La tendencia a utilizar plataformas que han quedado obsoletas suele generar un sobreexceso de trabajo a los empleados y directivos. Te mostramos  todos los beneficios de utilizar un software de informe de gastos.

La gestión de los procesos de viajes y gastos puede resultar compleja y llevar mucho tiempo a las empresas. Normalmente, este proyecto suele estar asignado a los departamentos de finanzas y contabilidad, y requiere elaborar una política de gestión de gastos, que se comunique a la organización, y garantizar su cumplimiento.

Es esa última pieza, el cumplimiento, la que puede ser un desafío. Tradicionalmente, las organizaciones se han apoyado en procesos manuales y sistemas heredados para garantizar que todos los viajes y gastos de los empleados cumplan con la política de la empresa. Esta tendencia que existe por utilizar plataformas que han quedado obsoletas suele generar un exceso de trabajo a los empleados y gerentes, lo que dificulta el seguimiento y la eliminación del gasto no conformado.

Las organizaciones pueden aumentar significativamente el cumplimiento de los viajes y gastos y optimizar la gestión de gastos aprovechando un software moderno de gestión de gastos y viajes.

Exploremos los beneficios de utilizar un software de informes de gastos para mejorar el cumplimiento de gastos de viajes, optimizar los procesos y garantizar la precisión financiera.

1. Optimiza las presentaciones de gastos con software

El software de informes de gastos y viajes simplifica el proceso de seguimiento, envío y aprobación de gastos, tanto para empleados como para los directivos. El software guía a los usuarios para adjuntar recibos y asignar, categorizar y dividir gastos, según sea necesario, al proporcionar una interfaz fácil de usar que permite a los empleados ingresar fácilmente sus gastos. Con rastreadores de kilometraje e integraciones de mapas GPS (es decir, Google Maps), pueden incluir fácilmente datos sobre las distancias recorridas y los destinos visitados a lo largo del camino en sus solicitudes de reembolso, lo que hace que el reembolso de kilómetros sea un proceso simple.

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2. Automatiza los flujos de trabajo para aplicar y aprobar políticas de viajes y gastos

El software de informes de viajes y gastos permite a las empresas automatizar la aplicación de sus políticas de viajes y gastos. El software puede validar declaraciones de gastos según reglas predefinidas, como límites de gasto, categorías aprobadas y proveedores favoritos. Las indicaciones visuales pueden marcar cualquier discrepancia o infracción de políticas. Esto ayuda a garantizar que los empleados incluyan toda la información necesaria y cumplan con las políticas de gastos de viaje de la empresa.

A través de reglas predefinidas y flujos de trabajo de aprobación, el software de viajes y gastos garantiza que las reclamaciones de los empleados se envíen automáticamente a los aprobadores adecuados, según los criterios predefinidos de una organización. Algunos software pueden incluso enviar partidas específicas dentro de un informe de gastos a los aprobadores pertinentes, lo que les facilita ver qué necesita su atención.

Esta automatización elimina la intervención manual, reduce las posibilidades de errores o retrasos y exige el cumplimiento coherente de las políticas en toda la organización.

3. Mejora la gestión de recibos y tiques

A veces se les llama “escáneres de recibos”; el software de informes de gastos incluye funciones para una recolección y gestión eficiente de recibos. Los empleados pueden capturar recibos fácilmente utilizando sus dispositivos móviles. Las imágenes se cargan automáticamente, se relacionan con los gastos de la tarjeta corporativa y se adjuntan a las declaraciones de gastos. El software aprovechará el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la inteligencia artificial (IA) o la tecnología de aprendizaje automático (ML) para extraer datos relevantes de los recibos, lo que reducirá los esfuerzos de entrada manual de datos. Luego se pueden realizar verificaciones de cumplimiento para garantizar la precisión y señalar cualquier cosa que necesita su atención.

La recopilación y gestión mejorada de recibos reduce las posibilidades de pérdida o extravío de recibos, y simplifica los procesos de conciliación y auditoría. Se acabó perseguir recibos a fin de mes.

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4. Avanza con los informes y análisis

Al mejor software de gestión de gastos ofrece a las organizaciones sólidas la capacidad de generar análisis e informes. Cuando se realiza un seguimiento adecuado del gasto de los empleados, las empresas obtienen acceso a una gran cantidad de datos estratégicos críticos. Las organizaciones pueden utilizar estos datos para generar informes personalizados y obtener información sobre los patrones de gasto en viajes y gastos, identificar tendencias y medir el cumplimiento.

Un enfoque basado en datos permite la toma de decisiones proactiva y la capacidad de optimizar las estrategias de gasto. Los análisis detallados también apoyan la identificación de oportunidades de ahorro de costes, la negociación con proveedores y una mejor previsión de gastos futuros.

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5. Gana visibilidad y control en tiempo real

La visibilidad en tiempo real de los gastos de la empresa es una de las ventajas clave del software de informes de gastos. Las empresas pueden monitorear los gastos presentados, aprobados y reembolsados, con el fin de obtener información inmediata sobre los patrones y tendencias de gastos. Esta visibilidad permite a los equipos de finanzas identificar problemas potenciales, como gastos excesivos o violaciones de políticas, y tomar medidas correctivas con rapidez.

El control en tiempo real de los gastos de viajes de empresa ayuda a las empresas a cumplir sus políticas y tomar decisiones financieras basadas en una información veraz.

6. Integra el software con otros sistemas

Por último, el software de informes de gastos debe integrarse con otros sistemas, como el ERP y el software de contabilidad. Esta integración garantiza que la información capturada en el proceso de gestión de gastos recorra el último tramo y se registre en el sistema de contabilidad de una organización con una intervención manual mínima o casi inexistente.

El software de informes de gastos con sólidas integraciones ayuda a las empresas a garantizar la exactitud de los registros financieros y les proporciona una visión completa de su situación financiera.

El software de informes de gastos juega un papel fundamental en la mejora del cumplimiento de los gastos de viajes para las empresas. Al implementar la tecnología que agiliza y automatiza el proceso de presentación, aprobación y aplicación de políticas de gastos de viajes, las empresas pueden tomar el control de los gastos y las finanzas de su empresa.

7. Consigue control, eficiencia y más tiempo para el trabajo estratégico 

La adopción del software de informes de gastos simplifica la gestión de gastos y permite a los departamentos de contabilidad y finanzas tomar decisiones basadas en datos, identificar oportunidades de ahorro de costes e impulsar la precisión financiera.

Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden optimizar sus esfuerzos de cumplimiento de gastos de viajes, mejorar la eficiencia operativa y mantener el control sobre sus gastos, lo que en última instancia llevará a una mejor gestión financiera y al éxito de tu organización.