La conciliación bancaria es un proceso que confronta y concilia los valores registrados por una empresa en sus cuentas bancarias con los apuntes contables. Esta mecánica permite identificar diferencias para poder realizar los ajustes correspondientes, y así llevar un control real y exhaustivo del estado de cuenta de dicha empresa. Como cualquier otro proceso interno de una compañía, las conciliaciones deben ser auditadas al menos una vez al año y así verificar su precisión.
Las auditorías internas son importantes en cualquier empresa, para revisar que un determinado procedimiento, sistema, proyecto o producto es correcto. Esto es también aplicable a las conciliaciones bancarias. ¿Pero cómo auditar la conciliación bancaria de una empresa?
Para empezar, necesitamos una copia de la conciliación bancaria del mes que queremos auditar, otra copia de la actividad contable correspondiente y una copia del extracto bancario del mes en cuestión.
Es básico empezar la auditoría con una triple verificación, comparando el saldo de los tres documentos y asegurarse de que es correcto. Si ha sido necesario un proceso de conciliación, podemos suponer que nos encontraremos con alguna diferencia entre los saldos, por lo que a continuación tendremos que verificar que esta diferencia esté justificada y controlada.
El siguiente paso es revisar cada transacción en la cuenta del banco y verificarlas en la contabilidad general. Para facilitar esta tarea, se puede colocar una marca de verificación en la copia impresa de ambos documentos al lado de cada elemento comprobado. Cabe destacar que existen herramientas que automatizan este proceso o al menos parte de él.
Al acabar este proceso, tenemos que prestar atención a los elementos que no se reflejan en uno de los dos documentos, para comprobar que estén correctamente reflejados en el documento de conciliación, junto con una descripción de su razón. Nos podemos encontrar, por ejemplo, depósitos que se han contabilizado tarde en la cuenta, o cheques emitidos que no han sido liquidados por el banco.
Por último, verificaremos que la suma de las partidas de la conciliación sea igual a la diferencia entre el saldo final de la cuenta bancaria y el saldo final de la contabilidad general.
Existen herramientas como Captio, que automatizan el proceso: concilia automáticamente los gastos de viajes de empresa pagados con tarjeta con las cuentas bancarias, y dicha información puede integrarse directamente en el sistema de contabilidad de la empresa.
Al igual que cualquier otra auditoría, para que ésta sea válida, tiene que ser realizada por una persona diferente e independiente de la responsable de hacer la conciliación bancaria.
