes, ni recibos bancarios, ni hojas de pedido, ni cualquier otro tipo de documento.
Error #3: No comprobar qué gastos son deducibles
No es oro todo lo que reluce, ni es deducible todo lo facturado. En algunos casos, sobre todo en pequeñas o incluso en medianas empresas, existe cierta tendencia a añadir a las declaraciones de IVA gastos que realmente no son deducibles. Por desconocimiento, por descuido o por eso de “si cuela, cuela”. Pero raramente pasa, y puede llegar el caso de recibir multas de Hacienda. Y si se pasa por el filtro de un asesor o consultor que se ocupa de este tipo de gestiones administrativas, hay que tener en cuenta el coste que eso supone para la empresa: la persona que lo gestiona tendrá que revisar más facturas, que después no servirán, por lo que perderá más tiempo. Y también se habrá perdido mucho tiempo en pedir facturas, más los gastos inherentes a la gestión en papel. A menuda, todo eso suma una cantidad muy considerable.
Error #4: No guardar los justificantes
La gestión del papeleo y del archivo es farragoso, pesado y no aporta valor a la empresa, en eso estamos de acuerdo. Pero es un mal necesario. En caso de inspección de Hacienda, pueden solicitar a la empresa presentar las facturas que justifiquen los gastos de los que se ha deducido el IVA de los últimos 5 años. Esto significa que es obligatorio para la empresa guardar correctamente toda la documentación necesaria, aunque esto signifique tener armarios llenos de papeles. Otra opción, que soluciona completamente el problema, es utilizar una herramienta de gestión de gastos homologada por la AEAT que permita digitalizar los documentos y guardarlos en la nube. Así, la copia digital sustituye a todos los efectos el original, siendo válida frente a Hacienda.
