Un desafío al que se enfrentan muchas organizaciones cuando implementan software es cómo accederán a él los empleados en un dispositivo móvil para brindar la mejor experiencia a sus usuarios. Hay dos enfoques al respecto: el primero es una aplicación nativa, descargada de la Google Play Store o Apple App Store (y, de manera cada vez más residual, de BlackBerry World y la tienda de aplicaciones de Microsoft). La segunda es una aplicación web, a la que simplemente se puede acceder a través del navegador del usuario del móvil o tableta. A primera vista, los dos pueden parecer iguales: se puede acceder a ambos haciendo clic en un icono en la pantalla de inicio del dispositivo y ambos permiten a los usuarios realizar una serie de tareas en su dispositivo. Sin embargo, existen varias diferencias clave entre los dos enfoques que pueden afectar a la utilidad de estas soluciones en toda la empresa y, en particular, a cómo alteran la capacidad de una organización para procesar las facturas en los plazos debidos. A continuación te explicamos 5 razones por las que las web apps son más óptimas para la gestión de facturas de proveedores.
1. No hay diferencia en la aparencia
Mientras que algunos usuarios tendrán el último iPhone o Samsung Galaxy, otros usuarios tendrán teléfonos móviles más pequeños y antiguos, posiblemente con sistemas operativos menos actualizados. Otros pueden preferir procesar sus facturas fuera de la oficina en una tableta. Algunos simplemente preferirán seguir utilizando su ordenador portátil. Accedan de la forma que accedan a la solución, una aplicación web les dará la misma apariencia. Al crear una aplicación web con HTML5 e incorporar un diseño web receptivo, se adaptará perfectamente al tamaño, la orientación y el sistema operativo o navegador que se utilice, y brindará una experiencia de usuario idéntica para todos.
Compara esto con las aplicaciones nativas, que podrían ofrecer una experiencia claramente diferente en distintos dispositivos. ¿Por qué es importante esto? Desde la perspectiva del usuario final, es difícil tener que aprender a usar el sistema cuando tiene dos interfaces, a veces bastante diferentes. Desde el punto de vista administrativo, hace que la implementación y el soporte sean más complicados, ya que varias versiones de una aplicación pueden tener diferentes errores y problemas de soporte.
2. Mayor rango de funcionalidad
Mientras que las aplicaciones web hacen el procesamiento en la nube, el procesamiento de las aplicaciones nativas se realiza en el propio dispositivo. Para que las aplicaciones nativas sean de un tamaño manejable, necesitan eliminar cantidades significativas de funcionalidad. Este no es el caso de las aplicaciones web. Cada vez que los usuarios accedan a la versión completa, disfrutarán de toda su funcionalidad, independientemente del dispositivo que usen. No más "tendré que volver a la oficina para hacer eso".
3. Mayor seguridad
Las facturas corporativas pueden contener una amplia gama de información corporativa confidencial que podría causar un considerable daño comercial o reputacional si llega a las manos equivocadas. Como resultado, almacenar estos documentos dentro de una aplicación nativa en un dispositivo móvil podría generar importantes agujeros de seguridad. Sin embargo, acceder a una factura en un dispositivo móvil a través de una aplicación web elimina esta preocupación, ya que los usuarios simplemente ven una imagen en la ventana del navegador. Tan pronto como cierran la ventana desaparecen la imagen y la factura. Entonces, si el dispositivo móvil de un usuario se pierde o sustrae, no hay posibilidad de que sus datos confidenciales caigan en las manos equivocadas.
4. La innovación como punto principal
Las mejores aplicaciones y las más ágiles tienen actualizaciones y lanzamientos frecuentes para mejorar continuamente la experiencia del usuario final. Tanto si es para añadir nuevos idiomas al sistema, mejorar o lanzar una funcionalidad determinada o simplemente para corregir un error, los principales proveedores de software en la nube pueden lanzar nuevas versiones una o dos veces al mes. Los usuarios que acceden a estas soluciones en la nube con una aplicación web pueden estar seguros de que tendrán acceso a la nueva innovación tan pronto como salga. Sin embargo, aquellos que usan una aplicación nativa deberán esperar a que la funcionalidad se codifique en la aplicación (si es que eso llega a suceder, ya que no todas las nuevas funciones se incluyen en una aplicación nativa), y luego debe ser aprobada por Apple/Google antes de ponerse a disposición de los usuarios. Esto podría llevar varias semanas para cada nueva versión, lo que significa que los usuarios móviles siempre estarían por detrás de innovación.
5. ¿Y qué hay de las aprobaciones sin conexión?
Si bien la prevalencia de las redes celulares de alta velocidad y los puntos de acceso público de wifi significa que los usuarios móviles están casi siempre en línea, todavía hay algunas ocasiones en las que un individuo está desconectado. La solución de automatización de facturas de Chrome River Invoice permite que las facturas se aprueben incluso cuando el usuario está desconectado, al permitir que las facturas simplemente se revisen y aprueben desde un correo electrónico que se envía automáticamente. Tan pronto como el dispositivo vuelve a estar dentro del alcance, el correo electrónico se envía automáticamente y continúa el proceso de aprobación y pago.
Por lo tanto, independientemente de si los aprobadores de facturas y el equipo de cuentas por pagar están frecuentemente fuera de la oficina o si simplemente necesitan acceder a la solución desde un dispositivo móvil un par de veces al año, puedes estar seguro de que, accedan como accedan al sistema, una aplicación web para facturas les hará la vida más fácil y hará que el proceso de pago de facturas fluya sin problemas.
