En este post encontrarás porqué está obsoleto el proceso tradicional de aprobación de facturas y las ventajas que puede aportar a la empresa una gestion de facturas de proveedores eficiente gracias a la digitalización.
Muchas empresas hablan de transformación digital como un objetivo irrenunciable este 2021. En este post queremos hablarte de las ventajas que supone para la empresa la digitalización en el proceso de gestión de las facturas, y, en concreto, en la gestion de facturas de proveedores. La digitalización ha transformado la contabilidad y hoy queremos contarte un secreto: las 7 ventajas de una gestión de facturas de proveedores eficiente. ¿Te lo vas a perder?
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Optimizar el proceso de gestión y aprobación de facturas de proveedores refuerza la economía de cualquier organización, ya que suma eficiencia a todo el proceso de contabilidad. Y es que algunas de las principales ventajas de una gestión de facturas de proveedores eficiente son:
1. Aprobación más rápida de los pagos
La ventaja más evidente de las soluciones de automatización de facturas es la posibilidad de acelerar las aprobaciones de pago. De esta forma, los proveedores quedarán más satisfechos y se liberará de carga de trabajo a los equipos de contabilidad de deudores.
2. Eliminación de los pagos duplicados de facturas
Una solución de gestion de facturas de proveedores digital evita que se introduzcan las facturas varias veces, ya que reconocen las duplicadas y se reduce la posibilidad de que las facturas se abonen varias veces. Gracias a ello, las organizaciones pueden reducir los gastos relacionados con la introducción inadecuada de facturas en el sistema.
3. Garantía de cumplimiento
Las reglas basadas en departamentos, códigos de contabilidad e importes límite se configuran en el sistema de automatización al principio. Al eliminar la posibilidad de que se aprueben facturas que no sean conformes (por ejemplo, cuyo importe esté por encima del límite del responsable de aprobación) o de que no pase por las personas cuya aprobación es necesaria, las soluciones de automatización de gestión de facturas de proveedores garantizan que las aprobaciones de facturas cumplen con todas las políticas empresariales.
4. Menores costes de gestión
Acelerar el proceso de gestión de contabilidad de deudores ofrece una amplia serie de ventajas, tanto con respecto a los costes directos como indirectos. El principal motivo es la reducción de la mano de obra necesaria, con la eliminación del factor manual de gestión, traslado y aprobación de facturas. Otro efecto de esta mejora de productividad es que los equipos financieros se pueden centrar en actividades de mayor valor.
5. Eliminación de las sanciones por pago fuera de plazo
Una gestión de facturas de proveedores eficiente conlleva, de manera implícita, la reducción de sanciones e intereses que pueden conllevar los pagos realizados con posterioridad a la fecha de vencimiento. Así pues, se plantea, al otro lado de la balanza, una mayor posibilidad de que las organizaciones aprovechen los descuentos por pronto pago. Las empresas capaces de pagar en los primeros diez días una factura que vence en un plazo de 30 días a partir de su emisión pueden aprovecharse de descuentos del 2 % en dicha factura si el proveedor en cuestión así lo determina.
6. Mayor visibilidad
Con la digitalización del proceso de gestion de facturas de proveedores, todas las partes implicadas en la contabilidad, tienen un seguimiento del estado de la factura durante el proceso de aprobación. Todos los miembros del equipo pueden ver al instante el estado de la factura, el tiempo que lleva asignada a un usuario y quién es el siguiente en la cadena de aprobación.
Las soluciones de automatización en la gestión de facturas de proveedores también se integran a la perfección con el paquete financiero de la organización, considerado como el sistema de anotación de la información financiera de una empresa. De esta forma, se garantiza una visibilidad completa de todos los pagos de los proveedores realizados en el departamento financiero.
7. Información más productiva
Además de una visibilidad continua de los procesos de aprobación, las la gestión de facturas digital y eficiente de las facturas de proveedores también ofrece a las organizaciones información de gran valor. Basta con que los directores financieros accedan al sistema y visualicen los paneles donde figura el importe gastado por proveedor, el código de presupuesto y el departamento. Este nivel de detalle permite a las organizaciones conocer en mayor profundidad el gasto con respecto al presupuesto y también ayuda en las negociaciones con los proveedores para garantizar descuentos.
Por tanto, el salto a la digitalización del proceso de gestión de facturas de proveedores puede conllevar una mejora en la eficiencia de la contabilidad de la empresa que, en definitiva, se traduce en un mayor control de los gastos y más información para tomar decisiones estratégicas a tiempo.
